ditt företag har insett alla fördelar med att gå papperslöst: det är jordvänligt, dina dokument är sökbara med några tangenttryckningar och ditt kontor är snyggt. Det handlar om allt som finns till det, eller hur?
fel.
om det är allt du tror att papperslös kan göra för dig, utnyttjar du förmodligen inte dina filers metadata.
vad är metadata?
Metadata är data om dina dokument snarare än data i dina dokument. Det är det som gör allt sökbart, men det kan göra mycket mer för ditt arbetsflöde än så. Denna information, som hjälper till att klassificera och organisera filer, är vanligtvis osynlig om inte en IT-professionell letar efter den. Med en djupare förståelse för metadata — vad det gör, hur det görs och hur det kan optimeras — kan du utnyttja det för att förbättra dina affärsprocesser.
Varför spelar det någon roll?
Google har gjort världen bekväm med sökning. Den sökbara databasen som ditt företag använder för dokumenthantering utnyttjar redan dina filers metadata oavsett om du förstår det eller inte, men det är fortfarande värt att förstå. Här är varför:
dokumentklassificering
gjort manuellt, spara dokument där man vill ha dem på en server eller i en databas kräver att användaren spårar den specifika mapp eller undermapp som de vill att deras nya dokument ska leva i. Det tar tid, och ju större och mer hierarkisk databasen är, desto längre och mer förvirrande blir det. Det är ett avlopp på produktiviteten.
metadataprotokoll kan automatiskt ge ett nytt dokument en klassificeringstagg eller identitet baserat på förvalda parametrar så snart det skapas — av författare, efter tid eller datum för skapandet, med nyckelord etc. När sådana filer sparas sparas de automatiskt på platser som är förutbestämda av deras metadatamarkörer.
datadelning görs bättre
ju enklare åtkomst detta erbjuder när du letar efter en fil är inte bara begränsad till författaren till ett dokument. Samarbete oavsett tid och rum är en uppenbar fördel med en papperslös molnövergång och bra metadataanvändning gör det mycket enklare. Med väl detaljerade beskrivningar och lämpliga kategoriska taggar gör de dokument du behöver dela med grupper eller klienter det oändligt lättare för dina medarbetare, vilket dramatiskt förbättrar arbetsflödet.
förbättrad ansvarighet
Metadata innehåller också information om historiken för en viss fil eller ett visst dokument. Det är där du hittar spår av förändringar som har gjorts till det, de användare som har fått tillgång till det, och de användare som faktiskt har tillgång till det, bland annat. Att spåra livscykeln för dina digitala dokument gör det enkelt för framtida revision, vilket är en nödvändighet för att hålla sig kompatibel i högt reglerade branscher.
lägga till nyckelord
när du förstår hur du använder dina metadata kan du börja lägga till nyckelord i dina dokument som gör varje fil oändligt lättare att hitta. Genom att tilldela nyckelord till olika dokument och klasser av dokument kan du hitta dem på några sekunder.
lär ditt team
berätta inte bara för ditt team att metadata är viktigt, visa dem hur det kan förbättra deras prestanda snarare än bara en abstraktion. Regelbundna träningspass som hålls när ny information och applikationer uppstår är viktigt för alla IT-verktyg, men fördelarna förstoras när alla gör och använder bra metadata.
Craft sound, konsekvent policy
konsistens är nyckeln till en effektiv metadatapolicy. Se till att hela teamet känner till taggar och klasser som dokument ska tilldelas. Det kan vara meningsfullt, till exempel, för en anställd att märka en fil som ”leverantörsskulder” medan en annan taggar samma eller ett relaterat dokument som ”skulder,” och ännu en som ”obetald.”En sund politik som distribueras och förklaras för alla i laget kommer att göra att hitta och hantera information om dina utestående skulder mycket lättare.
det spelar ingen roll om du är i gästfrihet, sjukvård, högre utbildning eller tillverkning — varje sektor drar nytta av bättre sökning och hantering när de förstår och implementerar sund metadatapolicy och praxis. Utöver dessa omedelbara vinster i effektivitet och arbetsflöde kan dessa data-om-din-data brytas för djupa insikter i hur dina team arbetar och var förbättringar kan göras.
om du vill veta mer om att använda metadata för att förbättra ditt team arbete, kontakta en PaperWise specialist eller schemalägga en gratis personlig demo idag.