e – mail-un instrument simplu și puternic de comunicare web. Și totuși, poate fi foarte confuz, mai ales atunci când aveți de-a face cu destinatari necunoscuți sau externi. Te duci cu numele complet sau prenumele? Ar trebui să recunoașteți titlurile sau vechimea? Și cum rămâne cu numele unisex – mergeți cu un domn sau Ms? Cum rămâne cu contextul țării și cultura organizației?
acum un an, am împărtășit un ghid rapid pentru trimiterea de e-mailuri către destinatari necunoscuți și externi pe pagina mea LinkedIn. Peste 40.000 de vizualizări și multe întrebări mai târziu, a devenit clar că informațiile despre eticheta e-mailului sunt încă foarte esențiale, mai ales în lumea digitală de astăzi, unde petrecem o mare parte din timpul și viața noastră online. Mai jos, am concretiza unele dintre punctele mele inițiale pentru aceia dintre noi care ar putea avea întrebări.
neutralitatea de gen
dacă nu cunoașteți sexul destinatarului, rămâneți neutru. Folosiți doar „dragă prenume, prenume”. Mai ales când operezi într-un mediu multicultural și nu poți spune genul din spatele fiecărui nume.
e – mailuri oficiale/oficiale
dacă trebuie să fiți absolut formal – de exemplu, dacă redactați un e-mail de lucru sau comunicați cu un client-stick cu bunul „Stimate domn/doamnă”. Este mai puțin personal, dar și mai puțin hassle – mai ales atunci când lucrați într-un context African.
fire de e-mail
uneori, un e-mail duce la cinci duce la douăzeci. Pentru un schimb de e-mail în curs de desfășurare, rețineți că este vorba despre dans. Unul conduce și celălalt urmează. Pentru primul dvs. mesaj de e – mail, rămâneți cu un salut neutru sau formal, apoi observați cum răspunde destinatarul:
– dacă destinatarul răspunde la primul dvs. e-mail cu „numai prenumele” în semnătura lor după ce ați folosit „dragă prenume, Prenume” Pentru a le Adresa, puteți urma exemplul lor și adresați-le cu „numai prenumele dragă” în următorul dvs. e-mail.
– dacă nu sunteți sigur/inconfortabil cu cele de mai sus, rămâneți formal și așteptați până când primiți cel puțin două e-mailuri de la ei, unde folosesc „numai prenumele” în semnătura lor și apoi adresați-le prin „numai prenumele dragă” în următorul dvs. e-mail.
– în schimb, dacă rămân formale pe tot parcursul, faceți același lucru și, dacă nu aflați sexul lor, poate doriți să fiți și neutru din punct de vedere al genului.
reciprocitate
în caz de îndoială, doar reciprocitate în natură. E.g dacă răspund continuu la toate e – mailurile dvs. cu „Dragă doamnă” – chiar și după ce vă deconectați doar cu prenumele dvs. – atunci răspundeți cu „Dragă domnule” sau „Dragă doamnă” sau „Dragă domnule/doamnă” – oricare dintre acestea se potrivește în funcție de dacă le cunoașteți sexul.
merge Generic
dacă utilizați „la care se poate referi” – asigurați-vă că sunt email-uri de la o adresă de e-mail non-personale, de afaceri sau generice de ex. [email protected]. în orice alt caz, ar fi util să faceți un pic de cercetare pentru a afla numele sau titlul cui ar trebui să vă adresați, de ex. Stimate Manager De Recrutare.
numele Unisex
nu presupun niciodată că un destinatar este bărbat, femeie sau ambele. Dacă nu sunteți sigur de sex, rămâneți neutru folosind „dragă prenume, prenume”.
(Ne)Căsătorit?
dacă știți că trimiteți un e – mail unei femei, rămâneți cu „doamna nume de familie” – acoperă atât cei căsătoriți (Doamna), cât și cei necăsătoriți (domnișoara). Pentru bărbați, acest lucru contează mai puțin; ei merg cu ‘ Mr ‘ indiferent de statutul lor de căsătorie.
Typos
pe cât posibil, asigurați-vă că scrieți corect numele și/sau titlul destinatarului. Primele impresii contează și unii oameni pot fi foarte sensibili la ortografia numelui lor (mai ales având în vedere că poate însemna lucruri diferite în diferite limbi). Verificați de două ori greșelile de scriere înainte de a lovi „trimite”; în nici un caz nu este „dragă prenume sau Prenume” bine. Mai ales nu după mai multe schimburi de e-mail. Și da, acest lucru sa întâmplat.
ai propriile sfaturi despre eticheta e – mailului-sau povești de groază? Distribuiți în secțiunea de comentarii de mai jos.
Jemila Abdulai este directorul creativ, editorul și fondatorul site-ului premiat Circumspecte.com. un profesionist în media și Dezvoltare Internațională și economist prin formare, ea combină expertiza ei în afaceri, comunicații și management de proiect cu pasiunea ei puternică pentru Africa. Pe lângă scris și citit, îi place călătoriile, bucătăria globală, filmele și designul bun.