¿Tiene un gran anuncio que hacer y se pregunta cuándo enviar su comunicado de prensa?
Con el 57% de los editores de primer nivel que reciben entre 50 y 500 lanzamientos por semana, es demasiado fácil que su lanzamiento de correo electrónico se pierda en el ruido.
Dado que solo tiene una oportunidad, o tal vez una segunda, de llamar la atención y leer su correo electrónico, debe prepararse para el éxito.
En esta breve guía, utilizamos la lógica y el sentido común para explicar cuál es el mejor día y hora para enviar sus comunicados de prensa.
Entremos en ello.
¿Cuál es el mejor Día para Enviar un Comunicado de Prensa?
El mejor día para enviar un comunicado de prensa es entre lunes y miércoles.
Eso es de acuerdo con nuestro análisis de datos de una variedad de fuentes que han analizado las tasas de apertura y las tasas de respuesta de los comunicados de prensa y los correos electrónicos de divulgación en general.
Las empresas que hacen mucho trabajo de divulgación en frío y envían muchos comunicados de prensa no están de acuerdo exactamente en el mejor día de la semana, pero estos tres días – lunes, martes y miércoles – parecen ser el consenso.
Desglosemos esos estudios por usted:
- Fractl dice que de lunes a miércoles son los tres mejores días para enviar un comunicado de prensa
- Un estudio de Siege Media de correos electrónicos a «temperatura ambiente», que no son completamente inesperados, mostró que el lunes era el mejor día de la semana para enviar correos electrónicos como un comunicado de prensa, con una tasa de apertura de correo electrónico de más del 20%
- La misma investigación encontró que Las tasas de apertura la tasa de respuesta a un correo electrónico de relaciones públicas fue de solo 0.3% más bajo que los lunes
- MarketingProfs informó en un estudio de Business Wire que dijo que los periodistas prefieren tener una historia para ellos un martes
- Un estudio un poco más antiguo de Ragan encontró que los comunicados de prensa enviados un martes o miércoles tenían más probabilidades de ser compartidos en las redes sociales
- GetResponse analizó las campañas de marketing por correo electrónico, que son ligeramente diferentes en su audiencia y propósito, pero encontraron que los correos electrónicos enviados un martes tasa continua
- En Backlinko, encontraron que los correos electrónicos de divulgación enviados un miércoles eran más probables para obtener una respuesta, pero solo hubo una diferencia de 0,14% entre los peores y los mejores días, como se puede ver a continuación…
Si le damos a cada día un punto por cada vez que se recomienda en uno de estos estudios, el martes y el miércoles empatan con cuatro puntos cada uno, y el lunes tiene tres puntos, por lo que está cerca.
Volviendo al estudio de Fractl, encontraron que un poco menos de la mitad de los periodistas que encuestaron tienen una respuesta de dos días en su contenido, por lo que tiene sentido que los peores días para enviar un comunicado de prensa sean el jueves o el viernes, cuando ya tendrán sus historias preparadas para la semana.
La mayoría de las personas tienen mucho con lo que ponerse al día los lunes, especialmente en términos de correo electrónico, por lo que el martes y el miércoles tienen mucho sentido en términos del día para ver el comunicado de prensa que está enviando.
Ese es el mejor día de la semana para enviar un comunicado de prensa, pero ¿a qué hora debes presionar enviar?
¿Cuál es el Mejor Momento para Enviar un Comunicado de Prensa?
La mañana es el momento perfecto para enviar un comunicado de prensa, con una hora que no es de hora o media hora, por ejemplo, a las 9:46 am en lugar de a las 10:00 am.
La mayoría de los marketers utilizan software de divulgación para automatizar el envío de comunicados de prensa, y la mayoría de las herramientas solo pueden programar correos electrónicos en la hora o media hora.
Esto significa que los medios de comunicación y los periodistas generalmente verán una afluencia de correos electrónicos a sus bandejas de entrada en estos momentos, por lo que su comunicado de prensa podría perderse en el ruido.
En Fractl, consideran que la mañana hasta el mediodía es un buen momento para lanzar su comunicado de prensa, mientras que Siege Media es más específico con correos electrónicos enviados entre las 8 y las 9:00 am para obtener las mejores tasas de apertura y clics.
Mientras tanto, Ragan pone un tiempo de 7 a 9:00 am en el mejor momento para enviar su lanzamiento.
Dado que los periodistas saben que la mayoría de los comunicados de prensa se envían temprano, tienden a planificar su día de trabajo en torno al café de la mañana seguido de revisar los comunicados de prensa del día.
Lo que es súper importante recordar con todo esto es la zona horaria local.
Ya sea que esté coordinando un lanzamiento de ventas global o simplemente quiera leer sus esfuerzos de relaciones públicas en los EE.UU., deberá tener en cuenta la zona horaria en la que el periodista recibirá su liberación.
Desea ingresar a la bandeja de entrada de los periodistas y editores a los que está apuntando temprano en la mañana, pero no tan temprano que su comunicado de prensa sea ahogado por todos los demás que han aterrizado antes de él.
Saber el momento de no enviar su comunicado de prensa es igualmente vital para que su historia sea recogida.
No envíe su comunicado de prensa fuera del horario de oficina, a menos que sean noticias importantes que no pueden esperar hasta la mañana.
Si tiene noticias de última hora, asegúrese de hacer un seguimiento con las redes sociales o el contacto telefónico para que definitivamente lo capten.
Otra excepción a la regla de entrega de comunicados de prensa temprano durante el día es cuando tiene que enviar comunicados financieros.
Este tipo de noticias – sobre valores, índices y divisas-generalmente se publican al final del día, y los periodistas en este campo lo saben bien.
Haga todo lo posible para evitar enviar un comunicado de prensa el viernes por la tarde, nadie quiere lidiar con correos electrónicos al final de la semana laboral y es probable que se desvíe a la mañana del lunes, si recibe cobertura de los medios.
Es hora de ver más detalles sobre cuándo enviar un comunicado de prensa.
¿Es el lunes un Buen Día para Enviar un Comunicado de Prensa?
El lunes no es el mejor día de la semana para enviar un comunicado de prensa, pero tampoco es el peor.
Su correo electrónico de comunicado de prensa tiene una probabilidad razonable de ser abierto un lunes, 7.5% según Backlinko, pero hay días mejores.
¿Es el lunes el día más ocupado de la semana para ti?
Es para nosotros, y generalmente también es para escritores, periodistas y editores, así que no obstruya su bandeja de entrada ya abultada si no es necesario.
Sin embargo, vale la pena señalar que la encuesta de Fractl a profesionales de los medios encontró que un poco menos del 25% de los encuestados tenían un plazo de seis días para publicar una historia.
Esto significa que enviar su comunicado de prensa un lunes podría funcionar si está enviando las noticias una semana antes de que el evento, la venta o las noticias vayan a romperse.
Si tienes un buen comunicado de prensa con una línea de asunto fuerte y contenido atractivo, enviar tu comunicado de prensa un lunes no es la peor idea, pero tienes mejores opciones.
Veamos el otro fin de semana.
¿Es el viernes un Buen Día para Enviar un Comunicado de Prensa?
El viernes es probablemente el peor día de la semana para enviar comunicados de prensa.
Hacer su presentación de medios en un viernes es probable que lo vea rebotado al lunes de todos modos o ignorado por completo.
Los profesionales de relaciones públicas saben que no deben enviar un comunicado de prensa un viernes, a menos que sea absolutamente vital, por lo que es una lección útil para aprender ahora.
¿Por qué el viernes es tan notoriamente malo para enviar noticias y comunicados de prensa a los medios de comunicación?
A menos que sea contenido de actualidad, el periodista al que estás apuntando probablemente ya tenga su horario de trabajo de los viernes lleno.
Nadie quiere estar corriendo tratando de informar sobre una historia un viernes, por lo que los medios de comunicación ya tendrán su contenido u otras tareas de trabajo programadas para el final de la semana.
Aparte del fin de semana, el viernes es el peor día de la semana para aperturas, clics y respuestas a correos electrónicos, según los datos que Siege Media presenta en el mismo estudio que vimos anteriormente.
Por mucho que se sienta tentado a rechazar la tendencia y enviar un comunicado de prensa en el momento menos popular, es probable que sea una mano perdedora.
Si puede ahorrar los recursos para hacer una prueba A / B, puede ver por sí mismo cómo se compara el viernes con el lunes para un comunicado de prensa y los datos podrían resultar útiles.
Los únicos días peores que los viernes son los fines de semana cuando se trata de que su público objetivo lea sus correos electrónicos de comunicados de prensa: La investigación de Backlinko sobre los correos electrónicos de alcance general vio que las tasas de apertura disminuyeron un 1.76% durante el fin de semana en comparación con los otros cinco días.
Ahora que conocemos los días más populares y el mejor momento del día para enviar un comunicado de prensa, ahora debemos considerar algunas otras consideraciones sobre el calendario de los comunicados de prensa.
¿Con qué Antelación Debe Enviar un Comunicado de Prensa?
Debe enviar su comunicado de prensa de dos a tres semanas antes de un evento, como una conferencia o la apertura de una tienda, mientras que un lanzamiento a una revista brillante puede tener que salir meses antes de tiempo.
Debe equilibrar dos consideraciones aquí:
- Usted necesita para dar a los periodistas y escritores la oportunidad de entrar en su horario
- desea preservar su miedo a perder, o FOMO, y no darles tiempo para que se confíen
JournoLink, un comunicado de prensa del servicio de distribución, rompe sus tiempos en tres grandes categorías:
- Las revistas brillantes con temas de temporada a los que desea dirigirse necesitan un aviso de tres a seis meses con su comunicado de prensa
- Para captar la atención de los medios de comunicación para eventos planificados y lanzamientos de productos, envíe su comunicado de prensa con dos o tres semanas de anticipación
- Para temas de tendencias o para comentar sobre asuntos de actualidad que están en su timonera, debe enviar su comunicado de prensa sin demora
Hacer que su distribución sea correcta puede ser la diferencia entre publicitar su evento una semana antes o el día anterior, o hacer el Día de San Valentín edición de una revista.
Como cubrimos un poco antes, cuando su comunicado de prensa es urgente, tal vez esté ejecutando una venta flash o haya tenido que cancelar un evento, un seguimiento con los periodistas con los que está tratando de comunicarse le ayudará a obtener la cobertura urgente que necesita.
Ahora que conoce el mejor plazo de entrega para sus productos y comunicados de prensa, seguimos adelante.
¿Con Qué Frecuencia Debe Enviar Comunicados De Prensa?
Debe enviar comunicados de prensa cada vez que tenga algo de interés periodístico que decir, sin exagerar.
Has estado consumiendo medios toda tu vida, así que sabrás qué tipo de cosas los medios de comunicación, las estaciones de radio y las revistas están interesados en cubrir.
Si bien todo lo que hace su pequeña empresa o gran marca es muy importante para usted, ¿su público objetivo quiere escuchar sobre ello?
Si comienza a bombardear a los periodistas con noticias irrelevantes o spam, corre el riesgo de ser agregado a su lista de spam.
Del mismo modo, cuando elijas opinar sobre temas de tendencia, mantén la relevancia y trata de no gritar al vacío.
Si su organización tiene un conocimiento profundo sobre una nueva legislación o se ve directamente afectada por un evento de noticias, se requiere un comunicado, pero no haga comentarios sobre cada pequeña cosa que hay.
También puede ser contraproducente tener un número objetivo para sus comunicados de prensa.
Decidir hacer una versión por mes puede parecer un paso lógico, pero puedes terminar creando una historia por el bien de ella y desperdiciar tus recursos.
Lo que realmente importa es la calidad sobre la cantidad.
Desea construir una reputación positiva entre los periodistas con los que interactúa para que cuando el nombre de su empresa llegue a su bandeja de entrada, se destaque y llame su atención.
A continuación, estamos viendo lo que incluye un excelente comunicado de prensa para que su conocimiento de los mejores días y momentos se aproveche.
¿A qué prestar Atención Al Enviar un Comunicado de Prensa?
Un buen comunicado de prensa tiene el mismo aspecto para los profesionales de relaciones públicas y para aquellos que recién comienzan el viaje para generar interés en su negocio o marca.
Hay una fórmula bastante estándar para armar un comunicado de prensa que hará que su correo electrónico sea fácil de entender para su lector y esté dispuesto a trabajar con él.
Ya sea que elija trabajar con plantillas de comunicados de prensa o crear las suyas propias, hay algunas consideraciones además de enviarlas en el momento y el día adecuados.
Aquí están nuestros cuatro consejos principales para obtener su distribución de relaciones públicas en punto.
Tip # 1: Presenta al periodista adecuado
Necesitas poner tu comunicado de prensa delante de la persona adecuada en una empresa de medios para tener alguna posibilidad de que lo capturen.
De hecho, el 80% de los comunicados de prensa que no se recogen se deben a que el comunicado de prensa es irrelevante para el escritor o editor que lo recibe, según la encuesta de Fractl.
Esto significa que es vital que investigue y obtenga la dirección de correo electrónico correcta para la publicación con la que desea ponerse en contacto.
Si los comunicados de prensa van a formar parte de tu estrategia de marketing de contenidos y divulgación, deberías considerar crear una lista de medios, una lista de contactos que sean relevantes para tu industria.
Vale la pena señalar que la posibilidad de que se lea su comunicado de prensa variará según la industria en la que se encuentre.
Los periodistas y editores de los nichos de automoción y finanzas son los menos propensos a abrir su comunicado de prensa, mientras que los escritores de estilo de vida, viajes y comida son más receptivos a leer lo que envía.
No puedes cambiar de repente el nicho en el que se encuentra tu negocio, pero ser consciente de esas tasas de éxito te ayudará a entender a cuántas personas necesitarás dirigirte para llamar la atención.
Pasando al siguiente factor importante que debe tener en cuenta al enviar un comunicado de prensa.
Consejo # 2: Estructure correctamente su comunicado de prensa
Hacer que su comunicado de prensa sea accesible definitivamente hará que sea más probable que genere cobertura de medios ganados para su marca.
Los periodistas y escritores son personas ocupadas; debes asegurarte de darles todo lo que están buscando de una manera que les resulte familiar.
Hay algunos componentes clave para la estructura de un comunicado de prensa, como:
- Una línea de asunto excelente que se destaca de todo el ruido
- Un logotipo de empresa bien diseñado que se puede usar en cualquier cobertura de medios
- Toda la información de contacto para usted y cualquier otra persona de la empresa que pueda realizar consultas
- La línea de fecha, incluso si hay un embargo en las noticias
- Un titular subtítulo-que presenta la historia por venir
- El texto que explica clara y simplemente cuáles son sus noticias, escrito de una manera que coincida con el estilo de su nicho
- Su repetitivo, que es un explicador acerca de lo que es su empresa y algunos logros clave
También vale la pena agregar detalles como sus manejadores de redes sociales al cierre de su correo electrónico de comunicado de prensa, lo que puede dar legitimidad y mostrar que no es un bot sin rostro que envía un correo electrónico.
En el estudio de Fractl, también encontraron que los periodistas y editores realmente aprecian un enfoque multimedia para los comunicados de prensa, como incluir videos explicativos.
También señalan que las infografías son el tipo de contenido multimedia más solicitado de las publicaciones, por lo que agregarlas a tu lanzamiento hará que destaque.
Dé a sus destinatarios lo que están buscando y realmente aumente sus posibilidades de ser notado.
Ya viene otro consejo.
Consejo # 3: Preste atención a la distribución
La distribución correcta de su comunicado de prensa es absolutamente vital para el éxito de sus esfuerzos de relaciones públicas.
Puedes tener contenido increíble, pero si lo envías incorrectamente, entonces todo ha sido en vano.
Ya hemos hablado de algunas de las cosas clave a tener en cuenta al distribuir su comunicado de prensa, pero las vamos a reunir todas para que pueda marcarlas:
- Elija el momento adecuado del día para enviar su correo electrónico
- Elija el día apropiado de la semana para que su correo electrónico se lea
- Encuentre a las personas adecuadas para enviar su comunicado de prensa a
- Personalice cada correo electrónico que envíe con el nombre del destinatario
También puede optar por usar una distribución de comunicados de prensa agencia en su lugar, como PR Newswire o Businesswire, pero estos servicios pueden ser costosos si es una pequeña empresa o si está comenzando su viaje de relaciones públicas.
Hacer su propio alcance utilizando una herramienta como Responde para encontrar los contactos adecuados para usted y personalizar las plantillas de comunicados de prensa es una excelente manera de administrar sus propios esfuerzos de relaciones públicas y construir una sólida red de personas con las que puede contactar cuando llegue el momento de difundir sus noticias.
Es hora de nuestro último consejo de comunicado de prensa para usted.
Consejo # 4: No olvide hacer un seguimiento
Después de enviar su comunicado de prensa inicial, un correo electrónico de seguimiento es muy importante para asegurarse de que se note.
El estudio de Backlinko que vimos anteriormente nos dice que tener una secuencia de seguimiento de correos electrónicos puede duplicar su tasa de respuesta.
Incluso enviar un correo electrónico de seguimiento puede elevar tu tasa de respuesta del 8,5% al 14,1%, definitivamente vale la pena el esfuerzo.
Cuando envías tu comunicado de prensa con Respona, puedes programar automáticamente la secuencia de correo electrónico de seguimiento.
Por supuesto, no quieres que tu seguimiento sea molesto y se marque como spam, así que tómalo bien.
Enviar un seguimiento todos los días durante una semana molestará a sus destinatarios y puede llegar a la temida carpeta de spam.
Aquí en Responde, le recomendamos que haga un seguimiento de su comunicado de prensa unos cinco días después de que se envió el original.
¿Recuerdas cómo vimos los plazos de entrega de tu comunicado de prensa antes?
Al enviar su comunicado de prensa con anticipación, se está dando tiempo para enviar los correos electrónicos de seguimiento que sabemos que son tan importantes para sus esfuerzos de relaciones públicas.
Es hora de cerrar esto.
Ahora a Ti
¡Hemos terminado!
Eso es todo lo que necesita saber sobre las mejores prácticas cuando se trata de enviar un comunicado de prensa en el momento y el día adecuados.
Una vez que comience a trabajar en su estrategia de prensa y medios, comenzará a tener una idea del momento óptimo para enviar sus comunicados.
Tomará un poco de aprendizaje para obtener realmente su estrategia generando cobertura de medios, conocimiento de marca y backlinks, pero las relaciones públicas definitivamente tienen valor para su negocio.
¿Desea obtener las herramientas adecuadas para hacer sus propios comunicados de prensa?
Solicite una demostración con nosotros en Responde y le mostraremos todas las formas en que podemos ayudarlo a encontrar a las personas adecuadas para enviar su comunicado de prensa y administrar su estrategia de alcance.