czy kiedykolwiek czujesz, że nie ma wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby osiągnąć wszystko, co zaplanowałeś poprzedniej nocy? Czy jesteś sfrustrowany, ponieważ wydaje się, że wszystko, co robisz, to praca i nigdy nie spędzasz czasu z rodziną? Wszyscy tam kiedyś byliśmy. Ale jeśli nauczysz się efektywniej wykorzystywać swój czas, będziesz w stanie stać się bardziej produktywnym i zadowolonym ze swojego życia osobistego i zawodowego.
Zapisz, jak spędzasz dzień
jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać swój czas, najpierw musisz określić, jak spędzasz dni. Ile czasu spędzasz na Facebooku, oglądając telewizję lub wpatrując się w otaczające Cię postacie w metrze? Jak długo zajmuje Ci wykonanie zadań, takich jak pisanie posta na blogu lub wysyłanie faktury?
spędź tydzień nagrywając, jak spędzasz każdy dzień, abyś mógł uświadomić sobie, ile czasu jesteś zarówno produktywny, jak i nieproduktywny. Nawet lepiej. Zrób dziennik czasu, który dzieli twoje dni na pół godziny, aby lepiej ilustrować, jak spędzasz czas między włączeniem alarmu rano a położeniem się w łóżku. Po zakończeniu tygodnia sprawdź czasy, które były najbardziej produktywne i czasy, w których możesz być bardziej produktywny.
Due.com ma potężne narzędzie do śledzenia czasu, które może rejestrować czas potrzebny do wykonania zadania. Jest wyposażony w poręczny widget, dzięki czemu można pracować nad innymi zadaniami bez utrzymywania otwartej przeglądarki.
Priorytetyzuj swoje listy rzeczy do zrobienia
listy rzeczy do zrobienia mogą być świetnym sposobem, aby pomóc Ci zapamiętać zadania i zachować porządek, dzięki czemu efektywnie wykorzystasz czas, aby maksymalnie wykorzystać dzień. Jedyną wadą list zadań do wykonania jest to, że można je łatwo załadować wieloma zadaniami, których prawdopodobnie nie dostaniesz w ciągu jednego dnia.
każdego ranka powinieneś przejrzeć swoją listę rzeczy do zrobienia i zidentyfikować dwa lub trzy najważniejsze zadania na dzień. Są to najważniejsze zadania, które należy wykonać przed końcem dnia – jak wypełnienie posta na blogu lub zorganizowanie konferencji telefonicznej z potencjalnym klientem. Po wykonaniu tych zadań możesz rozpocząć pracę nad innymi elementami – nawet jeśli nie jest to aż do jutra. Ale tak długo, jak wykreśliłeś swoje najważniejsze zadania, miałeś już owocny dzień.
Powiedz ” nie „
chęć zadowolenia wszystkich wydaje się w teorii świetnym pomysłem, ale muszą być chwile, kiedy po prostu musisz powiedzieć „nie”. Biorąc na zbyt wiele uniemożliwia uzyskanie swoje najważniejsze zadania realizowane. Na przykład, jeśli jesteś projektantem stron internetowych freelancer, możesz początkowo przyjmować wiele zadań. Ale szybko nauczysz się, że nie masz czasu na zbudowanie pięciu stron internetowych w tym samym czasie. Twój czas jest cenny, a powiedzenie ” nie ” pomoże Ci efektywniej wykorzystać swój czas.
pamiętaj, nie musisz chamstwa Jeśli uprzejmie wyjaśnisz, że nie masz czasu na nowy projekt lub rozwiązujesz problem na stronie internetowej, osoba pytająca powinna to zrozumieć. Jeśli wiesz, że masz dla nich czas w późniejszym terminie, mogą zdecydować się poczekać, aż będziesz dostępny.
zadania w przypadku awarii
to zupełnie normalne i zrozumiałe, że przytłaczasz się, gdy patrzysz na pełne obciążenie pracą. Zrób krok do tyłu, oddychaj i przełóż te zadania. Zamiast martwić się o dwadzieścia artykułów, które musisz skomponować, popracuj nad pilnym artykułem. Kiedy to zrobisz, przejdź do następnego. Innymi słowy, krok po kroku.
pamiętaj, że kiedy zaczniesz rozkładać zadania, musisz uświadomić sobie, czym możesz zarządzać, a czym nie. Jeśli zostaniesz poproszony o napisanie tych dwudziestu artykułów w ciągu dwóch dni, być może będziesz musiał poprosić o przedłużenie lub odrzucić kilka – pamiętaj, czasami musisz powiedzieć ” nie.”Możesz też wypróbować narzędzia do zarządzania czasem-takie jak Todoist, które mogą być również używane do tworzenia list zadań-aby pomóc w zarządzaniu projektami.
skup się na jednej rzeczy na raz
badania dowiodły, że wielozadaniowość nie działa. W rzeczywistości tracisz do 40% swojej produktywności dzięki wielozadaniowości. Znowu, zamiast żonglować piętnastoma rzeczami na raz, skup się na tym na raz.
jeśli nadal masz problemy z rozpoczęciem pracy na jednym zadaniu, daj technice Pomodoro zakręt. W skrócie, technika ta rozbija zadania na interwały. Możesz poświęcić trzydzieści minut na napisanie artykułu, a następnie zrobić pięciominutową przerwę. Po przerwie kontynuujesz pisanie przez trzydzieści minut. Zdziwiłbyś się, ile jeszcze uda ci się osiągnąć dzięki tej metodzie. Skupienie się na jednym zadaniu na raz i robienie przerw pomaga efektywniej wykorzystać swój czas.
zadania wsadowe
różne zadania obejmują różne rodzaje myślenia. Dlatego należy wsadzić podobne zadania razem. Załóżmy, że jesteś odpowiedzialny za kampanię content marketingową. Musisz wypełnić trzy artykuły, film instruktażowy i infografikę. Bardziej sensowne może być odcięcie artykułów przed przejściem do wideo lub wykresu. Osobiście, jeśli przesyłam wiele artykułów, napiszę je najpierw w google Doc, a następnie prześlę każdy z nich na WordPress w tym samym czasie. Zamiast łamać mój przepływ pisania, uzupełniam artykuły, a następnie wykonuję całą edycję, formatowanie i wstawianie obrazów w WordPress.
Wsadza swoje e-maile tak, że przechodzi tylko przez swoją skrzynkę odbiorczą w zaplanowanych godzinach w ciągu dnia. Pozwala mu to pozostać na górze swojej skrzynki odbiorczej, dzięki czemu nie musi sprawdzać swoich e-maili wieczorami.
unikaj rozpraszania uwagi
małe zakłócenia mogą oderwać cię od bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Możesz pomyśleć, że ignorowanie przychodzącego połączenia telefonicznego, SMS-a, Powiadomienia na Facebooku lub wiadomości błyskawicznej jest niegrzeczne lub nieprofesjonalne. Ale są to częste rozrywki, które mogą pochłonąć cenny czas. O ile nie jest to nagły wypadek, powinieneś blokować te zakłócenia w miarę możliwości podczas pracy.
jeśli nie musisz mieć siły woli, zawsze możesz przełączyć telefon w tryb samolotowy lub użyć narzędzia takiego jak RescueTime lub KeepMeOut.
Zaplanuj powtarzające się spotkania i zadania
dzięki tak wielu narzędziom, które są łatwo dostępne, możesz łatwo zaplanować powtarzające się spotkania i zadania. Powiedzmy, że masz comiesięczny telefon z członkami zespołu lub klientami. Przypomni Ci się, jeśli umieścisz to spotkanie w Kalendarzu Google. Nieważne, przynajmniej wiesz, że masz umówione spotkanie.
możesz użyć Hootsuite, aby zaplanować posty w mediach społecznościowych przez cały tydzień, MailChimp, aby wysłać comiesięczny biuletyn, a nawet Due.com fakturowanie stałych klientów. Planowanie tych zadań uwalnia cię od robienia ich codziennie lub co tydzień. Oznacza to, że masz czas, aby skupić swoją energię gdzie indziej.
na koniec nie zapomnij dodać trochę czasu dla siebie. Niezależnie od tego, czy jest to tylko pięć minut na mediację, godzina treningu, czy comiesięczna noc z przyjaciółmi lub rodziną, potrzebujesz czasu, aby oczyścić umysł i cieszyć się sobą, czy po prostu się wypalisz.