kommunicera som ett proffs
det är allmänt accepterat att bra PMs är lättsam kommunikatörer som inte flinch vid tanken på att kommunicera med sitt team och kunder. Detta innebär att tala med människor personligen om en rad olika ämnen – både lätt och svårt i naturen. Projektledare kan inte heller vara blyga om att hålla kommunikationen öppen hela tiden och måste erkänna det faktum att ett helt team kanske inte kommunicerar på samma sätt. Det är ett faktum: Alla projekt kommer att misslyckas utan en rad solid kommunikation. Att vara tydlig, kortfattad och ärlig när man samordnar projekt är nyckeln.
var en kameleont
att lära känna de personer du arbetar med och förstå hur de arbetar och kommunicerar är viktigt när man försöker motivera ett team och uppnå deadlines, eller till och med enkla mål. Många gånger måste en PM vara en projektkameleon för att få detta att hända.
att utforma en kommunikationsplan för ditt team kan vara till hjälp, men att tvinga en kommunikationsstruktur fungerar inte alltid för alla. Som projektledare måste du ta reda på hur du kommunicerar med de olika personlighetstyperna i ditt team. Du kan ställa rätt förväntningar, men om du ignorerar ditt lags preferenser och bara gör saker på ditt eget sätt hittar du fler hinder för framgång.
kom ihåg att det inte handlar om dig och din process som PM. Det handlar om att arbeta med teamet för att komma fram till en struktur som fungerar för alla.
du kanske frågar, varför ändra din kommunikationsstrategi från projekt till projekt? Detta tillvägagångssätt kan bli förvirrande för dig. Fundera: Om du lägger tid och ansträngning på att lära känna ditt team och skapa en plan med dem, alla kommer att köpa in. I själva verket kommer de att kommunicera på ett sätt som gör dem bekväma och leverera på dina projekt med mindre ansträngning, förvirring och rädsla.
vet alltid status för ditt projekt
statusmöten och vecko statusrapporter är ovärderliga för dig som projektledare. De hjälper dig att hålla koll på nästa steg, åtgärdspunkter och projektrisker. Använd en veckostatusrapport för att hålla dig transparent om budget, process och för att undvika besvärliga samtal om att behöva mer tid eller pengar för att slutföra ett projekt.
det finns värde i omgruppering regelbundet för att prata om vad som händer och vad laget är ansvarigt för när som helst. Om du arbetar med kunder är det en bra projektledningspraxis att kommunicera projektdetaljer och schemalägga uppdateringar skriftligen varje vecka. Även hoppa på telefonen för att prata igenom en statusrapport kommer att bidra till att stärka projekt deadlines och bygga rapport. Kom ihåg, det är aldrig en dålig sak att plocka upp telefonen!
oavsett om din kommunikationsstil är via e – post, telefon, snabbmeddelande, post, bärduva-det är viktigt att du hittar ett sätt att göra din poäng känd.
Ställ in förväntningar och överge dem aldrig
att ställa in och hantera förväntningar är en av de svåraste färdigheterna en projektledare har att utveckla. I början av ett projekt finns det många okända. Men när du bygger viktiga projektledningsresultat, till exempel en omfattning, tidslinjer och en projektplan, kan du ställa tydliga förväntningar med ditt team och kunder.
definiera omfattning
varje projekts förväntningar bör ställas av ett välskrivet arbetsområde. Om ditt företag inte har dokumentation för att säkerhetskopiera en specifik projektbegäran, skapa den. Det behöver inte vara ett fint, formellt dokument! Men en del av en omfattning kommer att hjälpa dig och ditt team med riktlinjer och förväntningar på vad laget kommer att leverera.
det är också bra att sitta ner med ditt team och kunder i början av ett projekt för att granska omfattningen i samband med projektets tidslinje. Detta innebär att du måste förklara nivåer av ansträngning kopplade till uppgifter.
att ha denna typ av konversation tidigt kommer att hålla dina kunder informerade om den ansträngning som ditt team kommer att lägga i alla aspekter av projektet. Det kommer också att hålla dem engagerade i din process.
Håll frekventa incheckningar
mellan tidsfrister, checka in på det kommande dokumentet eller leveransmilstolparna. Ta dig tid att chatta med teamet om vad varje uppgift innebär. Förändras några leveranser baserat på tidigare arbete? Kommer det att påverka omfattningen och tidslinjen?
incheckningar gör att du kan ge teamet snabb, konstruktiv och hjälpsam feedback för att göra slutleveranser starkare. Kom ihåg när det gäller att ställa förväntningar, det är inget fel med att upprepa dig själv så länge din upprepning är meningsfull och tidsinställd precis rätt!
TeamGantt Tips: Använd funktionerna för teamsamarbete i TeamGantt för att kommunicera incheckningar med ditt team om uppgifter och projekt.