8 tipp az e-mail etiketthez: ismeretlen címzettek megszólítása

E-Mail-egy egyszerű és hatékony webes kommunikációs eszköz. Ennek ellenére nagyon zavaró lehet, különösen akkor, ha ismeretlen vagy külső e-mail címzettekkel foglalkozik. Teljes névvel vagy keresztnévvel megy? El kell ismernie a címeket vagy a szolgálati időt? És mi a helyzet az unisex nevekkel – MR vagy Ms? Mi a helyzet az ország kontextusával és a szervezeti kultúrával?

egy évvel ezelőtt megosztottam egy gyors útmutatót az ismeretlen és külső címzettek e-mailezéséről a LinkedIn oldalamon. Több mint 40 000 megtekintés és sok kérdés később világossá vált, hogy az e-mail etikettre vonatkozó információk továbbra is nagyon fontosak, különösen a mai digitális világban, ahol időnk és életünk nagy részét online töltjük. Az alábbiakban néhány kezdeti pontot ismertetek azok számára, akiknek kérdései lehetnek.

 egy férfi ül egy társalgóban, hogy dolgozzon ki egy munka e-mailt a laptopján.

nemi semlegesség

ha nem tudja a címzett nemét, maradjon semleges. Csak használja a “kedves Keresztnév, Vezetéknév”szót. Különösen akkor, ha multikulturális környezetben működik, és nem tudja megmondani a nemet minden egyes név mögött.

hivatalos/hivatalos e – mailek

ha feltétlenül formálisnak kell lennie – például, ha munkahelyi e-mailt készít vagy ügyféllel kommunikál-ragaszkodjon a jó öreg “Kedves Uram/Asszonyom” – hoz. Ez kevésbé személyes, hanem kevesebb szóváltás – különösen, ha dolgozik egy afrikai kontextusban.

e-mail szálak

néha egy e-mail vezet öt vezet húsz. Egy folyamatos e-mail csere, vegye figyelembe, hogy ez az egész a tánc. Az egyik vezet, a másik követi. Az első e – mail üzenethez ragaszkodjon semleges vagy hivatalos üdvözlethez, majd figyelje meg, hogyan reagál a címzett:

– ha a címzett az első e-mailjére “csak Keresztnév” felirattal válaszol az aláírásában, miután a “kedves Keresztnév, Vezetéknév” – et használta a megszólításhoz, követheti a vezetésüket, és a következő e-mailben “csak kedves Keresztnév” – vel címezheti őket.

– ha nem biztos benne/kényelmetlen a fentiekkel kapcsolatban, maradjon hivatalos, és várjon, amíg legalább két e-mailt kap tőlük, ahol az aláírásukban “csak keresztnevet” használnak, majd a következő e-mailben “csak kedves keresztnévvel” címezzék őket.

– ezzel szemben, ha végig formálisak maradnak, tegye ugyanezt, és hacsak nem találja meg a nemüket, érdemes lehet nemi szempontból semleges is lenni.

viszonosság

kétség esetén csak viszonozni természetbeni. E.g ha folyamatosan válaszolnak minden e – mailjére “kedves Asszonyom” – még akkor is, ha csak a keresztnevével jelentkezik be–, akkor válaszoljon “Kedves Uram” vagy “kedves Asszonyom” vagy “Kedves Uram/Asszonyom” – bármelyik illik attól függően, hogy ismeri-e a nemüket.

Általános

ha “kinek érintheti” – győződjön meg róla, hogy nem személyes, üzleti vagy általános e-mail címről küld e-mailt, pl. [email protected]. bármely más esetben hasznos lenne egy kis kutatást végezni annak érdekében, hogy megtudja annak a nevét vagy címét, akivel foglalkoznia kell, pl. Kedves Toborzási Menedzser.

Unisex nevek

soha ne feltételezzük, hogy a címzett férfi, nő vagy mindkettő. Ha nem biztos a nemében, maradjon semleges a “kedves Keresztnév, Vezetéknév”használatával.

(Un)Házas?

ha tudod, hogy e – mailt küldesz egy nőnek, ragaszkodj az “MS.Last Name” – hez-mind a házas (Mrs.), mind a nem házas (Miss). Férfiaknak, ez kevésbé számít; házassági állapotuktól függetlenül ‘Mr’ – vel járnak.

elírás

amennyire csak lehetséges, győződjön meg róla, hogy helyesen írja be a címzett nevét és/vagy címét. Az első benyomás számít, és egyesek nagyon érzékenyek lehetnek a nevük helyesírására (különösen figyelembe véve, hogy ez különböző nyelveken különböző dolgokat jelenthet). Ellenőrizze még egyszer a helyesírási hibákat, mielőtt a “Küldés” gombra kattint; semmilyen körülmények között nem rendben van a “kedves keresztnév vagy vezetéknév”. Különösen nem több e-mail csere után. És igen, ez történt.

megvan a saját tippeket e – mail etikett-vagy horror történetek? Ossza meg az alábbi megjegyzés részben.

Jemila Abdulai a díjnyertes weboldal kreatív igazgatója, szerkesztője és alapítója Circumspecte.com média-és nemzetközi fejlesztési szakember és közgazdász képzéssel ötvözi üzleti, kommunikációs és projektmenedzsment szakértelmét Afrika iránti erős szenvedélyével. Az írás és az olvasás mellett élvezi az utazást, a globális konyhát, a filmeket és a jó dizájnt.

Leave a Reply

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.