E-Mail-jednoduchý a výkonný nástroj pro webovou komunikaci. A přesto to může být velmi matoucí, zejména při jednání s neznámými nebo externími příjemci pošty. Jdete s celým jménem nebo křestním jménem? Měli byste uznat tituly nebo seniority? A co unisexová jména-chodíte s panem nebo paní? A co kontext země a kultura organizace?
před rokem jsem sdílel rychlý průvodce e-mailem neznámým a externím příjemcům na mé stránce LinkedIn. Více než 40 000 zhlédnutí a mnoho otázek později vyšlo najevo, že informace o e-mailové etiketě jsou stále velmi důležité, zejména v dnešním digitálním světě, kde trávíme obrovský kus našeho času a života online. Níže, uvádím některé ze svých počátečních bodů pro ty z nás, kteří mohou mít otázky.
genderová neutralita
pokud neznáte pohlaví příjemce, zůstaňte neutrální. Stačí použít „drahé jméno, příjmení“. Zvláště když pracujete v multikulturním prostředí a nedokážete rozeznat pohlaví za každým jednotlivým jménem.
formální / oficiální e-maily
pokud musíte být absolutně formální – například pokud připravujete pracovní e – mail nebo komunikujete s klientem-držte se dobrého „Vážený pane/Madam“. Je to méně osobní, ale také méně potíží-zejména při práci v africkém kontextu.
e-mailová vlákna
někdy jeden e-mail vede k pěti vede k dvaceti. Pro probíhající výměnu e-mailů, všimněte si, že je to všechno o tanci. Jeden vede a druhý následuje. Pro vaši první e-mailovou zprávu se držte neutrálního nebo formálního pozdravu a sledujte, jak váš příjemce reaguje:
– pokud příjemce odpoví na váš první e-mail s „pouze křestním jménem“ v jejich podpisu poté, co jste použili „drahé křestní jméno, příjmení“, abyste je oslovili, můžete je následovat a v dalším e-mailu je oslovit „pouze váženým křestním jménem“.
– pokud si nejste jisti / nepohodlní s výše uvedeným, zůstaňte formální a počkejte, až od nich obdržíte alespoň dva e-maily, kde ve svém podpisu používají „pouze křestní jméno“, a poté je v dalším e-mailu oslovte „pouze křestní jméno“.
– naopak, pokud zůstanou formální po celou dobu, udělejte totéž a pokud nezjistíte jejich pohlaví, možná budete chtít být také genderově neutrální.
reciprocita
v případě pochybností jen reciproční v naturáliích. E.g pokud neustále reagují na všechny vaše e-maily „Vážená paní“ – i poté, co se odhlásíte pouze svým křestním jménem-pak odpovězte „Vážený pane“ nebo „Vážená paní“ nebo „Vážený pane / Madam“ – podle toho, co se hodí v závislosti na tom, zda znáte jejich pohlaví.
jít Generic
pokud používáte „komu se to může týkat – – ujistěte se, že posíláte e-maily z neosobní, obchodní nebo obecné e-mailové adresy, např. [email protected], v každém jiném případě by bylo užitečné udělat trochu výzkumu, abyste zjistili jméno nebo název toho, koho byste měli řešit, např. Vážený Náborový Manažer.
Unisex jména
nikdy nepředpokládejte, že příjemcem je muž, žena nebo obojí. Pokud si nejste jisti pohlavím, zůstaňte neutrální pomocí „drahé křestní jméno, příjmení“.
(Ne)Ženatý?
pokud víte, že posíláte e – mail ženě, držte se „paní příjmení“ – vztahuje se jak na vdané (paní), tak na svobodné (slečna). Pro muže, na tom záleží méně; jdou s „panem“ bez ohledu na jejich manželský stav.
překlepy
pokud je to možné, ujistěte se, že správně hláskujete jméno a/nebo název příjemce. První dojmy se počítají a někteří lidé mohou být velmi citliví na pravopis svého jména (zejména s ohledem na to, že to může znamenat různé věci v různých jazycích). Před zasíláním „odeslat“ zkontrolujte překlepy; za žádných okolností není“ drahé křestní jméno nebo příjmení “ v pořádku. Zvláště ne po několika výměnách e-mailů. A ano, stalo se to.
máte vlastní tipy na e-mailovou etiketu – nebo hororové příběhy? Sdílejte v sekci komentářů níže.
Jemila Abdulai je kreativní ředitelkou, editorkou a zakladatelkou oceněného webu Circumspecte.com, mediální a Mezinárodní rozvojový profesionál a ekonom školením kombinuje své obchodní, komunikační a projektové řízení se svou silnou vášní pro Afriku. Kromě psaní a čtení, ráda cestuje, globální kuchyně, filmy, a dobrý design.