føler du nogensinde, at der aldrig er tid nok på en dag til at udføre alt, hvad du planlagde natten før? Bliver du frustreret, fordi det bare ser ud til, at alt hvad du laver er arbejde og aldrig bruger kvalitetstid sammen med din familie? Vi har alle været der på et tidspunkt. Men hvis du lærer at bruge din tid mere effektivt, vil du være i stand til at blive mere produktiv og tilfreds med dit personlige og professionelle liv.
registrer, hvordan du bruger din dag
hvis du vil få mest muligt ud af din tid, skal du først identificere, hvordan du bruger dine dage. Hvor meget tid bruger du på Facebook, ser TV eller stirrer på tegnene omkring dig i metroen? Hvor lang tid tager det dig at udføre opgaver som at skrive et blogindlæg eller sende en faktura?
brug en uge på at registrere, hvordan du bruger hver dag, så du kan blive opmærksom på, hvor meget tid du er både produktiv og uproduktiv. Endnu bedre. Lav en tidslog, der deler dine dage i en halv times blok, så du får en bedre illustration af, hvordan du bruger tiden mellem, når alarmen slukker om morgenen, og når du sætter dig i seng. Når ugen er afsluttet, skal du undersøge de tidspunkter, der var mest produktive, og de tidspunkter, hvor du kunne være mere produktiv.
Due.com har en kraftfuld tidsregistrering værktøj, der kan du registrere den tid, det tager for dig at fuldføre en opgave. Den leveres med en praktisk kontrol, så du kan arbejde på andre opgaver uden at holde bro.sereren åben.
Prioriter dine To-Do-lister
To-do-lister kan være en fantastisk måde at hjælpe dig med at huske opgaver og holde orden, så du bruger tiden effektivt få mest muligt ud af din dag. Den eneste ulempe med to-do-lister er, at de nemt kan blive fyldt med flere opgaver, som du sandsynligvis ikke kommer til på bare en enkelt dag.
hver morgen skal du kigge over din opgaveliste og identificere de to eller tre vigtigste opgaver for dagen. Dette er de mest vigtige opgaver, der skal udføres inden udgangen af dagen – som at afslutte et blogindlæg eller have en telefonkonference med en potentiel klient. Når disse opgaver er udført, kan du begynde at arbejde på de andre emner – Selvom det først er i morgen. Men så længe du har krydset dine mest vitale opgaver, har du allerede haft en frugtbar dag.
sig ‘nej’
at ønske at behage alle virker som en god ide i teorien, men der skal være tidspunkter, hvor du bare skal sige ‘nej’. At tage for meget forhindrer dig i at få dine vigtigste opgaver udført. Hvis du f.eks. er freelancer-designer, kan du i første omgang byde flere job velkommen. Men du vil hurtigt lære, at du ikke har tid til at bygge fem hjemmesider på samme tid. Din tid er værdifuld, og at sige nej vil hjælpe dig med at bruge din tid mere effektivt generelt.
husk, du behøver ikke at være uhøflig. Hvis du høfligt forklarer, at du ikke har tid til et nyt projekt eller fejlfinding af et problem på en hjemmeside, skal den person, der spørger, forstå. Hvis du ved, at du har tid til dem på et senere tidspunkt, kan de vælge at vente, indtil du er tilgængelig.
opdelingsopgaver
det er helt normalt og forståeligt for dig at blive overvældet, når du ser på en fuld arbejdsbyrde. Tag et skridt tilbage, ånde og nedbryde disse opgaver. I stedet for at bekymre dig om tyve artikler, du skal komponere, skal du arbejde på den presserende artikel. Når det er gjort, skal du gå videre til det næste. Med andre ord, tag et skridt ad gangen.
Husk at når du begynder at nedbryde opgaver, skal du indse, hvad du kan klare og hvad du ikke kan. Hvis du bliver bedt om at skrive disse tyve artikler på to dage, du bliver muligvis nødt til at bede om en forlængelse eller afvise et par – husk, du er undertiden nødt til at sige ‘nej.’Og du kan også prøve tidsstyringsværktøjer – såsom Todoist, som også kan bruges til at oprette dine to-do-lister – for at hjælpe med at styre dine projekter.
hold fokus på en ting ad gangen
forskning har bevist, at multitasking ikke virker. Faktisk mister du op til 40% af din produktivitet ved multitasking. Igen, i stedet for at forsøge at jonglere femten ting på en gang, fokusere på ting ad gangen.
hvis du stadig har problemer med at komme i gang med single-tasking, så giv Pomodoro-teknikken et spin. I en nøddeskal nedbryder denne teknik opgaver i intervaller. Du kan afsætte en tredive minutter til at skrive en artikel, derefter tage en fem minutters pause. Efter pausen fortsætter du med at skrive i tredive minutter. Du vil faktisk blive overrasket over, hvor meget mere du vil kunne opnå med denne metode. At holde fokus på en opgave ad gangen og tage pauser hjælper dig med at bruge din tid mere effektivt generelt.
batchopgaver
forskellige opgaver involverer forskellige typer tænkning. Derfor skal du batch lignende opgaver sammen. Lad os sige, at du har ansvaret for en indholdsmarkedsføringskampagne. Du skal udfylde tre artikler, en instruktionsvideo og en infografik. Det kan være mere fornuftigt at slå artiklerne først, før du går videre til videoen eller grafen. Personligt, hvis jeg sender flere artikler, vil jeg skrive dem først i en Google Doc og derefter indsende hver enkelt på samme tid. I stedet for at bryde min strøm af skrivning, afslutter jeg artiklerne og foretager derefter al redigering, formatering og indsættelse af billeder i ordtryk.
du kan også tage et signal fra Tim Ferriss. Han batcher sine e-mails, så han kun går gennem sin indbakke på planlagte tidspunkter hele dagen. Dette giver ham mulighed for at blive på toppen af sin indbakke, så han ikke behøver at tjekke sine e-mails om aftenen.
undgå distraktioner
små distraktioner kan tage dig væk fra at bruge din tid mere effektivt. Du synes måske, det er uhøfligt eller uprofessionelt at ignorere et indgående telefonopkald, tekst, Facebook-meddelelse eller onlinemeddelelse. Men det er hyppige distraktioner, der kan spise værdifuld tid. Medmindre det er en nødsituation, skal du blokere disse distraktioner så meget som muligt, når du arbejder.
hvis du ikke behøver at viljestyrke, kan du altid sætte din telefon i flytilstand eller bruge et værktøj som RescueTime eller KeepMeOut.
Planlæg tilbagevendende aftaler og opgaver
med så mange værktøjer let på vores engangs, kan du nemt planlægge tilbagevendende aftaler og opgaver. Sig, at du har et månedligt telefonopkald med teammedlemmer eller klienter. Du bliver mindet om, hvis du placerer denne aftale i din Google Kalender. Ligegyldigt, i det mindste ved du, at du har planlagt den regelmæssige aftale.
du kan bruge Hootsuite til at planlægge indlæg på sociale medier i løbet af ugen, MailChimp til at sende et månedligt nyhedsbrev og endda Due.com at fakturere tilbagevendende kunder. Planlægning af disse opgaver frigør dig fra at udføre dem dagligt eller ugentligt. Det betyder, at du har tid til at fokusere din energi et andet sted.
endelig glem ikke at medtage lidt tid til dig selv. Uanset om det kun er fem minutter at mægle, en time til træning eller en månedlig aften med venner eller familie, har du brug for tid til at rydde hovedet og hygge dig, eller du bliver bare udbrændt.