afacerea dvs. a realizat toate beneficiile de a merge informatizat: este pământ-friendly, documentele sunt căutate cu câteva apăsări de taste, și biroul dvs. este ordonat. Cam asta e tot, nu?
greșit.
dacă asta este tot ce credeți că este capabil să facă fără hârtie pentru dvs., probabil că nu profitați de metadatele fișierelor dvs.
ce sunt metadatele?
metadatele sunt datele despre documentele dvs., mai degrabă decât datele din documentele dvs. Este ceea ce face ca totul să poată fi căutat, dar poate face mult mai mult pentru fluxul dvs. de lucru decât atât. Aceste informații, care ajută la clasificarea și organizarea fișierelor, sunt de obicei invizibile, cu excepția cazului în care un profesionist IT îl caută. Cu o înțelegere mai profundă a metadatelor — ce face, cum este realizat și cum poate fi optimizat — îl puteți folosi pentru a vă îmbunătăți procesele de afaceri.
de ce contează asta?
Google a făcut lumea confortabilă cu căutarea. Baza de date căutabilă pe care compania dvs. o folosește pentru gestionarea documentelor profită deja de metadatele fișierelor dvs., indiferent dacă o înțelegeți sau nu, dar merită totuși înțeleasă. Iată de ce:
clasificarea documentelor
realizată manual, salvarea documentelor acolo unde le doriți pe un server sau într-o bază de date necesită ca utilizatorul să urmărească folderul sau subfolderul specific în care dorește să trăiască noul document. Acest lucru necesită timp, iar cu cât baza de date este mai mare și mai ierarhică, cu atât va fi mai lungă și mai confuză. Aceasta este o scurgere a productivității.
protocoalele de metadate pot oferi automat oricărui document nou o etichetă de clasificare sau o identitate bazată pe parametrii preselectați imediat ce este creat — de autor, de ora sau data creării, de cuvinte cheie etc. Când astfel de fișiere sunt salvate, acestea sunt salvate automat în locuri predeterminate de markerii lor de metadate.
schimbul de date a îmbunătățit
accesul mai ușor pe care îl oferă atunci când căutați un fișier nu se limitează doar la autorul unui document. Colaborarea indiferent de timp și spațiu este un beneficiu evident al unei tranziții fără hârtie, în cloud, iar utilizarea bună a metadatelor face acest lucru mult mai ușor. Cu descrieri bine detaliate și etichete categorice adecvate, documentele pe care trebuie să le partajați cu grupuri sau clienți îl fac infinit mai ușor și pentru colaboratorii dvs., îmbunătățind dramatic fluxul de lucru.
responsabilitate îmbunătățită
metadatele includ, de asemenea, informații despre istoricul unui fișier sau document dat. Aici veți găsi urmele modificărilor care i-au fost făcute, utilizatorii cărora li s-a acordat acces la acesta și utilizatorii care l-au accesat, printre altele. Urmărirea granulară a ciclului de viață al documentelor dvs. digitale facilitează auditarea viitoare, ceea ce este o necesitate pentru a rămâne conform în industriile foarte reglementate.
adăugarea cuvintelor cheie
odată ce ați înțeles cum să utilizați metadatele, puteți începe să adăugați cuvinte cheie la documentele dvs. care vor face fiecare fișier infinit mai ușor de găsit. Atribuind cuvinte cheie diferitelor documente și clase de documente, le veți putea găsi în câteva secunde.
Învață-ți echipa
nu spune doar echipei tale că metadatele sunt importante, arată-le cum le poate îmbunătăți performanța, mai degrabă decât o simplă abstractizare. Sesiunile regulate de instruire organizate atunci când apar noi informații și aplicații sunt importante pentru orice instrument IT, dar beneficiile sunt mărite atunci când toată lumea realizează și utilizează metadate bune.
ambarcațiunile de sunet, politică coerentă
coerența este cheia pentru orice politică eficientă de metadate. Asigurați-vă că întreaga echipă cunoaște etichetele și clasele pe care ar trebui să le atribuie documentele. Poate avea sens, de exemplu, ca un angajat să eticheteze un fișier ca „conturi de plătit”, în timp ce altul etichetează același document sau un document conex ca „datorii” și încă un altul ca „neplătit.”O politică solidă care este distribuită și explicată tuturor celor din echipă va face mult mai ușoară găsirea și gestionarea informațiilor despre datoriile dvs. restante.
nu contează dacă sunteți în ospitalitate, asistență medicală, învățământ superior sau producție — fiecare sector beneficiază de o mai bună căutare și gestionare atunci când înțeleg și implementează politici și practici de metadate solide. Dincolo de aceste câștiguri imediate în eficiență și flux de lucru, aceste date despre datele dvs. pot fi exploatate pentru informații profunde despre modul în care funcționează echipele dvs. și unde ar putea fi făcute îmbunătățiri.
pentru a afla mai multe despre utilizarea metadatelor pentru a îmbunătăți modul în care funcționează echipele dvs., contactați un specialist în hârtie sau programați astăzi o demonstrație personalizată GRATUITă.