Email – un outil de communication web simple et puissant. Et pourtant, cela peut être très déroutant, en particulier lorsqu’il s’agit de destinataires de courrier inconnus ou externes. Allez-vous avec nom complet ou prénom? Devez-vous reconnaître des titres ou de l’ancienneté? Et qu’en est-il des noms unisexes – allez-vous avec un Mr ou un Ms? Qu’en est-il du contexte national et de la culture organisationnelle ?
Il y a un an, j’ai partagé un guide rapide pour envoyer des courriels à des destinataires inconnus et externes sur ma page LinkedIn. Plus de 40 000 vues et de nombreuses questions plus tard, il est devenu clair que les informations sur l’étiquette des e-mails sont toujours très essentielles, en particulier dans le monde numérique d’aujourd’hui où nous passons une grande partie de notre temps et de notre vie en ligne. Ci-dessous, j’approfondis certains de mes premiers points pour ceux d’entre nous qui peuvent avoir des questions.
Neutralité de genre
Si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, restez neutre. Utilisez simplement « Cher Prénom, Nom de famille ». Surtout lorsque vous évoluez dans un environnement multiculturel et que vous ne pouvez pas indiquer le sexe derrière chaque nom.
E–mails formels / officiels
Si vous devez absolument être formel – par exemple, si vous rédigez un e-mail professionnel ou communiquez avec un client – respectez le bon vieux « Cher Monsieur / Madame ». C’est moins personnel, mais aussi moins de tracas – surtout lorsque vous travaillez dans un contexte africain.
Fils de discussion
Parfois, un e-mail mène à cinq mène à vingt. Pour un échange d’e-mails en cours, notez qu’il s’agit de la danse. L’un mène et l’autre suit. Pour votre premier e-mail, respectez une salutation neutre ou formelle, puis observez comment votre destinataire répond:
– Si le destinataire répond à votre premier e-mail avec « Prénom uniquement » dans sa signature après avoir utilisé « Cher Prénom, Nom de famille » pour s’adresser à lui, vous pouvez suivre leur exemple et leur adresser avec « Cher Prénom uniquement » dans votre prochain e-mail.
– Inversement, s’ils restent formels tout au long, faites de même et à moins que vous ne découvriez leur sexe, vous voudrez peut-être également être neutre.
Réciprocité
En cas de doute, il suffit de rendre la pareille en nature. E.g s’ils répondent continuellement à tous vos courriels par « Chère Madame » – même après que vous ayez signé avec votre prénom uniquement –, répondez par « Cher Monsieur » ou « Chère Madame » ou « Cher Monsieur / Madame » – selon ce qui convient selon que vous connaissez leur sexe.
Devenir générique
Si vous utilisez « À qui cela peut concerner– – assurez-vous d’envoyer un courriel à partir d’une adresse électronique non personnelle, professionnelle ou générique, par exemple. [email protected] . Dans tout autre cas, il serait utile de faire un peu de recherche pour connaître le nom ou le titre de qui vous devriez vous adresser, par exemple. Cher Directeur du Recrutement.
Noms unisexes
Ne présumez jamais qu’un destinataire est un homme, une femme ou les deux. Si vous n’êtes pas sûr du sexe, restez neutre en utilisant « Cher Prénom, Nom de famille ».
(Non) Marié?
Si vous savez que vous envoyez un courriel à une femme, tenez–vous-en au « Nom de famille de Mme » – il couvre à la fois le marié (Mme) et le célibataire (Mlle). Pour les hommes, cela compte moins; ils vont avec « Mr » quel que soit leur statut de mariage.
Fautes de frappe
Autant que possible, assurez-vous d’épeler correctement le nom et/ ou le titre de votre destinataire. Les premières impressions comptent et certaines personnes peuvent être très sensibles à l’orthographe de leur nom (d’autant plus que cela peut signifier différentes choses dans différentes langues). Vérifiez les fautes de frappe avant d’appuyer sur « envoyer »; en aucun cas, « Cher Prénom OU Nom de famille » ne convient. Surtout pas après plusieurs échanges d’e-mails. Et oui, c’est arrivé.
Vous avez vos propres conseils sur l’étiquette des e-mails – ou des histoires d’horreur? Partagez dans la section des commentaires ci-dessous.
Jemila Abdulai est directrice de la création, rédactrice en chef et fondatrice du site Web primé Circumspecte.com . Professionnelle des médias et du développement international et économiste de formation, elle allie son expertise en affaires, communication et gestion de projets à sa passion pour l’Afrique. En plus d’écrire et de lire, elle aime les voyages, la cuisine mondiale, les films et le bon design.