Email – uno strumento di comunicazione web semplice e potente. Eppure, può essere molto confuso, specialmente quando si tratta di destinatari di posta sconosciuti o esterni. Vai con nome e cognome o nome? Si dovrebbe riconoscere titoli o anzianità? E per quanto riguarda i nomi unisex-vai con un signor o una signora? Che dire del contesto nazionale e della cultura organizzativa?
Un anno fa, ho condiviso una guida rapida per inviare email a destinatari sconosciuti ed esterni sulla mia pagina LinkedIn. Oltre 40.000 visualizzazioni e molte domande più tardi, è diventato chiaro che le informazioni sul galateo e-mail è ancora molto essenziale, soprattutto nel mondo digitale di oggi, dove spendiamo una fetta enorme del nostro tempo e la vita online. Qui di seguito, ho rimpolpare alcuni dei miei punti iniziali per quelli di noi che possono avere domande.
Neutralità di genere
Se non conosci il sesso del destinatario, rimani neutrale. Basta usare “Caro nome, cognome”. Soprattutto quando si opera in un ambiente multiculturale e non si può dire il genere dietro ogni singolo nome.
Email formali/ufficiali
Se devi assolutamente essere formale – ad esempio, se stai redigendo un’email di lavoro o comunicando con un cliente – segui il buon vecchio “Caro Signore/signora”. E ‘ meno personale, ma anche meno problemi – soprattutto quando si lavora in un contesto africano.
Thread di posta elettronica
A volte una e-mail porta a cinque porta a venti. Per uno scambio di email in corso, si noti che è tutta una questione di danza. Uno conduce e l’altro segue. Per il tuo primo messaggio e – mail, segui un saluto neutro o formale, quindi osserva come risponde il tuo destinatario:
– Se il destinatario risponde alla tua prima e-mail con “Solo nome” nella loro firma dopo aver usato “Caro nome, Cognome” per indirizzarli, puoi seguire il loro esempio e indirizzarli con “Solo nome caro” nella tua prossima e-mail.
– Al contrario, se rimangono formali in tutto, fare lo stesso e se non si scopre il loro genere, si consiglia di essere genere neutro pure.
Reciprocità
In caso di dubbio, basta ricambiare in natura. E.g se rispondono continuamente a tutte le tue e – mail con “Cara signora” – anche dopo aver firmato solo con il tuo nome – allora rispondi con “Caro Signore” o “Cara signora” o “Caro Signore/Signora” – a seconda di quale si adatta a seconda se conosci il loro genere.
Going Generic
Se si utilizza “A chi può interessare” – assicurarsi che si sta inviando un’email da un non-personale, aziendale o indirizzo e-mail generico ad es. [email protected]. In ogni altro caso, sarebbe utile fare un po ‘ di ricerca per scoprire il nome o il titolo di chi si dovrebbe affrontare ad es. Caro Direttore di reclutamento.
Nomi unisex
Non dare mai per scontato che un destinatario sia maschio, femmina o entrambi. Se non siete sicuri di genere, rimanere neutrale utilizzando “Caro nome, Cognome”.
(Un)Sposato?
Se sai che stai inviando un’email a una donna, segui “Ms. Last Name” – copre sia gli sposati (Mrs.) che i non sposati (Miss). Per gli uomini, questo conta meno; vanno con ‘Mr’ indipendentemente dal loro stato di matrimonio.
Errori di battitura
Per quanto possibile, assicurati di scrivere correttamente il nome e/o il titolo del destinatario. Le prime impressioni contano e alcune persone possono essere molto sensibili circa l’ortografia del loro nome (soprattutto considerando che può significare cose diverse in diverse lingue). Doppio controllo per errori di battitura prima di colpire ‘invia’; in nessun caso è” Caro nome o cognome ” va bene. Soprattutto non dopo più scambi di posta elettronica. E sì, questo è successo.
Hai i tuoi consigli su email etiquette – o storie dell’orrore? Condividi nella sezione commenti qui sotto.
Jemila Abdulai è il direttore creativo, il direttore e fondatore del pluripremiato sito web Circumspecte.com. Una media e internazionali per lo sviluppo professionale ed economista di formazione, che combina il suo business, di comunicazione e di project management, con la sua forte passione per l’Africa. Oltre a scrivere e leggere, le piacciono i viaggi, la cucina globale, i film e il buon design.