Correo electrónico: una herramienta de comunicación web sencilla y potente. Y, sin embargo, puede ser muy confuso, especialmente cuando se trata de destinatarios de correo desconocidos o externos. ¿Vas con nombre completo o nombre de pila? ¿Debe reconocer títulos o antigüedad? ¿Y qué hay de los nombres unisex? ¿Vas con Mr o Ms? ¿Qué pasa con el contexto del país y la cultura de la organización?
Hace un año, compartí una guía rápida para enviar correos electrónicos a destinatarios desconocidos y externos en mi página de LinkedIn. Más de 40,000 visitas y muchas preguntas más tarde, quedó claro que la información sobre la etiqueta del correo electrónico sigue siendo muy esencial, especialmente en el mundo digital de hoy en día, donde pasamos una gran parte de nuestro tiempo y vidas en línea. A continuación, explico algunos de mis puntos iniciales para aquellos de nosotros que puedan tener preguntas.
Neutralidad de género
Si no conoces el género del destinatario, mantente neutral. Solo usa «Querido Nombre, Apellido». Especialmente cuando se opera en un entorno multicultural y no se puede saber el género detrás de cada nombre.
Correos electrónicos formales/Oficiales
Si debe ser absolutamente formal, por ejemplo, si está redactando un correo electrónico de trabajo o comunicándose con un cliente, siga con el «Querido Señor/Señora». Es menos personal, pero también menos complicado, especialmente cuando se trabaja en un contexto africano.
Hilos de correo electrónico
A veces, un correo electrónico conduce a cinco clientes potenciales a veinte. Para un intercambio de correo electrónico continuo, ten en cuenta que todo se trata del baile. Uno lidera y el otro sigue. Para tu primer mensaje de correo electrónico, sigue con un saludo neutral o formal, luego observa cómo responde tu destinatario:
– Si el destinatario responde a tu primer correo electrónico con» Solo Nombre » en su firma después de que usaras «Estimado Nombre, Apellido» para dirigirte a él, puedes seguir su ejemplo y dirigirte a él con «Solo Nombre Estimado» en tu próximo correo electrónico.
– Si no está seguro/incómodo con lo anterior, manténgase formal y espere hasta recibir al menos dos correos electrónicos de ellos donde usen «Solo su nombre» en su firma y luego dirígase a ellos con «Solo su querido nombre» en su próximo correo electrónico.
– Por el contrario, si se mantienen formales durante todo el proceso, hagan lo mismo y, a menos que averigüen su género, es posible que también deseen ser neutrales en cuanto al género.
Reciprocidad
En caso de duda, solo reciprocidad en especie. E.g si responden continuamente a todos sus correos electrónicos con «Querida Señora», incluso después de que usted firme solo con su nombre de pila, entonces responda con» Querido Señor «o» Querida Señora «o» Querido Señor/Señora», lo que corresponda dependiendo de si conoce su género.
Going Generic
Si está utilizando «A quién le puede interesar», asegúrese de enviar un correo electrónico desde una dirección de correo electrónico no personal, comercial o genérica, por ejemplo. [email protected]. En cualquier otro caso, sería útil hacer un poco de investigación para averiguar el nombre o título del que se deberían abordar, por ejemplo. Estimado Gerente de Reclutamiento.
Nombres unisex
Nunca asuma que un destinatario es hombre, mujer o ambos. Si no está seguro del género, manténgase neutral usando «Querido Nombre, Apellido».
(No)Casado?
Si sabe que está enviando un correo electrónico a una mujer, siga con «Sra. Apellido»: cubre tanto a la casada (Sra.) como a la soltera (Señorita). Para los hombres, esto importa menos; van con’ Mr ‘ independientemente de su estado civil.
Errores tipográficos
En la medida de lo posible, asegúrese de escribir correctamente el nombre y/o el título de su destinatario. Las primeras impresiones cuentan y algunas personas pueden ser muy sensibles a la ortografía de su nombre (especialmente teniendo en cuenta que puede significar cosas diferentes en diferentes idiomas). Verifique dos veces los errores tipográficos antes de presionar ‘enviar’; bajo ninguna circunstancia está bien «Querido Nombre O Apellido». Especialmente no después de múltiples intercambios de correo electrónico. Y sí, esto sucedió.
¿Tienes tus propios consejos sobre etiqueta de correo electrónico o historias de terror? Comparte en la sección de comentarios a continuación.
Jemila Abdulai es la directora creativa, editora y fundadora del galardonado sitio web Circumspecte.com. Profesional de medios de comunicación y desarrollo internacional y economista de formación, combina su experiencia en negocios, comunicaciones y gestión de proyectos con su fuerte pasión por África. Además de escribir y leer, le gustan los viajes, la cocina global, las películas y el buen diseño.