vállalkozása felismerte a papírmentesség minden előnyét: földbarát, dokumentumai néhány billentyűleütéssel kereshetők, irodája pedig zavartalan. Ez minden, nem igaz?
rossz.
ha úgy gondolja, hogy a papírmentesség csak ennyit képes megtenni az Ön számára, akkor valószínűleg nem használja ki a fájlok metaadatait.
mi a metaadat?
a metaadatok a dokumentumokra vonatkozó adatok, nem pedig a dokumentumokban található adatok. Ez az, ami mindent kereshetővé tesz, de ennél sokkal többet tehet a munkafolyamatért. Ez az információ, amely segít a fájlok osztályozásában és rendezésében, általában láthatatlan, kivéve, ha egy informatikai szakember keresi. A metaadatok mélyebb megértésével-mit csinál — hogyan készül, és hogyan lehet optimalizálni-kihasználhatja azt üzleti folyamatainak javítása érdekében.
miért számít ez?
a Google kényelmessé tette a világot a kereséssel. A vállalat által a dokumentumkezeléshez használt kereshető adatbázis már kihasználja a fájlok metaadatait, függetlenül attól, hogy megérti-e vagy sem, de még mindig érdemes megérteni. Itt van miért:
dokumentum osztályozás
kézzel végzett, a dokumentumok kiszolgálón vagy adatbázisban történő mentése megköveteli, hogy a felhasználó nyomon kövesse az adott mappát vagy almappát, amelyben az új dokumentum él. Ez időt vesz igénybe, és minél nagyobb és hierarchikusabb az adatbázis, annál hosszabb és zavarosabb lesz. Ez csökkenti a termelékenységet.
a metaadat — protokollok automatikusan osztályozási címkét vagy azonosítót adhatnak minden új dokumentumnak az előre kiválasztott paraméterek alapján, amint létrehozták-szerző, a létrehozás ideje vagy dátuma, kulcsszavak stb.alapján. Az ilyen fájlok mentésekor automatikusan mentésre kerülnek a metaadat-jelölők által előre meghatározott helyeken.
az adatmegosztás jobbá vált
a fájl keresésekor ez a könnyebb hozzáférés nem csak a dokumentum szerzőjére korlátozódik. Az időtől és tértől függetlenül történő együttműködés a papírmentes, felhőalapú átmenet nyilvánvaló előnye, és a jó metaadat-felhasználás ezt sokkal könnyebbé teszi. A jól részletezett leírásokkal és a megfelelő kategorikus címkékkel a csoportokkal vagy ügyfelekkel megosztandó dokumentumok végtelenül megkönnyítik az együttműködők számára is, drámaian javítva a munkafolyamatot.
jobb elszámoltathatóság
a metaadatok egy adott fájl vagy dokumentum előzményeire vonatkozó információkat is tartalmaznak. Itt megtalálja a rajta végrehajtott változtatások nyomát, a felhasználókat, akik hozzáférést kaptak hozzá, és azokat a felhasználókat, akik ténylegesen hozzáfértek hozzá, többek között. A digitális dokumentumok életciklusának részletes nyomon követése megkönnyíti a jövőbeni auditálást, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az erősen szabályozott iparágakban megfeleljen.
kulcsszavak hozzáadása
miután megértette, hogyan kell használni a metaadatokat, elkezdheti kulcsszavak hozzáadását a dokumentumokhoz, amelyek minden fájlt végtelenül könnyebben megtalálnak. Ha kulcsszavakat rendel különböző dokumentumokhoz és dokumentumosztályokhoz, másodpercek alatt megtalálhatja őket.
Tanítsd meg a csapatodat
ne csak mondd el a csapatodnak, hogy a metaadatok fontosak, hanem mutasd meg nekik, hogyan javíthatja teljesítményüket, nem csak egy absztrakció. Az új információk és alkalmazások megjelenésekor tartott rendszeres tréningek fontosak minden informatikai eszköz számára, de az előnyök felértékelődnek, ha mindenki jó metaadatokat készít és használ.
Craft sound, konzisztens politika
a konzisztencia kulcsfontosságú minden hatékony metaadat-irányelvhez. Győződjön meg arról, hogy az egész csapat ismeri azokat a címkéket és osztályokat, amelyekhez a dokumentumokat hozzá kell rendelni. Lehet, hogy van értelme, például, ha az egyik alkalmazott egy fájlt “fizetendő számlaként” jelöl meg, míg egy másik ugyanazt vagy egy kapcsolódó dokumentumot “kötelezettségként”, egy másik pedig “fizetetlen”.”Egy megbízható politika, amelyet a csapat minden tagjának megosztanak és elmagyaráznak, sokkal könnyebbé teszi a fennálló adósságokkal kapcsolatos információk megtalálását és kezelését.
nem számít, hogy a vendéglátásban, az egészségügyben, a felsőoktatásban vagy a feldolgozóiparban dolgozik — minden ágazat profitál a jobb keresésből és kezelésből, ha megérti és végrehajtja a megbízható metaadat-irányelveket és gyakorlatokat. A hatékonyság és a munkafolyamat azonnali javításán túl ezek az adatok az Ön adatairól mély betekintést nyerhetnek abba, hogy a csapatok hogyan dolgoznak, és hol lehet javítani.
ha többet szeretne megtudni a metaadatok használatáról a csapatok munkájának javítása érdekében, vegye fel a kapcsolatot egy papíralapú szakemberrel, vagy ütemezzen ma egy ingyenes, személyre szabott bemutatót.