jako zaměstnavatel je vaší povinností ukládat záznamy do zaměstnaneckého souboru. Od nových nájemních dokumentů až po informace o mzdách existuje celá řada dokumentů (a některé důvěrné informace), které musíte bezpečně ukládat a mít po ruce. Co by tedy mělo být v zaměstnaneckém souboru?
co by mělo být v zaměstnaneckém souboru?
vedení dokumentů zaměstnanců je nutností, pokud chcete zůstat organizovaní, splňovat zákonné požadavky a rozhodovat (např. Ale legálně, nemůžete dát dohromady všechny záznamy svých zaměstnanců do jednoho souboru-i když je to pro stejného zaměstnance. Existují určité požadavky na oddělení informací personálním souborem. Nemluvě, možná budete muset některé záznamy ukládat déle než jiné.
existuje celá řada různých dokumentů, které je třeba uložit pro každého zaměstnance. A v závislosti na typu souboru a na tom, zda je důvěrný, bude možná nutné jej oddělit od ostatních souborů. Zde je to, co byste obvykle měli mít v každém zaměstnaneckém souboru:
- Hlavní soubor
- informace před pronájmem
- osobní údaje
- obchodní specifické formuláře
- záznamy o výkonu práce
- informace o separaci / ukončení, pokud jsou použitelné
- důvěrné informace
- mzdové záznamy
- informace o výhodách
- lékařské záznamy
- formulář I-9
- informace o přímém vkladu
soubor zaměstnanců hlavního zaměstnance
uchovávejte soubor zaměstnanců pro každého zaměstnance, včetně ukončených zaměstnanců. Hlavní složka zaměstnance by neměla obsahovat žádné důvěrné informace ani formuláře, jako je číslo sociálního zabezpečení zaměstnance nebo Formulář I-9. Místo toho jdou do samostatných souborů(které budeme pokrývat později).
hlavní soubor zaměstnance by měl obsahovat základní informace, jako jsou informace před pronájmem a podepsané potvrzovací formuláře. Podívejte se, co byste měli zahrnout do hlavního souboru zaměstnance níže.
informace před pronájmem
když najmete zaměstnance, je nejlepší ukládat určité informace před pronájmem pro každého pracovníka. Tímto způsobem se na něj můžete v případě potřeby vrátit. Když projdete procesem pohovoru a najímání kandidáta, obvykle od nich shromažďujete následující informace:
- žádost o zaměstnání
- pokračovat
- Poznámky k pohovoru
- doporučující dopisy
když najmete zaměstnance, uchovávejte výše uvedené informace bezpečně uložené v personálním souboru zaměstnance. Také držet na jiných nájemních dokumentů (např nabídka dopis), a udržet je odděleně od informací před pronájmem. A mějte na paměti, že některé náborové formuláře a informace by měly být důvěrné (např.
osobní údaje
přestože byste neměli uchovávat osobní údaje, jako je SSN zaměstnance, v personálním souboru zaměstnanců, měli byste mít některé osobní údaje snadno dostupné.
pár osobních údajů, které můžete uložit do zaměstnaneckého souboru, zahrnuje:
- kontaktní údaje zaměstnanců (jméno, adresa a telefonní číslo)
- nouzové kontaktní údaje
Obchodní formuláře
v závislosti na vaší firmě můžete požadovat, aby zaměstnanci podepsali určité potvrzovací formuláře, když pro vás začnou pracovat. Tyto podepsané dokumenty byste měli uchovávat v každém zaměstnaneckém souboru pro úschovu.
zde jsou některé potvrzovací formuláře, které budete muset sbírat a ukládat:
- Příručka pro zaměstnance
- podepsané smlouvy nebo jiné dohody
- změny Zásad
výkon práce
část souboru vašeho zaměstnance by měla obsahovat informace o výkonu práce. Chcete-li pomoci měřit výkony vašich zaměstnanců, uchovávejte následující záznamy pro každého zaměstnance:
- popis práce
- hodnocení a recenze výkonu
- záznamy o docházce
- změny zaměstnání a propagace
- informace o školení
- varování a/nebo jiná disciplinární opatření, pokud je to možné
informace o oddělení / ukončení
pokud ukončíte zaměstnance nebo zaměstnanec opustí vaši společnost, ujistěte se, že o tom vedete záznamy v personálu pracovníka soubor. Pokud se vy a zaměstnanec rozdělíte, uložte do svého záznamu následující informace:
- Exit interview
- informace o ukončení (např. důvod, proč zaměstnanec odešel nebo byl ukončen)
- poslední den zaměstnání
- dopis o rezignaci zaměstnance, případně
- ostatní dokumenty o ukončení
důvěrné informace
některé soubory zaměstnanců jsou důvěrné a je třeba je uchovávat odděleně od hlavních souborů. Chcete-li dodržovat federální zákony, neuchovávejte důvěrné informace o zaměstnancích s hlavním souborem zaměstnance. Místo toho uchovávejte záznamy na samostatném a bezpečném místě. Tak se nedostanou do špatných rukou.
záznamy, které byste měli uchovávat v tajnosti, zahrnují:
- mzdové záznamy
- Benefit informace
- lékařské záznamy
- Form I-9
- Ostatní Různé důvěrné záznamy
mzdové záznamy
mzdové záznamy zaměstnanců zahrnují vše, co souvisí s placením zaměstnance. To může zahrnovat:
- mzdová sazba
- přesčasové výdělky
- dodatečné mzdy, jako jsou odměny za bonusy a provize
- Pay stubs
- formuláře srážkové daně (např. formulář W-4 a státní formulář W-4)
- informace o úhradě nákladů
- zvýšit dokumentaci
- výplatní období za vyplacené mzdy
- historie mezd
- mzdové garnishments
- časové karty
- odpracované hodiny
- zbývající volno
protože mzdové záznamy jsou přeplněné osobními údaji, udržujte je odděleně od ostatních souborů zaměstnanců.
informace o benefitech
pokud nabízíte zaměstnanecké benefity ve své firmě, musíte záznamy uložit do důvěrného souboru. A musíte je udržovat odděleně od ostatních souborů (např.
pokud svým zaměstnancům nabízíte výhody, uložte do záznamu každého zaměstnance následující informace:
- informace o přínosech (např. zdraví, zrak, zubní, atd.
- registrační formuláře pro dávky
- Deklinační formuláře pro dávky
lékařské záznamy
zákon o Američanech se zdravotním postižením (ADA) vyžaduje, aby lékařské záznamy zaměstnanců zůstaly oddělené od ostatních záznamů zaměstnanců. Uchovávejte lékařské záznamy každého zaměstnance část z jejich hlavního souboru, včetně:
- Family Medical Leave Act (FMLA) formuláře a žádosti
- Doctor slipy
- lékařské zkoušky
- listy nepřítomnosti
- nároky na odškodnění pracovníků
- nároky na zdravotní postižení
- žádosti o ubytování
- výsledky drogových testů
- záznamy o úrazech
formulář I-9 6933>
formulář I-9, ověření způsobilosti k zaměstnání, je formulář, který potvrzuje, že vaši zaměstnanci mohou legálně pracovat ve Spojených státech. Když najmete zaměstnance, sbíráte tento formulář spolu s dalšími novými doklady o pronájmu, jako je formulář W-4.
americké občanství a imigrační služby (USCIS) doporučuje uchovávat formuláře I-9 odděleně od hlavního souboru a důvěrného souboru. Uložte všechny formuláře I-9 svých zaměstnanců do jednoho souboru, abyste měli snadný přístup ke všem v případě kontroly.
různé důvěrné záznamy
kromě udržování výše uvedených souborů odděleně od jiné dokumentace budete možná muset důvěrně ukládat další záznamy zaměstnanců, například:
- přímé depozitní formuláře a bankovní informace
- kontroly pozadí
- vyšetřovací záznamy
- záznamy o rovných příležitostech zaměstnanců (EEO) (např.)
proč musíte vést záznamy o zaměstnancích?
takže, co je to velký problém o vedení záznamů zaměstnanců, tak jako tak? V některých případech to vyžaduje zákon. A v ostatních případech může být dobré mít informace na dosah ruky. Podívejte se na několik důvodů, proč je udržování uklizených zaměstnaneckých souborů tak důležité.
pomáhá při rozhodování
zaměstnavatelé musí činit rozhodnutí, jako jsou propagace, zvyšování a demotion. Mít záznamy zaměstnanců, jako jsou recenze výkonu, záznamy o čase a docházce a podobné informace, pomáhá tato rozhodnutí usnadnit.
udržuje vás v souladu s federálními, státními a místními zákony
jste povinni dodržovat určité federální, státní a místní předpisy jako vlastník firmy. Například IRS a FLSA vyžadují, abyste uchovávali informace týkající se mezd po určenou dobu.
Chcete-li zůstat v souladu se zákony, mějte po ruce informace, jako je srážková daň, informace o mzdách a další související formuláře.
organizuje vaše záznamy
obecně řečeno, musíte vést záznamy zaměstnanců, abyste zůstali organizovaní. Vaši zaměstnanci se během procesu onboardingu odhlásí na mnoha různých formách a otevřou zápis.
pokud tyto záznamy ztratíte, již nemáte důkaz, že vaši zaměstnanci uznali dohody. Pokud dojde k soudnímu řízení nebo IRS auditu, můžete čelit pokutám, pokutám a soudním poplatkům bez dokladu o potvrzení zaměstnanců.
ukládání záznamů zaměstnanců pomáhá udržovat všechny tyto dokumenty pěkné a organizované, jen v případě, že je budete potřebovat později.
jak organizovat personální soubor zaměstnanců
Chcete-li organizovat a ukládat záznamy zaměstnanců, můžete ukládat papírové soubory nebo mít bezpapírové záznamy. Bez ohledu na to, jak ukládáte své záznamy, ujistěte se, že jsou bezpečné(zejména důvěrné záznamy).
uchovávejte papírové soubory na bezpečném místě, jako je uzamčená kartotéka, a omezte, kdo má přístup k papírovým kopiím. Ujistěte se, že každý zaměstnanec má svůj vlastní soubor, abyste si nemíchali záznamy. A samozřejmě oddělte hlavní soubory zaměstnanců od důvěrných souborů.
pokud nejste fanouškem myšlenky ukládání papírových dokumentů, můžete místo toho jít bezpapírovou cestou. Uchovávejte bezpapírové zaměstnanecké soubory skenováním a nahráním papírových dokumentů do zařízení, například do počítače. Pokud používáte HR software, můžete být schopni bezpečně ukládat soubory zaměstnanců v cloudu a mít automatické zálohování souborů.
ať už děláte cokoli, ujistěte se, že máte způsob, jak zálohovat soubory v případě, že se poškodí nebo ztratí (přemýšlejte o povodni nebo zhroucení počítače).
mohou zaměstnanci přistupovat ke svým vlastním souborům?
v určitém okamžiku mohou vaši zaměstnanci chtít přístup ke svým zaměstnaneckým souborům. Většina států má zvláštní zákony týkající se zákonných práv zaměstnance na přístup k jejich souborům a vytváření kopií dokumentů.
zaměstnanci mají z větší části přístup ke svým souborům, pokud podají žádost. Podívejte se na ministerstvo práce vašeho státu, abyste se dozvěděli o vašich požadavcích a konkrétních pravidlech.
jak dlouho potřebujete uchovávat zaměstnanecké soubory?
ze zákona jste povinni uchovávat soubory zaměstnanců po určitou dobu. Délka času se může lišit v závislosti na typu záznamu a požadavcích vašeho státu na vedení záznamů. Zde je, jak dlouho obvykle potřebujete uchovávat soubory zaměstnanců:
- záznamy před pronájmem: Jeden rok poté, co si někoho najmete, je federální standard (včetně kandidátů, které si najmete). Mnoho států vyžaduje, abyste vedli dokumentaci před pronájmem po dobu nejméně tří let
- informace o kontrole pozadí: jeden rok
- mzdové záznamy (např. placené mzdy): tři roky
- časové karty a pracovní plány: dva roky
- informace týkající se výkonu: jeden rok poté, co zaměstnanec opustí společnost
- lékařské záznamy: tři roky poté, co zaměstnanec opustí společnost
- záznamy o dávkách:: Tři roky poté, co zaměstnanec opustí společnost
- formulář I-9: tři roky poté, co je zaměstnanec najat, nebo jeden rok po skončení pracovního poměru, v závislosti na tom, který je později
- daňové doklady o zaměstnání (např. formuláře W-4): čtyři roky
- záznamy o nehodách a úrazech: pět let
- záznamy o oddělení / ukončení: jeden rok
záznamy můžete vést déle, než je požadovaná doba. Koneckonců, nikdy nemůžete být příliš opatrní. Například musíte vést záznamy o mzdách po dobu nejméně tří let. Ale, můžete si je nechat ještě déle, pokud chcete.
mějte na paměti, že některé z výše uvedených časových rámců mohou být delší nebo kratší v závislosti na požadavcích vašeho státu. Další informace o tom, jak dlouho uchovávat soubory zaměstnanců, získáte u svého státu.
hledáte jednoduchý a bezpečný způsob ukládání souborů zaměstnanců? Doplněk HR softwaru Patriot k naší online mzdě je perfektním řešením. S Patriot ‚ s HR můžete uchovávat všechny záznamy a dokumenty zaměstnanců bezpečně organizované online. A zmínili jsme se, že se integruje s naším mzdovým softwarem? Vyzkoušejte obojí zdarma ještě dnes!
tento článek byl aktualizován z původního data vydání 25. Listopadu 2015.
toto není zamýšleno jako právní poradenství; pro více informací klikněte zde.