Su empresa se ha dado cuenta de todos los beneficios de no usar papel: es amigable con el medio ambiente, sus documentos se pueden buscar con unas pocas pulsaciones de teclas y su oficina está despejada. Eso es todo lo que hay que hacer, ¿verdad?
Incorrecto.
Si eso es todo lo que crees que hacer sin papel es capaz de hacer por ti, probablemente no estés aprovechando los metadatos de tus archivos.
¿Qué son los metadatos?
Los metadatos son los datos sobre sus documentos en lugar de los datos dentro de sus documentos. Es lo que hace que todo se pueda buscar, pero puede hacer mucho más por tu flujo de trabajo que eso. Esta información, que ayuda a clasificar y organizar archivos, suele ser invisible a menos que un profesional de TI la esté buscando. Con una comprensión más profunda de los metadatos, lo que hacen, cómo se fabrican y cómo se pueden optimizar, puede aprovecharlos para mejorar sus procesos de negocio.
¿por Qué importa eso?
Google ha hecho que el mundo se sienta cómodo con las búsquedas. La base de datos con capacidad de búsqueda que utiliza su empresa para la gestión de documentos ya está aprovechando los metadatos de sus archivos, lo entienda o no, pero aún vale la pena entenderlo. He aquí por qué:
Clasificación de documentos
Hecho manualmente, guardar documentos donde uno los desee en un servidor o en una base de datos requiere que el usuario rastree la carpeta o subcarpeta específica en la que desea que viva su nuevo documento. Esto lleva tiempo, y cuanto más grande y jerárquica sea la base de datos, más larga y confusa será. Eso es una pérdida de productividad.
Los protocolos de metadatos pueden dar automáticamente a cualquier documento nuevo una etiqueta de clasificación o identidad basada en parámetros preseleccionados tan pronto como se crea: por autor, por hora o fecha de creación, por palabras clave, etc. Cuando se guardan dichos archivos, se guardan automáticamente en lugares predeterminados por sus marcadores de metadatos.
Mejor uso compartido de datos
El acceso más fácil que ofrece al buscar un archivo no se limita solo al autor de un documento. La colaboración, independientemente del tiempo y el espacio, es un beneficio obvio de una transición en la nube sin papel, y una buena utilización de metadatos lo hace mucho más fácil. Con descripciones bien detalladas y etiquetas categóricas apropiadas, los documentos que necesita compartir con grupos o clientes también lo hacen infinitamente más fácil para sus colaboradores, mejorando drásticamente el flujo de trabajo.
Rendición de cuentas mejorada
Los metadatos también incluyen información sobre el historial de un archivo o documento determinado. Es donde encontrarás el rastro de los cambios que se le han hecho, los usuarios a los que se les ha concedido acceso y los usuarios que realmente han accedido, entre otras cosas. El seguimiento granular del ciclo de vida de sus documentos digitales facilita la auditoría futura, lo que es una necesidad para cumplir con las normativas en industrias altamente reguladas.
Agregar palabras clave
Una vez que entienda cómo usar sus metadatos, puede comenzar a agregar palabras clave a sus documentos que harán que cada archivo sea infinitamente más fácil de encontrar. Al asignar palabras clave a diferentes documentos y clases de documentos, podrás encontrarlos en segundos.
Enseña a tu equipo
No solo le digas a tu equipo que los metadatos son importantes, sino que muéstrales cómo pueden mejorar su rendimiento en lugar de solo una abstracción. Las sesiones de capacitación regulares que se llevan a cabo cuando se produce nueva información y aplicaciones son importantes para cualquier herramienta de TI, pero los beneficios se magnifican cuando todos están creando y utilizando buenos metadatos.
Crear una política sólida y coherente
La coherencia es clave para cualquier política de metadatos eficaz. Asegúrese de que todo el equipo conozca las etiquetas y clases que se deben asignar a los documentos. Puede tener sentido, por ejemplo, que un empleado etiquete un archivo como «Cuentas por pagar» mientras que otro etiqueta el mismo documento o un documento relacionado como «Pasivos» y otro como «Impago».»Una política sólida que se distribuya y explique a todos en el equipo hará que encontrar y administrar información sobre sus deudas pendientes sea mucho más fácil.
No importa si trabajas en hostelería, salud, educación superior o manufactura, todos los sectores se benefician de una mejor búsqueda y gestión cuando entienden e implementan políticas y prácticas de metadatos sólidas. Más allá de estas ganancias inmediatas en eficiencia y flujo de trabajo, estos datos sobre sus datos se pueden extraer para obtener información detallada sobre cómo están trabajando sus equipos y dónde se podrían realizar mejoras.
Para obtener más información sobre el uso de metadatos para mejorar la forma en que trabajan sus equipos, póngase en contacto con un especialista en papel o programe una demostración personalizada gratuita hoy mismo.