Haben Sie jemals das Gefühl, dass an einem Tag nie genug Zeit ist, um alles zu erreichen, was Sie in der Nacht zuvor geplant haben? Bist du frustriert, weil es nur so aussieht, als würdest du nur arbeiten und niemals Zeit mit deiner Familie verbringen? Wir waren alle irgendwann dort. Wenn Sie jedoch lernen, Ihre Zeit effektiver zu nutzen, können Sie produktiver und zufriedener mit Ihrem persönlichen und beruflichen Leben werden.
Notieren Sie, wie Sie Ihren Tag verbringen
Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen möchten, müssen Sie zunächst feststellen, wie Sie Ihre Tage verbringen. Wie viel Zeit verbringst du auf Facebook, schaust fern oder starrst die Charaktere an, die dich auf dem U-Bahn-Weg umgeben? Wie lange dauert es, bis Sie Aufgaben wie das Schreiben eines Blogposts oder das Versenden einer Rechnung erledigen?
Verbringe eine Woche damit, aufzuzeichnen, wie du jeden Tag verbringst, damit du dir bewusst wirst, wie viel Zeit du sowohl produktiv als auch unproduktiv bist. Noch besser. Erstellen Sie ein Zeitprotokoll, das Ihre Tage in halbe Stunden aufteilt, damit Sie besser veranschaulichen können, wie Sie die Zeit zwischen dem Alarm am Morgen und dem Schlafengehen verbringen. Untersuchen Sie nach Abschluss der Woche die Zeiten, in denen Sie am produktivsten waren, und die Zeiten, in denen Sie produktiver sein könnten.
Due.com verfügt über ein leistungsstarkes Zeiterfassungstool, mit dem Sie die Zeit aufzeichnen können, die Sie zum Ausführen einer Aufgabe benötigen. Es kommt mit einem praktischen Widget, so dass Sie an anderen Aufgaben arbeiten können, ohne den Browser offen zu halten.
Priorisieren Sie Ihre To-Do-Listen
To-Do-Listen können eine großartige Möglichkeit sein, sich an Aufgaben zu erinnern und organisiert zu bleiben, damit Sie die Zeit effektiv nutzen, um das Beste aus Ihrem Tag herauszuholen. Der einzige Nachteil bei To-Do-Listen ist, dass sie leicht mit mehreren Aufgaben geladen werden können, die Sie wahrscheinlich nicht an nur einem Tag erledigen werden.
Jeden Morgen sollten Sie Ihre To-Do-Liste durchsehen und die zwei oder drei wichtigsten Aufgaben für den Tag identifizieren. Dies sind die wichtigsten Aufgaben, die vor dem Ende des Tages erledigt werden müssen – wie das Ausfüllen eines Blogposts oder eine Telefonkonferenz mit einem potenziellen Kunden. Sobald diese Aufgaben erledigt sind, können Sie mit der Arbeit an den anderen Elementen beginnen – auch wenn dies erst morgen der Fall ist. Aber solange Sie Ihre wichtigsten Aufgaben durchgestrichen haben, hatten Sie bereits einen fruchtbaren Tag.
Sag ‚Nein‘
Allen gefallen zu wollen, scheint theoretisch eine großartige Idee zu sein, aber es wird Zeiten geben müssen, in denen du einfach ‚Nein‘ sagen musst. Wenn Sie zu viel übernehmen, können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben nicht erledigen. Wenn Sie beispielsweise ein freiberuflicher Webdesigner sind, können Sie zunächst mehrere Jobs begrüßen. Sie werden jedoch schnell feststellen, dass Sie nicht die Zeit haben, fünf Websites gleichzeitig zu erstellen. Ihre Zeit ist wertvoll und wenn Sie Nein sagen, können Sie Ihre Zeit insgesamt effektiver nutzen.
Denken Sie daran, Sie müssen nicht unhöflich sein. Wenn Sie höflich erklären, dass Sie keine Zeit für ein neues Projekt haben oder ein Problem auf einer Webseite beheben, sollte die fragende Person dies verstehen. Wenn Sie wissen, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt Zeit für sie haben, warten sie möglicherweise, bis Sie verfügbar sind.
Aufgaben aufschlüsseln
Es ist völlig normal und verständlich, dass Sie überfordert sind, wenn Sie eine volle Arbeitslast betrachten. Machen Sie einen Schritt zurück, atmen Sie ein und brechen Sie diese Aufgaben ab. Anstatt sich Gedanken über zwanzig Artikel zu machen, die Sie verfassen müssen, arbeiten Sie an dem dringenden Artikel. Sobald dies erledigt ist, fahren Sie mit dem nächsten fort. Mit anderen Worten, machen Sie einen Schritt nach dem anderen.
Denken Sie daran, dass Sie beim Aufteilen von Aufgaben erkennen müssen, was Sie verwalten können und was nicht. Wenn Sie gebeten werden, diese zwanzig Artikel in zwei Tagen zu schreiben, müssen Sie möglicherweise um eine Verlängerung bitten oder ein paar ablehnen – denken Sie daran, dass Sie manchmal nein sagen müssen. Und vielleicht möchten Sie auch Zeitmanagement-Tools ausprobieren – wie Todoist, mit dem Sie auch Ihre To-Do–Listen erstellen können -, um Ihre Projekte zu verwalten.
Konzentriere dich auf eine Sache
Untersuchungen haben gezeigt, dass Multitasking nicht funktioniert. Tatsächlich verlieren Sie durch Multitasking bis zu 40% Ihrer Produktivität. Anstatt zu versuchen, fünfzehn Dinge auf einmal zu jonglieren, konzentrieren Sie sich auf eine Sache.
Wenn Sie immer noch Probleme haben, mit dem Single-Tasking zu beginnen, versuchen Sie es mit der Pomodoro-Technik. Kurz gesagt, diese Technik unterteilt Aufgaben in Intervalle. Sie können dreißig Minuten widmen, um einen Artikel zu schreiben, dann machen Sie eine fünfminütige Pause. Nach der Pause schreibst du dreißig Minuten weiter. Sie wären tatsächlich überrascht, wie viel mehr Sie mit dieser Methode erreichen können. Wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren und Pausen einlegen, können Sie Ihre Zeit insgesamt effektiver nutzen.
Batch-Aufgaben
Verschiedene Aufgaben beinhalten verschiedene Arten des Denkens. Deshalb sollten Sie ähnliche Aufgaben stapeln. Angenommen, Sie sind für eine Content-Marketing-Kampagne verantwortlich. Sie müssen drei Artikel, ein Anleitungsvideo und eine Infografik ausfüllen. Es kann sinnvoller sein, die Artikel zuerst abzubrechen, bevor Sie mit dem Video oder Diagramm fortfahren. Wenn ich persönlich mehrere Artikel einreiche, schreibe ich sie zuerst in ein Google-Dokument und sende sie dann gleichzeitig an WordPress. Anstatt meinen Schreibfluss zu unterbrechen, vervollständige ich die Artikel und bearbeite, formatiere und füge Bilder in WordPress ein.
Sie können auch ein Stichwort von Tim Ferriss nehmen. Er stapelt seine E-Mails so, dass er den ganzen Tag nur zu festgelegten Zeiten durch seinen Posteingang geht. Auf diese Weise kann er seinen Posteingang im Auge behalten, sodass er abends seine E-Mails nicht abrufen muss.
Vermeiden Sie Ablenkungen
Kleine Ablenkungen können Sie davon abhalten, Ihre Zeit effektiver zu nutzen. Sie denken vielleicht, es ist unhöflich oder unprofessionell, einen eingehenden Anruf, Text, Facebook-Benachrichtigung oder Sofortnachricht zu ignorieren. Aber das sind häufige Ablenkungen, die wertvolle Zeit verschlingen können. Sofern es sich nicht um einen Notfall handelt, sollten Sie diese Ablenkungen beim Arbeiten so weit wie möglich blockieren.
Wenn Sie die Stromversorgung nicht benötigen, können Sie Ihr Telefon jederzeit in den Flugzeugmodus versetzen oder ein Tool wie RescueTime oder KeepMeOut verwenden.
Planen Sie wiederkehrende Termine und Aufgaben
Mit so vielen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie wiederkehrende Termine und Aufgaben ganz einfach planen. Angenommen, Sie haben einen monatlichen Anruf mit Teammitgliedern oder Kunden. Sie werden daran erinnert, wenn Sie diesen Termin in Ihrem Google Kalender platzieren. Egal, zumindest wissen Sie, dass Sie diesen regelmäßigen Termin geplant haben.
Sie können Hootsuite verwenden, um Social-Media-Posts während der Woche zu planen, MailChimp, um einen monatlichen Newsletter zu versenden, und sogar Due.com um wiederkehrende Kunden in Rechnung zu stellen. Wenn Sie diese Aufgaben planen, müssen Sie sie nicht mehr täglich oder wöchentlich ausführen. Dies bedeutet, dass Sie Zeit haben, Ihre Energie woanders zu konzentrieren.
Vergessen Sie schließlich nicht, etwas Zeit für sich selbst einzuplanen. Egal, ob es nur fünf Minuten sind, um zu vermitteln, eine Stunde zum Training oder eine Nacht mit Freunden oder der Familie, Sie brauchen Zeit, um Ihren Kopf frei zu bekommen und sich zu amüsieren, oder Sie werden einfach ausgebrannt sein.