ca angajator, este responsabilitatea dvs. să stocați înregistrări într-un fișier de personal al angajaților. De la noi documente de închiriere la informații privind salarizarea, există o varietate de documente (și unele informații confidențiale) pe care trebuie să le stocați și să le aveți la îndemână. Deci, ce ar trebui să fie într-un fișier angajat?
ce ar trebui să fie într-un fișier angajat?
păstrarea documentelor angajaților este o necesitate dacă doriți să rămâneți organizat, să îndepliniți cerințele legale și să luați decizii (de exemplu, măriri de salariu). Dar, din punct de vedere legal, nu puteți pune toate înregistrările angajaților într—un singur fișier-chiar dacă este pentru același angajat. Există câteva cerințe pentru separarea informațiilor prin dosarul de personal. Ca să nu mai vorbim, poate fi necesar să stocați unele înregistrări mai mult decât altele.
există o varietate de documente diferite pe care trebuie să le stocați pentru fiecare angajat. Și în funcție de tipul de fișier și dacă este confidențial, poate fi necesar să îl păstrați separat de alte fișiere. Iată ce ar trebui să păstrați de obicei în fiecare fișier angajat:
- fișier principal
- informații Pre-închiriere
- informații personale
- formulare specifice afacerii
- înregistrări privind performanța postului
- informații privind separarea / rezilierea, dacă este cazul
- informații confidențiale
- fișe de salarizare
- informații despre beneficii
- fișe medicale
- formular I-9
- informații despre depuneri directe
fișier personal angajat principal
păstrați un fișier angajat pentru fiecare angajat, inclusiv angajații reziliați. Dosarul principal al angajatului nu trebuie să conțină informații sau formulare confidențiale, cum ar fi numărul de securitate socială al angajatului sau Formularul I-9. În schimb, acestea intră în fișiere separate (pe care le vom acoperi mai târziu).
fișierul principal al angajatului trebuie să conțină informații de bază, cum ar fi informațiile de pre-închiriere și formularele de confirmare semnate. Aruncați o privire la ceea ce ar trebui să includeți în fișierul principal al unui angajat de mai jos.
informații Pre-închiriere
când angajați un angajat, este mai bine să stocați anumite informații pre-închiriere pentru fiecare lucrător. În acest fel, vă puteți referi înapoi la ea, dacă este necesar. Când parcurgeți interviul și procesul de angajare pentru un candidat, în general colectați următoarele informații de la aceștia:
- cerere de angajare
- reluare
- note de interviu
- scrisori de recomandare
când angajați un angajat, păstrați informațiile de mai sus stocate în siguranță în dosarul de personal al angajatului. De asemenea, țineți-vă de alte documente de angajare (de exemplu, scrisoarea de ofertă) și păstrați-le separate de informațiile pre-închiriere. Și, rețineți că unele formulare de angajare și informații ar trebui să fie păstrate confidențiale (de exemplu, formularul I-9).
informații personale
deși nu ar trebui să păstrați informații personale, cum ar fi SSN-ul unui angajat, într-un fișier de personal al angajatului, ar trebui să păstrați unele informații personale disponibile imediat.
câteva informații personale pe care le puteți stoca într-un fișier de personal al angajaților includ:
- informații de contact ale angajaților (nume, adresă și număr de telefon)
- detalii de contact de urgență
formulare specifice afacerii
în funcție de afacerea dvs., puteți solicita angajaților să semneze anumite formulare de confirmare atunci când încep să lucreze pentru dvs. Ar trebui să păstrați aceste documente semnate în fiecare fișier de personal angajat pentru păstrare.
iată câteva formulare de confirmare pe care poate fi necesar să le colectați și să le stocați:
- manual angajat
- contracte semnate sau alte acorduri
- modificări de politică
performanța locului de muncă
o secțiune din fișierul angajatului dvs. ar trebui să includă informații despre performanța locului de muncă. Pentru a evalua performanțele angajaților dvs., păstrați următoarele înregistrări pentru fiecare angajat:
- Descrierea postului
- evaluări și recenzii ale performanței
- înregistrări de prezență
- modificări și promoții de locuri de muncă
- informații despre instruire
- avertismente și/sau alte acțiuni disciplinare, dacă este cazul
informații despre separare / încetare
dacă încheiați un angajat sau un angajat părăsește compania dvs., asigurați-vă că păstrați evidența acestuia în dosarul personalului lucrătorului. Dacă dvs. și un angajat faceți parte, stocați următoarele informații în înregistrarea lor:
- interviu de ieșire
- informații de reziliere (de exemplu, motivul pentru care angajatul a plecat sau a fost reziliat)
- ultima zi de angajare
- scrisoare de demisie a angajatului, dacă este cazul
- alte documente de ieșire
informații confidențiale
din nou, unele fișiere ale angajaților sunt confidențiale și trebuie păstrate separat de fișierele principale. Pentru a respecta legile federale, nu păstrați informațiile confidențiale ale angajaților cu fișierul principal al angajatului. În schimb, păstrați înregistrările într-o locație separată și sigură. În acest fel, nu vor ajunge pe mâini greșite.
înregistrările pe care ar trebui să le păstrați confidențiale includ:
- înregistrări de salarizare
- informații despre beneficii
- înregistrări medicale
- Formularul I-9
- alte înregistrări confidențiale diverse
înregistrări de salarizare
înregistrările de salarizare ale angajaților includ orice are legătură cu plata unui angajat. Aceasta poate include:
- rata de plată
- câștiguri suplimentare
- salarii suplimentare, cum ar fi plata bonusurilor și Comisioanele
- Cioturi de plată
- formulare fiscale reținute la sursă (de exemplu, formularul W-4 și Formularul W-4 de stat)
- informații de rambursare a cheltuielilor
- ridica documentația
- perioadele de plată pentru salariile plătite
- istoria salarizare
- popriri salariale
- carduri de timp
- ore lucrate
- rămas timp liber
deoarece înregistrările de salarizare sunt pline de informații personale, păstrați-le separat de alte fișiere ale angajaților.
informații despre beneficii
dacă oferiți beneficii angajaților companiei dvs., trebuie să stocați înregistrările într-un fișier confidențial. Și, trebuie să le păstrați separat de alte fișiere (de exemplu, înregistrări de salarizare).
dacă oferiți beneficii angajaților dvs., stocați următoarele informații în evidența fiecărui angajat:
- informații despre beneficii (de exemplu, sănătate, vedere, stomatologie etc.)
- formulare de înscriere pentru prestații
- formulare de declinare pentru prestații
fișe medicale
Legea americanilor cu dizabilități (ADA) impune ca dosarele medicale ale angajaților să rămână separate de alte înregistrări ale angajaților. Păstrați dosarele medicale ale fiecărui angajat o parte din dosarul principal, inclusiv:
- formulare și cereri din Legea concediului medical de familie (FMLA)
- fișe medicale
- examene medicale
- frunze de absență
- cereri de despăgubire a lucrătorilor
- cereri de invaliditate
- cereri de cazare
- rezultatele testelor de droguri
- înregistrări de vătămare
formularul I-9
formularul i-9, verificarea eligibilității ocupării forței de muncă, este un formular care confirmă angajaților dvs. li se permite legal să lucreze în Statele Unite. Când angajați un angajat, colectați acest formular împreună cu alte documente noi de închiriere, cum ar fi Formularul W-4.
serviciile de cetățenie și Imigrare din SUA (USCIS) vă recomandă să păstrați formularele I-9 separate de fișierul principal și de fișierul confidențial. Stocați toate formularele i-9 ale angajaților dvs. într-un singur fișier, astfel încât să aveți acces ușor la toate în cazul unei inspecții.
diverse înregistrări confidențiale
pe lângă păstrarea fișierelor de mai sus separate de alte documente, poate fi necesar să stocați în mod confidențial alte înregistrări ale angajaților, cum ar fi:
- formulare de depunere directă și informații bancare
- verificări de fond
- înregistrări de Investigații
- înregistrări privind șansele egale ale angajaților (EEO) (de exemplu, formulare de autoidentificare)
de ce trebuie să țineți evidența angajaților?
deci, ce mare scofală e să ții evidența angajaților? Ei bine, în unele cazuri, este cerut de lege. Și în alte cazuri, poate fi bine să aveți doar informațiile la îndemână. Aruncați o privire la câteva motive pentru care păstrarea fișierelor ordonate ale angajaților este atât de importantă.
ajută la luarea deciziilor
angajatorii trebuie să ia decizii precum promoții, măriri și demoțiuni. Având înregistrări ale angajaților, cum ar fi recenzii de performanță, înregistrări de timp și prezență și informații similare, vă ajută să luați aceste decizii mai ușor.
vă menține conform cu legile federale, de stat și locale
vi se cere să respectați anumite reglementări federale, de stat și locale în calitate de proprietar de afaceri. De exemplu, IRS și FLSA vă solicită să păstrați informațiile legate de salarizare pentru o perioadă de timp desemnată.
pentru a respecta legile, păstrați la îndemână informații precum reținerea impozitelor, informațiile despre salarii și alte formulare conexe.
vă organizează înregistrările
în general, trebuie să păstrați înregistrările angajaților pentru a rămâne organizat. Angajații dumneavoastră semn off pe o mulțime de forme diferite în timpul procesului de onboarding și înscriere deschisă.
dacă pierdeți aceste înregistrări, nu mai aveți dovada că angajații dvs. au recunoscut acorduri. Dacă există un proces sau un audit IRS, vă puteți confrunta cu penalități, amenzi și taxe judiciare fără dovada recunoașterii angajaților.
stocarea înregistrărilor angajaților vă ajută să păstrați toate aceste documente frumos și organizat, doar în cazul în care aveți nevoie de ele mai târziu.
cum se organizează fișierul personalului angajat
pentru a organiza și stoca înregistrările personalului angajat, puteți stoca fișiere de hârtie sau aveți înregistrări fără hârtie. Indiferent de modul în care stocați înregistrările, asigurați-vă că acestea sunt sigure (în special înregistrările confidențiale).
păstrați fișierele de hârtie într-o locație sigură, cum ar fi un dulap închis, și limitați cine are acces la copiile pe hârtie. Asigurați-vă că fiecare angajat are propriul fișier, astfel încât să nu amestecați înregistrările. Și, desigur, separați fișierele principale ale angajaților de fișierele confidențiale.
dacă nu sunteți un fan al ideii de stocare a documentelor pe hârtie, puteți merge pe ruta fără hârtie. Păstrați fișierele angajaților fără hârtie scanând și încărcând documente pe hârtie pe un dispozitiv, cum ar fi un computer. Dacă utilizați software de resurse umane, este posibil să puteți stoca în siguranță fișierele angajaților dvs. în cloud și să aveți copii de rezervă automate pentru fișierele dvs.
orice ai face, asigurați-vă că aveți o modalitate de a spate sus fișierele în cazul în care se deteriorează sau pierdut (cred că o inundație sau computerul crashing).
pot angajații să acceseze propriile fișiere?
la un moment dat, angajații dvs. ar putea dori acces la fișierele angajaților lor. Majoritatea statelor au legi specifice cu privire la drepturile legale ale angajatului de a accesa fișierele lor și de a face copii ale documentelor.
în cea mai mare parte, angajaților li se permite accesul la fișierele lor dacă fac o cerere. Verificați Departamentul Muncii al statului dvs. pentru a afla despre cerințele dvs. și despre reguli specifice.
cât timp trebuie să păstrați fișierele angajaților?
prin lege, vi se cere să păstrați fișierele angajaților pentru o anumită perioadă de timp. Durata de timp poate varia în funcție de tipul de înregistrare și de cerințele de evidență a statului dvs. Iată cât timp trebuie de obicei să păstrați fișierele angajaților:
- înregistrări Pre-închiriere: Un an după ce angajați pe cineva este standardul federal (inclusiv candidații pe care nu îi angajați). Multe state vă solicită să păstrați documentația pre-închiriere timp de cel puțin trei ani
- informații de verificare a antecedentelor: un an
- înregistrări de salarizare (de exemplu, salariile plătite): trei ani
- carduri de timp și programe de lucru: doi ani
- informații legate de performanță: un an după ce angajatul părăsește compania
- fișe medicale: trei ani după ce angajatul companie
- înregistrări de beneficii: Trei ani după ce angajatul părăsește compania
- Formularul I-9: trei ani după ce un angajat este angajat sau un an după încheierea angajării, în funcție de care este mai târziu
- documente fiscale privind ocuparea forței de muncă (de exemplu, formularele W-4): patru ani
- înregistrări privind accidentele și vătămările: cinci ani
- înregistrări de separare / reziliere: un an
puteți păstra înregistrări mai mult decât timpul necesar. La urma urmei, nu poți fi niciodată prea atent. De exemplu, trebuie să păstrați evidența salarizării timp de cel puțin trei ani. Dar, le puteți păstra chiar mai mult, dacă doriți.
rețineți că unele dintre intervalele de timp de mai sus pot fi mai lungi sau mai scurte, în funcție de cerințele statului dvs. Verificați cu starea dvs. pentru mai multe informații despre cât timp să păstrați fișierele angajaților.
în căutarea unui mod simplu și sigur de a stoca fișierele angajaților? Patriot ‘ s HR software add – on la salarizarea noastră online este soluția perfectă. Cu Patriot ‘ s HR, puteți păstra toate înregistrările și documentele angajaților dvs. organizate în siguranță online. Și, am menționat că se integrează cu software-ul nostru de salarizare? Încercați atât gratuit astăzi!
acest articol a fost actualizat de la data publicării sale originale din 25 noiembrie 2015.
acest lucru nu este conceput ca consultanță juridică; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.