Communiquez comme un pro
Il est universellement admis que les bons PMS sont des communicateurs faciles à vivre qui ne bronchent pas à l’idée de communiquer avec leur équipe et leurs clients. Cela signifie parler aux gens en personne sur une variété de sujets – à la fois faciles et difficiles dans la nature. Les chefs de projet ne peuvent pas non plus être timides quant à la communication ouverte en tout temps et doivent reconnaître le fait qu’une équipe entière peut ne pas communiquer de la même manière. C’est un fait: Tout projet échouera sans une ligne de communication solide. Il est essentiel d’être clair, concis et honnête lors de la coordination des projets.
Être un caméléon
Il est important de connaître les personnes avec lesquelles vous travaillez et de comprendre comment elles travaillent et communiquent lorsque vous essayez de motiver une équipe et d’atteindre des délais, voire de simples objectifs. Plusieurs fois, un PM doit être un caméléon du projet pour que cela se produise.
Concevoir un plan de communication pour votre équipe peut être utile, mais forcer une structure de communication ne fonctionnera pas toujours pour tout le monde. En tant que chef de projet, vous devez comprendre comment communiquer avec les différents types de personnalité de votre équipe. Vous pouvez définir des attentes appropriées, mais si vous ignorez les préférences de votre équipe et faites les choses à votre manière, vous trouverez plus d’obstacles au succès.
Rappelez-vous, tout n’est pas à propos de vous et de votre processus en tant que PM. Il s’agit de travailler avec l’équipe pour trouver une structure qui fonctionne pour tout le monde.
Pourquoi changer votre stratégie de communication d’un projet à l’autre ? Cette approche pourrait devenir déroutante pour vous. Pensez-y: Si vous consacrez du temps et des efforts à apprendre à connaître votre équipe et à créer un plan avec elle, tout le monde adhérera. En effet, ils communiqueront d’une manière qui les rendra à l’aise et réaliseront vos projets avec moins d’efforts, de confusion et de peur.
Toujours Connaître L’État de votre Projet
Les réunions d’état et les rapports d’état hebdomadaires sont précieux pour vous en tant que chef de projet. Ils vous aident à suivre les prochaines étapes, les mesures à prendre et les risques du projet. Utilisez un rapport de situation hebdomadaire pour rester transparent sur le budget, le processus et pour éviter les conversations gênantes sur le besoin de plus de temps ou d’argent pour terminer un projet.
Il est utile de se regrouper régulièrement pour parler de ce qui se passe et de ce dont l’équipe est responsable à tout moment. Si vous travaillez avec des clients, c’est une bonne pratique de gestion de projet de communiquer les détails du projet et de planifier les mises à jour par écrit sur une base hebdomadaire. Même en sautant au téléphone pour discuter d’un rapport d’état, vous contribuerez à renforcer les délais du projet et à établir des rapports. Rappelez-vous, ce n’est jamais une mauvaise chose de décrocher le téléphone!
Que votre style de communication soit par courrier électronique, téléphone, message instantané, courrier, pigeon voyageur, il est essentiel que vous trouviez un moyen de faire connaître votre point de vue.
Définir des attentes et ne jamais les abandonner
Définir et gérer des attentes est l’une des compétences les plus difficiles à développer pour un chef de projet. Au début d’un projet, il y a beaucoup d’inconnues. Cependant, lorsque vous élaborez des livrables clés de gestion de projet, tels qu’une portée, des échéanciers et un plan de projet, vous pouvez définir des attentes claires avec votre équipe et vos clients.
Définir la portée
Les attentes de chaque projet doivent être définies par une portée de travail bien écrite. Si votre entreprise ne dispose pas de documentation pour sauvegarder une demande de projet spécifique, créez-la. Il n’est pas nécessaire que ce soit un document formel et sophistiqué! Mais un semblant de portée aidera à vous fournir, à vous et à votre équipe, des directives et des attentes quant à ce que l’équipe livrera.
Il est également recommandé de s’asseoir avec votre équipe et vos clients au début d’un projet pour examiner la portée en conjonction avec le calendrier du projet. Cela signifie que vous devez expliquer les niveaux d’effort attachés aux tâches.
Avoir ce type de conversation dès le début tiendra vos clients informés du niveau d’effort que votre équipe mettra dans tous les aspects du projet. Cela les gardera également engagés dans votre processus.
Tenir des contrôles fréquents
Entre les dates limites, vérifier le document à venir ou les étapes de livraison. Prenez le temps de discuter avec l’équipe de ce que chaque tâche implique. Les livrables changent-ils en fonction des travaux antérieurs? Cela aura-t-il un impact sur la portée et le calendrier?
Les check-ins vous permettent de donner à l’équipe une rétroaction opportune, constructive et utile pour renforcer les livrables finaux. Rappelez-vous quand il s’agit de définir des attentes, il n’y a rien de mal à vous répéter tant que votre répétition est significative et chronométrée comme il se doit!
Conseil de TeamGantt : Utilisez les fonctionnalités de collaboration d’équipe de TeamGantt pour communiquer les check-ins avec votre équipe sur les tâches et les projets.