Proyectos en Entornos Controlados (más comúnmente conocida como PRINCE2) es la metodología de gestión de proyectos más practicada en todo el mundo, utilizada por equipos en más de 150 países.
Pero, ¿qué es la gestión de proyectos PRINCE2 y por qué es tan popular? Y, lo que es más importante, ¿es el enfoque adecuado para sus proyectos? Estas son preguntas difíciles de responder sin revisar artículos interminables y definiciones vagas, por lo que te hemos ahorrado algunas búsquedas en Google recopilando lo esencial de la gestión de proyectos PRINCE2 en un solo lugar conveniente.
Los fundamentos de PRINCE2
La gestión de proyectos de PRINCE2 es un enfoque basado en procesos que se centra en la organización y el control de todo el proyecto, de principio a fin. Eso significa que los proyectos se planifican a fondo antes del inicio, cada etapa del proceso está claramente estructurada y los cabos sueltos se atan cuidadosamente después de que el proyecto concluye.
Te estarás preguntando: ¿Qué pasa con el 2? La metodología PRINCE se desarrolló inicialmente a finales de la década de 1980 como una forma para que el gobierno del Reino Unido administrara proyectos de TI. En 1996, un equipo de especialistas en gestión de proyectos y un grupo de examen de 150 organizaciones públicas y privadas revisaron y actualizaron el enfoque para hacerlo más aplicable a una variedad de industrias. Así nació el nuevo y mejorado PRINCE2.
Los 7 principios de PRINCE2
El método PRINCE2 se basa en los siguientes 7 principios:
1. Los proyectos deben tener justificación comercial.
Cada proyecto de cliente debe tener una necesidad clara, un cliente definido, beneficios realistas y una evaluación de costos detallada.
2. Los equipos deben aprender de cada etapa.
Las lecciones se buscan y registran en cada paso del proceso PRINCE2 y luego se utilizan para mejorar el trabajo futuro.
3. Las funciones y responsabilidades están claramente definidas.
Todos deben saber exactamente de qué son responsables y de qué son responsables sus compañeros de equipo.
4. El trabajo se planifica por etapas.
Los proyectos PRINCE2 se dividen en fases de trabajo individuales, con exámenes periódicos para registrar la experiencia adquirida y confirmar que el proyecto sigue en vías de cumplir los requisitos.
5. Tableros de proyectos » gestionar por excepción.»
Dado que los miembros de la junta directiva suelen ser ejecutivos sénior que no tienen tiempo para administrar las actividades diarias de un proyecto, establecen requisitos de referencia para cosas como tiempo, costo, riesgo y alcance, y luego delegan la supervisión diaria al gerente del proyecto. El gerente de proyecto tiene la autoridad para volver a encarrilar el proyecto si se está haciendo tarde o se está excediendo el presupuesto. Pero si surgen problemas que afectarán los requisitos establecidos, eso es una «excepción» y la junta del proyecto decide la mejor manera de proceder.
6. Los equipos se centran constantemente en la calidad.
Los entregables se comprueban continuamente en función de los requisitos mediante el uso de un registro de calidad.
7. El enfoque se adapta a cada proyecto.
El método PRINCE2 en sí debe ajustarse para adaptarse a las necesidades de cada proyecto cliente, cambiando la cantidad de supervisión y planificación para adaptarse al tamaño del proyecto, el número de personas involucradas, la delegación de paquetes de trabajo, etc.
Los 7 roles en PRINCE2
Hay 3 roles principales para PRINCE2: el tablero del proyecto, el gerente del proyecto y el equipo del proyecto. Pero hay muchas funciones complementarias que ayudan a garantizar que se cumplan los requisitos y las normas y que el trabajo funcione sin problemas.
- El cliente es la persona que paga por el proyecto que se completará.
- El usuario utilizará los entregables del proyecto o se verá afectado por el resultado del proyecto. (Para algunos proyectos, el cliente y el usuario pueden ser la misma persona.)
- El proveedor es un experto en la materia que proporciona los conocimientos necesarios para completar el proyecto mediante el diseño o la construcción del resultado final.
- El gerente de proyecto es responsable de organizar, planificar y supervisar el trabajo en el proyecto. Seleccionan y administran a las personas que completan las tareas del proyecto, y son responsables de asegurarse de que el trabajo se realice correctamente y a tiempo.
- El equipo de proyecto y el gerente de equipo se arremangan y realizan las tareas del proyecto. Los gerentes de equipo supervisan los aspectos detallados del trabajo diario e informan directamente al gerente de proyecto.
- El administrador organiza reuniones, mantiene a todos actualizados, realiza un seguimiento de la documentación, etc. En proyectos pequeños, los gerentes de proyecto a menudo asumen esta responsabilidad, pero si hay varios proyectos en ejecución a la vez o el proyecto es grande/complejo, generalmente se establece una oficina de apoyo al proyecto para administrar estas tareas.
Una de las 3 funciones principales, la junta de proyectos suele incluir a varias personas: el cliente (normalmente un ejecutivo senior), el usuario final (o un representante) y el proveedor. Comprueba la seguridad del proyecto desde tres perspectivas únicas:
- El cliente se asegura de que el proyecto siga siendo viable financieramente, generalmente a través del análisis de costo-beneficio.
- El usuario garantiza que se cumplan las necesidades del usuario.
- El proveedor comprueba si el proyecto está trabajando hacia una solución realista y práctica.
En algunos proyectos, PRINCE2 assurance es realizado por un equipo imparcial de terceros.
El proceso de 7 fases de PRINCE2
El proceso PRINCE2 se divide en 7 (¡sorpresa!) fases:
1. Inicio de un proyecto
- Alguien envía una solicitud para un nuevo proyecto, llamado mandato del proyecto. El mandato del proyecto es muy breve, y cubre solo por qué el proyecto es necesario y lo que se logrará idealmente.
- Alguien evalúa cada mandato del proyecto para asegurarse de que la empresa es capaz de asumir el proyecto.
- Si se aprueba, la persona que inició el proyecto presenta un resumen más detallado del proyecto, que abarca las acciones, los recursos, la mano de obra, etc. necesario para ejecutar el proyecto.
2. Dirección de un proyecto
- La junta del proyecto revisa y evalúa los informes del proyecto basados en la justificación y viabilidad del negocio para otra ronda de aprobación/desaprobación.
- La junta del proyecto decide lo que necesita hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué/cómo van a delegar al gerente del proyecto.
3. Inicio de un proyecto
- El gerente de proyecto crea la Documentación de Inicio del proyecto, que incluye un plan de proyecto completo y bases de referencia para 6 objetivos de rendimiento: tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficios.
- Los documentos de iniciación se envían a la junta del proyecto para su aprobación. Una vez que la junta confía en el plan del proyecto, da su aprobación una vez más y comienza el trabajo.
4. Control de una etapa
- El gerente de proyecto divide el proyecto en «paquetes de trabajo» más pequeños y los pasa a los gerentes de equipo y a los equipos para que los completen.
- El gerente de proyecto supervisa el progreso de los paquetes de trabajo durante cada etapa y interviene para ayudar a superar los obstáculos o corregir cualquier error, si es necesario.
- Los gerentes de equipo coordinan el trabajo diario detallado y actúan como enlace entre el gerente de proyecto y los miembros individuales del equipo, lo que ayuda a asegurarse de que todo vaya de acuerdo con el plan.
5. Administrar la entrega de productos
- El gerente de proyecto verifica el progreso con el resumen del proyecto y se asegura de que los entregables cumplan con las expectativas de calidad de PRINCE2.
- La junta del proyecto evalúa los paquetes de trabajo completados y los aprueba o solicita revisiones/cambios.
6. Gestión de límites de etapas
- El gerente de proyecto y la junta de proyecto revisan cada etapa para asegurarse de que el proyecto progresa de acuerdo con el plan y cumple con los requisitos de garantía del proyecto.
- En cada revisión, la junta del proyecto decide si continuar con la siguiente etapa o abandonar el proyecto por completo.
- Los gerentes de proyecto realizan una retrospectiva con el equipo del proyecto para registrar las lecciones aprendidas y mejorar la siguiente etapa.
7. Cierre del proyecto
- Cuando el proyecto se ha completado, el gerente de proyecto cierra todos los hilos sueltos, incluida la documentación, los resultados y los informes de PRINCE2.
Tipos de documentación de PRINCE2
A lo largo de las 7 etapas de PRINCE2, se mantienen registros para que el proyecto se mantenga organizado y en buen camino. Estos registros también se utilizan para informar a la junta del proyecto, verificar los entregables con respecto a los requisitos de calidad y mejorar los procesos de trabajo futuros.
- Caso de negocio: Descripción detallada de por qué se necesita el proyecto y sus beneficios esperados para los usuarios y la empresa.
- Registro de riesgos: enumera la probabilidad y los impactos potenciales de los riesgos y oportunidades.
- Registro de calidad: Un registro en ejecución de controles de calidad que garantiza que los productos cumplan con las expectativas.
- Registro de problemas: Una lista de problemas e inquietudes de los miembros del equipo del proyecto.
- Registro de lecciones: Notas sobre lecciones aprendidas para aplicar a la siguiente etapa de trabajo y/o proyectos futuros.
- registro Diario: Un diario escrito por el director del proyecto que informa de la actividad y el progreso.
PRINCE2 en gestión de proyectos
¡Ahora conoce lo esencial de PRINCE2! Entonces, ¿cómo se compara con otras metodologías populares de gestión de proyectos? ¿Cuáles son los beneficios de este enfoque y los posibles escollos? Consulte nuestras preguntas frecuentes de PRINCE2 para obtener más información.
¿Está interesado en obtener más información sobre la gestión de proyectos? Consulte nuestra Guía de Gestión de proyectos, su introducción definitiva a los fundamentos de la gestión de proyectos, las mejores prácticas seleccionadas, un resumen detallado del marco de gestión de proyectos y recursos para principiantes, todo en un solo lugar.
