som arbetsgivare är det ditt ansvar att lagra poster i en anställd personalfil. Från nya hyra dokument till löneinformation, det finns en mängd olika dokument (och viss konfidentiell information) du behöver för att säkert lagra och ha till hands. Så, vad ska vara i en anställd fil?
Vad ska finnas i en anställd fil?
att hålla medarbetardokument är ett måste om du vill hålla dig organiserad, uppfylla lagkrav och fatta beslut (t.ex. höjningar). Men lagligt kan du inte klumpa alla dina anställdas poster i en fil—även om det är för samma anställd. Det finns vissa krav för att separera information efter personalfil. För att inte tala om, du kan behöva lagra vissa poster längre än andra.
det finns en mängd olika dokument du behöver lagra för varje anställd. Och beroende på filtyp och om den är konfidentiell kan du behöva hålla den åtskild från andra filer. Här är vad du normalt bör hålla i varje anställd fil:
- huvudfil
- förhandsinformation
- personlig information
- affärsspecifika formulär
- jobbprestationsregister
- information om Separation / uppsägning, om tillämpligt
- konfidentiell information
- löneuppgifter
- förmånsinformation
- journaler
- formulär i-9
- information om direktinsättning
Huvud anställd personal fil
Håll en anställd fil för varje anställd, inklusive avslutade anställda. Huvudanställningsfilen ska inte innehålla någon konfidentiell information eller formulär, till exempel arbetstagarens personnummer eller formulär i-9. Istället går de in i separata filer (som vi kommer att täcka senare).
medarbetarens huvudfil ska innehålla grundläggande information, som förhandsinformation och signerade bekräftelseformulär. Ta en titt på vad du bör inkludera i en anställds huvudfil nedan.
Pre-hire information
när du anställer en anställd är det bäst att lagra viss Pre-hire information för varje arbetare. På så sätt kan du hänvisa till det, om det behövs. När du går igenom intervjun och anställningsprocessen för en kandidat samlar du i allmänhet in följande information från dem:
- jobbansökan
- återuppta
- Intervjuanteckningar
- rekommendationsbrev
när du anställer en anställd, behåll ovanstående information säkert lagrad i arbetstagarens personalfil. Håll också fast vid andra anställningsdokument (t.ex. erbjudandebrev) och håll dem åtskilda från information före uthyrning. Och kom ihåg att vissa anställningsformulär och information bör hållas konfidentiella (t.ex. formulär i-9).
personlig information
även om du inte bör behålla personlig information, som en anställds SSN, i en personalfil för anställda, bör du hålla viss personlig information lätt tillgänglig.
ett par bitar av personlig information som du kan lagra i en anställd personal fil inkluderar:
- kontaktinformation för anställda (namn, adress och telefonnummer)
- kontaktuppgifter för nödsituationer
affärsspecifika formulär
beroende på ditt företag kan du kräva att anställda undertecknar vissa bekräftelseformulär när de börjar arbeta för dig. Du bör behålla dessa signerade dokument i varje anställd personalfil för förvaring.
här är några bekräftelseformulär som du kan behöva samla in och lagra:
- Medarbetarhandbok
- undertecknade kontrakt eller andra avtal
- policyändringar
jobbprestanda
ett avsnitt i din anställds fil bör innehålla information om deras jobbprestanda. För att mäta dina anställdas prestationer, behåll följande poster för varje anställd:
- arbetsbeskrivning
- prestationsutvärderingar och recensioner
- Närvarorekord
- jobbändringar och kampanjer
- träningsinformation
- varningar och/eller andra disciplinära åtgärder, om tillämpligt
information om Separation / uppsägning
om du säger upp en anställd eller en anställd lämnar ditt företag, se till att registrera det i arbetstagarens personalfil. Om du och en anställd delar vägar, lagra följande information i deras post:
- avsluta intervju
- Uppsägningsinformation (t.ex. anledning till att anställd lämnade eller avslutades)
- sista anställningsdag
- anställdas uppsägningsbrev, om tillämpligt
- annat avslutningspapper
konfidentiell information
återigen är vissa anställdas filer konfidentiella och måste hållas åtskilda från huvudfilerna. För att följa federala lagar, behåll inte konfidentiell personalinformation med arbetstagarens huvudfil. Håll istället posterna på en separat och säker plats. På så sätt kommer de inte i fel händer.
poster som du bör hålla konfidentiella inkluderar:
- löneposter
- förmånsinformation
- medicinska poster
- Form i-9
- andra diverse konfidentiella poster
löneposter
anställdas löneposter inkluderar allt som har att göra med att betala en anställd. Detta kan inkludera:
- Lönesats
- övertidsinkomst
- ytterligare löner, som bonuslön och provisioner
- betala stubbar
- Källskatteformulär (t.ex. formulär W-4 och statligt W-4-formulär)
- information om kostnadsersättning
- höj dokumentation
- löneperioder för betalda löner
- lönehistorik
- lönegarneringar
- tidskort
- arbetade timmar
- återstående ledighet
eftersom löneposter är fulla av personlig information, håll dem åtskilda från andra anställdas filer.
förmånsinformation
om du erbjuder ersättningar till anställda i ditt företag måste du lagra posterna i en konfidentiell fil. Och du måste hålla dem åtskilda från andra filer (t.ex. löneposter).
om du erbjuder förmåner till dina anställda, lagra följande information i varje anställds rekord:
- förmånsinformation (t.ex. hälsa, syn, tandvård etc.)
- anmälningsformulär för förmåner
- Deklineringsformulär för förmåner
medicinska journaler
amerikanerna med funktionshinder Act (ADA) kräver att anställdas medicinska journaler förblir separata från andra anställdas register. Håll varje anställds journaler en del från deras huvudfil, inklusive:
- Family Medical Leave Act (FMLA) blanketter och förfrågningar
- läkarintyg
- läkarundersökningar
- frånvaro
- arbetstagarnas ersättningskrav
- Handikappanspråk
- Boendeförfrågningar
- drogtestresultat
- Skaderegister
form i-9
form i-9, verifiering av anställningsberättigande, är ett formulär som bekräftar att dina anställda är lagligt tillåtna att arbeta i USA. När du anställer en anställd samlar du in det här formuläret tillsammans med andra nya anställningspapper, som Form W-4.
U. S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) rekommenderar att du håller formulär i-9 separat från huvudfilen och konfidentiell fil. Förvara alla dina anställdas formulär I-9 i en fil så att du har enkel åtkomst till dem alla vid en inspektion.
Diverse konfidentiella register
förutom att hålla ovanstående filer åtskilda från annan dokumentation kan du behöva lagra andra anställdas register konfidentiellt, till exempel:
- blanketter för direktinsättning och bankinformation
- bakgrundskontroller
- Utredningsregister
- poster för lika möjligheter för anställda (EEO) (t. ex. självidentifieringsformulär)
Varför måste du hålla anställd register?
så, vad är det stora med att hålla anställdas register, hur som helst? Tja, i vissa fall krävs det enligt lag. Och i andra fall kan det vara bra att bara ha informationen till hands. Ta en titt på några anledningar till varför det är så viktigt att hålla snygga medarbetarfiler.
hjälper till med beslutsfattande
arbetsgivare måste fatta beslut som kampanjer, höjningar och demotioner. Att ha anställda poster som prestanda recensioner, tid och närvaro register, och liknande information hjälper till att göra dessa beslut enklare.
håller dig kompatibel med federala, statliga och lokala lagar
du måste följa vissa federala, statliga och lokala bestämmelser som företagare. Till exempel kräver IRS och FLSA att du behåller lönerelaterad information under en bestämd tid.
för att följa lagar, behåll information som skatteavdrag, löneinformation och andra relaterade formulär till hands.
organiserar dina poster
generellt sett måste du hålla anställdas register för att hålla ordning. Dina anställda loggar ut på många olika former under onboardingprocessen och öppen registrering.
om du förlorar dessa poster har du inte längre bevis på att dina anställda erkände avtal. Om det finns en rättegång eller IRS-revision kan du få påföljder, böter och domstolsavgifter utan bevis på anställdas bekräftelser.
lagring av anställdas register hjälper till att hålla alla dessa dokument trevliga och organiserade, bara om du behöver dem senare.
hur man organiserar personal personal fil
för att organisera och lagra personal personal register, kan du lagra pappersfiler eller har papperslösa poster. Oavsett hur du lagrar dina poster, se till att de är säkra (särskilt konfidentiella poster).
förvara pappersfiler på en säker plats, som ett låst arkivskåp, och begränsa vem som har tillgång till papperskopiorna. Se till att varje anställd har sin egen fil så att du inte blandar upp poster. Och naturligtvis, separera de viktigaste medarbetarfilerna från de konfidentiella filerna.
om du inte är ett fan av tanken på att lagra pappersdokument kan du gå den papperslösa vägen istället. Spara papperslösa medarbetarfiler genom att skanna och ladda upp pappersdokument till en enhet, till exempel en dator. Om du använder HR-programvara kan du säkert lagra dina medarbetarfiler i molnet och ha automatisk säkerhetskopiering för dina filer.
vad du än gör, se till att du har ett sätt att säkerhetskopiera dina filer om de skadas eller förloras (tänk en översvämning eller din dator kraschar).
kan anställda komma åt sina egna filer?
vid någon tidpunkt kanske dina anställda vill ha tillgång till sina anställdas filer. De flesta stater har specifika lagar om arbetstagarens lagliga rätt att få tillgång till sina filer och göra kopior av dokument.
för det mesta får anställda tillgång till sina filer om de gör en begäran. Kontrollera din stats arbetsavdelning för att lära dig om dina krav och för specifika regler.
hur länge behöver du behålla medarbetarfiler?
enligt lag måste du behålla anställdas filer under en viss tid. Hur lång tid kan variera beroende på vilken typ av post och ditt tillstånd ’ s recordkeeping krav. Här är hur länge du vanligtvis behöver behålla medarbetarfiler:
- Pre-hire records: Ett år efter att du anställer någon är federal standard (inklusive kandidater som du inte anställer). Många stater kräver att du behåller dokumentation före hyra i minst tre år
- Bakgrundskontrollinformation: ett år
- löneposter (t. ex. betalda löner): tre år
- tidskort och arbetsscheman: två år
- prestationsrelaterad information: ett år efter att arbetstagaren lämnar företaget
- medicinska journaler: tre år efter att arbetstagaren lämnar företaget företag
- förmånsposter: Tre år efter att arbetstagaren lämnar företaget
- Form i-9: tre år efter att en anställd anställts eller ett år efter att deras anställning upphör, beroende på vilken som är senare
- Anställningsskattedokument (t.ex. blanketter W-4): fyra år
- olycks-och skaderegister: fem år
- separations – / uppsägningsregister: ett år
du kan föra register längre än den tid som krävs. När allt kommer omkring kan du aldrig vara för försiktig. Till exempel måste du hålla löneposter i minst tre år. Men du kan hålla dem ännu längre om du vill.
Tänk på att vissa av ovanstående tidsramar kan vara längre eller kortare beroende på statens krav. Kontrollera med ditt tillstånd för mer information om hur länge du ska behålla anställdas filer.
på jakt efter ett enkelt och säkert sätt att lagra dina medarbetarfiler? Patriots HR-programtillägg till vår online-lön är den perfekta lösningen. Med Patriots HR kan du hålla alla dina anställdas register och dokument säkert organiserade online. Och nämnde vi att det integreras med vår löneprogramvara? Prova båda gratis idag!
denna artikel uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet den 25 November 2015.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.