¿Alguna vez siente que nunca hay suficiente tiempo en un día para lograr todo lo que planeó la noche anterior? Estás frustrado porque parece que todo lo que estamos haciendo es trabajar y nunca pasar tiempo de calidad con tu familia? Todos hemos estado allí en algún momento. Pero, si aprendes a usar tu tiempo de manera más efectiva, podrás ser más productivo y satisfecho con tu vida personal y profesional.
Registre Cómo Pasa Su Día
Si desea aprovechar al máximo su tiempo, primero debe identificar cómo pasa sus días. ¿Cuánto tiempo pasas en Facebook, viendo la televisión o mirando a los personajes que te rodean en el viaje al metro? ¿Cuánto tiempo te lleva completar tareas como escribir una publicación de blog o enviar una factura?
Pase una semana registrando cómo pasa cada día para que pueda darse cuenta de cuánto tiempo está siendo productivo e improductivo. Aún mejor. Haga un registro de tiempo que divida sus días en bloques de media hora para tener una mejor ilustración de cómo pasa el tiempo entre cuando suena la alarma por la mañana y cuando se sienta en la cama. Una vez que la semana haya concluido, examine los momentos que fueron más productivos y los momentos en los que podría ser más productivo.
Due.com tiene una poderosa herramienta de seguimiento de tiempo que puede registrar el tiempo que tarda en completar una tarea. Viene con un práctico widget para que pueda trabajar en otras tareas sin mantener el navegador abierto.
Priorice sus listas de tareas pendientes
Las listas de tareas pendientes pueden ser una excelente manera de ayudarlo a recordar tareas y mantenerse organizado para que use el tiempo de manera efectiva y aproveche al máximo su día. El único inconveniente de las listas de tareas pendientes es que pueden cargarse fácilmente con múltiples tareas a las que probablemente no llegarás en un solo día.
Todas las mañanas debe revisar su lista de tareas pendientes e identificar las dos o tres tareas más importantes del día. Estas son las tareas más esenciales que deben completarse antes del final del día, como completar una publicación de blog o tener una conferencia telefónica con un cliente potencial. Una vez cumplidas estas tareas, puedes comenzar a trabajar en los otros elementos, incluso si no es hasta mañana. Pero mientras haya tachado sus tareas más vitales, ya ha tenido un día fructífero.
Decir ‘ No ‘
Querer complacer a todo el mundo parece una gran idea en teoría, pero habrá momentos en los que solo tendrás que decir ‘no’. Asumir demasiado le impide lograr sus tareas más importantes. Por ejemplo, si eres diseñador web independiente, inicialmente puedes aceptar varios trabajos. Pero aprenderás rápidamente que no tienes tiempo para crear cinco sitios web al mismo tiempo. Su tiempo es valioso y decir que no lo ayudará a usar su tiempo de manera más efectiva en general.
Recuerda, no tienes que ser grosero. Si explicas cortésmente que no tienes tiempo para un nuevo proyecto o para solucionar un problema en una página web, la persona que pregunta debe entenderlo. Si sabes que tienes tiempo para ellos en una fecha posterior, es posible que prefieran esperar hasta que estés disponible.
Tareas de desglose
Es completamente normal y comprensible que se sienta abrumado cuando tiene una carga de trabajo completa. Da un paso atrás, respira y analiza esas tareas. En lugar de preocuparse por veinte artículos que tiene que componer, trabaje en el artículo urgente. Una vez hecho esto, pasa al siguiente. En otras palabras, dar un paso a la vez.
Tenga en cuenta que cuando comienza a desglosar tareas, debe darse cuenta de lo que puede administrar y lo que no puede. Si te piden que escribas esos veinte artículos en dos días, es posible que tengas que pedir una prórroga o rechazar a una pareja, recuerda que a veces tienes que decir ‘no.»Y, es posible que también desee probar herramientas de gestión del tiempo, como Todoist, que también se puede usar para crear sus listas de tareas pendientes, para ayudarlo a administrar sus proyectos.
Manténgase enfocado En Una Cosa A la Vez
La investigación ha demostrado que la multitarea no funciona. De hecho, pierdes hasta un 40% de tu productividad al realizar múltiples tareas. De nuevo, en lugar de tratar de hacer malabares con quince cosas a la vez, concéntrate en las cosas a la vez.
Si todavía tienes problemas para comenzar a realizar una sola tarea, dale un giro a la técnica Pomodoro. En pocas palabras, esta técnica divide las tareas en intervalos. Puede dedicar treinta minutos a escribir un artículo, luego tomar un descanso de cinco minutos. Después del descanso, continúa escribiendo durante treinta minutos. En realidad, se sorprendería de cuánto más podrá lograr con este método. Mantenerse enfocado en una tarea a la vez y tomar descansos lo ayuda a usar su tiempo de manera más efectiva en general.
Tareas por lotes
Diferentes tareas implican diferentes tipos de pensamiento. Es por eso que debes agrupar tareas similares. Digamos que estás a cargo de una campaña de marketing de contenidos. Tienes que completar tres artículos, un video instructivo y una infografía. Puede tener más sentido eliminar los artículos primero antes de pasar al video o gráfico. Personalmente, si estoy enviando varios artículos, los escribiré primero en un documento de Google y luego enviaré cada uno a WordPress al mismo tiempo. En lugar de romper mi flujo de escritura, completo los artículos y luego hago toda la edición, el formato y la inserción de imágenes en WordPress.
También puedes seguir el ejemplo de Tim Ferriss. Envía por lotes sus correos electrónicos para que solo revise su bandeja de entrada a horas programadas a lo largo del día. Esto le permite estar al tanto de su bandeja de entrada para que no tenga que revisar sus correos electrónicos durante las noches.
Evite las distracciones
Las pequeñas distracciones pueden alejarlo de usar su tiempo de manera más efectiva. Puede que pienses que es grosero o poco profesional ignorar una llamada telefónica entrante, un mensaje de texto, una notificación de Facebook o un mensaje instantáneo. Pero esas son distracciones frecuentes que pueden consumir un tiempo valioso. A menos que sea una emergencia, debe bloquear estas distracciones tanto como sea posible cuando trabaje.
Si no tienes fuerza de voluntad, siempre puedes poner tu teléfono en modo avión o usar una herramienta como RescueTime o KeepMeOut.
Programar citas y tareas recurrentes
Con tantas herramientas disponibles, puede programar fácilmente citas y tareas recurrentes. Digamos que tienes una llamada telefónica mensual con miembros del equipo o clientes. Se te recordará si realizas esa cita en tu Calendario de Google. No importa, al menos sabes que tienes esa cita regular programada.
Puedes usar Hootsuite para programar publicaciones en redes sociales durante toda la semana, MailChimp para enviar un boletín mensual e incluso Due.com para facturar a clientes recurrentes. Programar estas tareas te libera de realizarlas diaria o semanalmente. Esto significa que tienes tiempo para enfocar tu energía en otro lugar.
Finalmente, no olvides incluir algo de tiempo para ti. Ya sean solo cinco minutos para mediar, una hora para hacer ejercicio o una noche mensual con amigos o familiares, necesitas tiempo para despejarte y divertirte o simplemente te vas a quemar.