Projekte in kontrollierten Umgebungen (besser bekannt als PRINCE2) ist die weltweit am weitesten verbreitete Projektmanagement-Methodik, die von Teams in über 150 Ländern angewendet wird.
Aber was ist PRINCE2 Projektmanagement und warum ist es so beliebt? Und vor allem: Ist es der richtige Ansatz für Ihre Projekte? Dies sind knifflige Fragen, die zu beantworten sind, ohne endlose Artikel und vage Definitionen zu durchsuchen, Daher haben wir Ihnen etwas Googeln erspart, indem wir die Grundlagen des PRINCE2-Projektmanagements an einem praktischen Ort gesammelt haben.
Die Grundlagen von PRINCE2
PRINCE2 Projektmanagement ist ein prozessbasierter Ansatz, der sich auf die Organisation und Kontrolle des gesamten Projekts von Anfang bis Ende konzentriert. Das bedeutet, dass Projekte vor dem Start gründlich geplant werden, jede Phase des Prozesses klar strukturiert ist und alle losen Enden nach Abschluss des Projekts sauber gebunden sind.
Sie fragen sich vielleicht: Was ist mit der 2? Die PRINCE-Methodik wurde ursprünglich in den späten 1980er Jahren entwickelt, um der britischen Regierung die Verwaltung von IT-Projekten zu ermöglichen. 1996 wurde der Ansatz von einem Team von Projektmanagementspezialisten und einem Überprüfungsgremium aus 150 öffentlichen und privaten Organisationen überprüft und aktualisiert, um ihn für eine Vielzahl von Branchen breiter anwendbar zu machen. So wurde das neue und verbesserte PRINCE2 geboren.
Die 7 Prinzipien von PRINCE2
Die PRINCE2-Methode basiert auf den folgenden 7 Prinzipien:
1. Projekte müssen geschäftliche Gründe haben.
Jedes Kundenprojekt muss einen klaren Bedarf, einen definierten Kunden, einen realistischen Nutzen und eine detaillierte Kostenschätzung haben.
2. Teams sollten aus jeder Phase lernen.
Lektionen werden bei jedem Schritt des PRINCE2-Prozesses gesucht und aufgezeichnet und dann zur Verbesserung der zukünftigen Arbeit verwendet.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar definiert.
Jeder sollte genau wissen, wofür er verantwortlich ist – und wofür seine Teamkollegen verantwortlich sind.
4. Die Arbeit ist in Etappen geplant.
PRINCE2-Projekte sind in einzelne Arbeitsphasen unterteilt, mit regelmäßigen Überprüfungen, um die gewonnenen Erkenntnisse aufzuzeichnen und zu bestätigen, dass das Projekt immer noch auf dem richtigen Weg ist, um die Anforderungen zu erfüllen.
5. Projektboards „ausnahmsweise verwalten.“
Da Vorstandsmitglieder in der Regel leitende Angestellte sind, die keine Zeit haben, die täglichen Aktivitäten eines Projekts zu verwalten, legen sie Grundanforderungen für Dinge wie Zeit, Kosten, Risiko und Umfang fest und delegieren dann die tägliche Aufsicht an den Projektmanager. Der Projektmanager hat die Befugnis, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, wenn es zu spät kommt oder das Budget überschreitet. Wenn jedoch Probleme auftreten, die sich auf die festgelegten Anforderungen auswirken, ist dies eine „Ausnahme“, und der Projektvorstand entscheidet, wie er am besten vorgehen soll.
6. Teams halten einen konstanten Fokus auf Qualität.
Die Ergebnisse werden kontinuierlich anhand eines Qualitätsregisters auf ihre Anforderungen hin überprüft.
7. Der Ansatz ist für jedes Projekt maßgeschneidert.
Die PRINCE2-Methode selbst sollte an die Bedürfnisse jedes Kundenprojekts angepasst werden, indem der Umfang der Überwachung und Planung an die Größe des Projekts, die Anzahl der beteiligten Personen, die Delegation von Arbeitspaketen usw. angepasst wird.
Die 7 Rollen in PRINCE2
Es gibt 3 Hauptrollen für PRINCE2: den Projektvorstand, den Projektmanager und das Projektteam. Es gibt jedoch viele zusätzliche Rollen, die sicherstellen, dass Anforderungen und Standards erfüllt werden und die Arbeit reibungslos abläuft.
- Der Kunde ist die Person, die für die Fertigstellung des Projekts bezahlt.
- Der Benutzer verwendet entweder die Projektergebnisse oder wird vom Projektergebnis beeinflusst. (Bei einigen Projekten können Kunde und Benutzer dieselbe Person sein.)
- Der Lieferant ist ein Fachexperte, der das Wissen zur Verfügung stellt, das erforderlich ist, um das Projekt durch Entwerfen oder Erstellen des Endergebnisses abzuschließen.
- Der Projektmanager ist für die Organisation, Planung und Überwachung der Arbeit am Projekt verantwortlich. Sie wählen und verwalten die Personen, die Projektaufgaben erledigen, und sie sind dafür verantwortlich, dass die Arbeit korrekt und pünktlich erledigt wird.
- Das Projektteam und der Teammanager krempeln tatsächlich die Ärmel hoch und erledigen Projektaufgaben. Teammanager überwachen die detaillierten Aspekte der täglichen Arbeit und berichten direkt an den Projektmanager.
- Der Administrator richtet Besprechungen ein, hält alle auf dem Laufenden, verfolgt die Dokumentation usw. Bei kleinen Projekten übernehmen Projektmanager häufig diese Verantwortung, aber wenn mehrere Projekte gleichzeitig ausgeführt werden oder das Projekt groß / komplex ist, wird in der Regel ein Projektunterstützungsbüro eingerichtet, um diese Aufgaben zu verwalten.
Als eine der 3 Hauptrollen umfasst der Projektvorstand in der Regel mehrere Personen: den Kunden (in der Regel ein leitender Angestellter), den Endbenutzer (oder einen Vertreter) und den Lieferanten. Es prüft die Projektsicherheit aus drei einzigartigen Perspektiven:
- Der Kunde stellt sicher, dass das Projekt finanziell noch tragfähig ist, typischerweise durch eine Kosten-Nutzen-Analyse.
- Der Benutzer stellt sicher, dass die Benutzeranforderungen erfüllt werden.
- Der Lieferant prüft, ob das Projekt auf eine realistische, praktikable Lösung hinarbeitet.
Bei einigen Projekten wird PRINCE2 Assurance von einem unabhängigen Drittanbieter-Team durchgeführt.
Der 7-Phasen-Prozess von PRINCE2
Der PRINCE2-Prozess ist in 7 (Überraschung!) phasen:
1. Ein Projekt starten
- Jemand stellt eine Anfrage für ein neues Projekt, das Projektmandat genannt wird. Das Projektmandat ist sehr kurz und deckt nur ab, warum das Projekt notwendig ist und was es idealerweise erreichen wird.
- Jemand bewertet jedes Projektmandat, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in der Lage ist, das Projekt zu übernehmen.
- Wenn genehmigt, reicht die Person, die das Projekt initiiert hat, einen detaillierteren Projektbrief ein, der die Aktionen, Ressourcen, Arbeitskräfte usw. abdeckt. benötigt, um das Projekt auszuführen.
2. Leitung eines Projekts
- Der Projektvorstand prüft und bewertet Projektbriefe auf der Grundlage der geschäftlichen Begründung und Durchführbarkeit für eine weitere Runde der Genehmigung / Ablehnung.
- Der Projektvorstand entscheidet, was er tun muss, um jedes genehmigte Projekt zu organisieren und auszuführen, und was / wie er an den Projektmanager delegieren wird.
3. Ein Projekt initiieren
- Der Projektmanager erstellt die Projektinitiierungsdokumentation, einschließlich eines umfassenden Projektplans und Baselines für 6 Leistungsziele: zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen.
- Initiierungsdokumente werden zur Genehmigung an den Projektvorstand gesendet. Sobald der Vorstand vom Projektplan überzeugt ist, gibt er erneut seine Zustimmung und die Arbeit beginnt.
4. Steuern einer Phase
- Der Projektmanager zerlegt das Projekt in kleinere „Arbeitspakete“ und gibt sie zur Fertigstellung an Teammanager und Teams weiter.
- Der Projektmanager überwacht den Fortschritt der Arbeitspakete in jeder Phase und hilft bei der Überwindung von Hindernissen oder bei der Korrektur von Fehlern, falls erforderlich.
- Teammanager koordinieren die detaillierte tägliche Arbeit und fungieren als Bindeglied zwischen dem Projektmanager und den einzelnen Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
5. Verwalten der Produktlieferung
- Der Projektmanager überprüft den Fortschritt anhand der Projektbeschreibung und stellt sicher, dass die Ergebnisse die Qualitätserwartungen von PRINCE2 erfüllen.
- Der Projektvorstand bewertet abgeschlossene Arbeitspakete und genehmigt sie entweder oder fordert Revisionen / Änderungen an.
6. Verwalten von Phasengrenzen
- Der Projektmanager und der Projektvorstand überprüfen jede Phase, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig voranschreitet und die Anforderungen an die Projektsicherung erfüllt.
- Bei jeder Überprüfung entscheidet der Projektvorstand, ob er mit der nächsten Stufe fortfährt oder das Projekt vollständig aufgibt.
- Projektmanager führen eine Retrospektive mit dem Projektteam durch, um die gewonnenen Erkenntnisse aufzuzeichnen und die nächste Stufe zu verbessern.
7. Schließen des Projekts
- Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wickelt der Projektmanager alle losen Threads ab, einschließlich PRINCE2-Dokumentation, Ergebnissen und Berichten.
Arten der PRINCE2-Dokumentation
Während der 7 Phasen von PRINCE2 werden Aufzeichnungen geführt, damit das Projekt organisiert und auf Kurs bleibt. Diese Aufzeichnungen werden auch verwendet, um dem Projektvorstand Bericht zu erstatten, die Ergebnisse anhand der Qualitätsanforderungen zu überprüfen und zukünftige Arbeitsprozesse zu verbessern.
- Geschäftsszenario: Detaillierte Beschreibung der Notwendigkeit des Projekts und der erwarteten Vorteile für Benutzer und Unternehmen.
- Risikoregister: Listet die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Auswirkungen von Risiken und Chancen auf.
- Qualitätsregister: Ein laufendes Protokoll von Qualitätsprüfungen, die sicherstellen, dass die Ergebnisse die Erwartungen erfüllen.
- Issues Register: Eine Liste von Problemen und Bedenken von Projektteammitgliedern.
- Lessons log: Hinweise zu Lessons learned für die nächste Arbeitsphase und/oder zukünftige Projekte.
- Tägliches Protokoll: Ein tägliches Tagebuch, das vom Projektmanager geschrieben wurde und über Aktivitäten und Fortschritte berichtet.
PRINCE2 im Projektmanagement
Jetzt kennen Sie die Grundlagen von PRINCE2! Wie ist es im Vergleich zu anderen gängigen Projektmanagement-Methoden? Was sind die Vorteile dieses Ansatzes und die möglichen Fallstricke? Lesen Sie unsere PRINCE2 FAQ für mehr.
Möchten Sie mehr über Projektmanagement erfahren? Schauen Sie sich unseren Projektmanagement-Leitfaden an, Ihre ultimative Einführung in die Grundlagen des Projektmanagements, kuratierte Best Practices, einen detaillierten Überblick über das Projektmanagement-Framework und Ressourcen für Anfänger an einem Ort.
