har du ett stort meddelande att göra och du undrar när du ska skicka ditt pressmeddelande?
med 57% av de bästa utgivarna som får mellan 50 och 500 platser per vecka är det alltför lätt för din e-postplats att gå vilse i bullret.
eftersom du bara har en chans – eller kanske en andra – att få uppmärksamhet och få din e-post att läsa, måste du förbereda dig för framgång.
i den här korta guiden använder vi logik och sunt förnuft för att förklara vad som är den bästa tiden och dagen för att skicka dina pressmeddelanden.
Låt oss komma in i det.
Vad är den bästa dagen att skicka ett pressmeddelande?
den bästa dagen att skicka ett pressmeddelande är mellan måndag och onsdag.
det är enligt vår analys av data från en rad källor som har tittat på öppna priser och svarsfrekvenser för pressmeddelanden och uppsökande e-post i allmänhet.
företag som gör mycket kallt uppsökande och skickar många pressmeddelanden är inte överens exakt på den bästa dagen i veckan, men dessa tre dagar – måndag, tisdag och onsdag – verkar vara konsensus.
Låt oss bryta ner dessa studier för dig:
- Fractl säger att måndag till onsdag är de bästa tre dagarna för att skicka ett pressmeddelande
- en studie av Siege Media av ”rumstemperatur”-e – postmeddelanden – som inte är helt ur det blå-visade att måndag var den bästa dagen i veckan för att skicka e-postmeddelanden som ett pressmeddelande, med en öppen e-postfrekvens på över 20%
- samma forskning visade att öppna priser är definitivt lägre på onsdagar, men svarsfrekvensen till en PR-e-post var bara 0.3% lägre än måndagar
- MarketingProfs rapporterade om en Business Wire-studie som sa att journalister föredrar att ha en historia som slog dem på en tisdag
- en något äldre studie av Ragan fann att Pressmeddelanden som skickades på en tisdag eller onsdag var mer benägna att delas på sociala medier
- GetResponse tittade på e-postmarknadsföringskampanjer, som är något annorlunda i sin publik och syfte, men de fann att e-postmeddelanden som skickades på en tisdag fick det bästa klicket-betygsätt
- på backlinko fann de att uppsökande e-postmeddelanden som skickades på en onsdag var mest troliga för att få ett svar, men det var bara en skillnad på 0, 14% mellan de värsta och bästa dagarna, som du kan se nedan…
om vi ger varje dag en poäng för varje gång det rekommenderas av en av dessa studier, tisdag och onsdag slips med fyra poäng vardera, och måndag har tre poäng, så det är ett nära samtal.
när de gick tillbaka till Fractl-studien fann de att lite under hälften av de journalister som de undersökte har en två dagars vändning på innehållet, så det är vettigt att de värsta dagarna att skicka ett pressmeddelande är torsdag eller fredag när de redan har sina berättelser uppradade för veckan.
de flesta har mycket att komma ikapp på måndagar, särskilt när det gäller e-post, så tisdag och onsdag är båda mycket vettiga när det gäller dagen för att få ögonen på pressmeddelandet du skickar.
det är den bästa dagen i veckan för att skicka ett pressmeddelande,men vilken tid ska du slå skicka?
Vad är den bästa tiden att skicka ett pressmeddelande?
morgonen är den perfekta tiden att skicka ett pressmeddelande, med en tid som inte är på timme eller halvtimme, så 9:46 är snarare än 10:00 är, till exempel.
de flesta marknadsförare använder uppsökande programvara för att automatisera skicka pressmeddelanden, och de flesta verktyg kan bara schemalägga e-post på timme eller halv timme.
detta innebär att medier och journalister vanligtvis kommer att se en tillströmning av e-postmeddelanden till sina inkorgar vid dessa tillfällen så att ditt pressmeddelande kan gå vilse i bullret.
på Fractl tror de att morgonen fram till middagstid är en bra tid att avfyra ditt pressmeddelande, medan Siege Media är mer specifikt med e-postmeddelanden som skickas mellan 8 och 9:00 får de bästa öppna och klickfrekvenserna.
samtidigt sätter Ragan en tid på 7 till 9:00 på den bästa tiden att skicka din release.
eftersom journalister vet att de flesta pressmeddelanden skickas tidigt tenderar de att planera sin arbetsdag runt det – morgonkaffe följt av att gå igenom dagens pressmeddelanden.
vad är super viktigt att komma ihåg med allt detta är den lokala tidszonen.
oavsett om du samordnar en global försäljningslansering eller bara vill få dina PR-ansträngningar att läsa över hela USA, måste du vara uppmärksam på tidszonen där journalisten kommer att få din release.
du vill släppa in i inkorgen för de journalister och redaktörer du riktar in tidigt på morgonen, men inte så tidigt att ditt pressmeddelande drunknar ut av alla andra som har landat före det.
att veta tiden att inte skicka ditt pressmeddelande är lika viktigt för att få din historia plockad upp.
skicka inte ditt pressmeddelande utanför kontorstid, såvida det inte är stora nyheter som inte kan vänta till morgonen.
om du har nyheter, var noga med att följa upp med sociala medier eller telefonkontakt så det blir definitivt plockat upp.
ett annat undantag från den tidiga dagtidsmeddelandeleveransregeln är när du har finansiella meddelanden att skicka ut.
denna typ av nyheter – om värdepapper, index och valuta – går i allmänhet ut i slutet av dagen, och journalister på detta område är väl medvetna om det.
gör ditt bästa för att undvika att skicka ett pressmeddelande på fredag eftermiddag, ingen vill hantera e-postmeddelanden i slutet av arbetsveckan och det kommer sannolikt att bli shunted till måndag morgon, om det blir media täckning alls.
dags att titta på några mer detaljer om när du ska skicka ett pressmeddelande.
är måndag en bra dag att skicka ett pressmeddelande?
måndag är inte den bästa dagen i veckan för att skicka ett pressmeddelande, men det är inte heller det värsta.
ditt pressmeddelande e-post står en rimlig chans att öppnas på en måndag, 7.5% enligt Backlinko, men det finns bättre dagar.
är måndag den mest trafikerade dagen i veckan för dig?
det är för oss, och det är i allmänhet för författare, journalister och redaktörer också, så täppa inte till sin redan utbuktande inkorg om du inte behöver.
det är dock värt att notera att Fractls undersökning av medieproffs fann att lite mindre än 25% av de svarande hade en sex dagars ledtid för att få en historia ut.
detta innebär att skicka ditt pressmeddelande på en måndag kan fungera om du skickar Nyheterna en vecka innan evenemanget, försäljningen eller nyheterna kommer att bryta.
om du har ett bra pressmeddelande med en stark ämnesrad och innehåll som är engagerande, skicka ditt pressmeddelande på en måndag är inte den värsta tanken, men du har bättre alternativ.
Låt oss titta på den andra änden av veckan.
är fredag en bra dag att skicka ett pressmeddelande?
fredag är förmodligen den värsta vardagen för att skicka pressmeddelanden.
att göra din media pitch på en fredag kommer sannolikt att se det studsade till måndag ändå eller ignoreras helt.
PR – proffs vet att inte skicka ett pressmeddelande på en fredag – om det inte är absolut nödvändigt-så det är en användbar lektion att lära sig nu.
varför är fredag så notoriskt dåligt för att skicka nyheter och pressmeddelanden till media?
om det inte är aktuellt innehåll, har journalisten du riktar förmodligen redan sin fredagstid fylld.
Ingen vill springa runt och försöka rapportera om en berättelse på en fredag, så mediefolk kommer redan att ha sitt innehåll eller andra arbetsuppgifter uppradade i slutet av veckan.
bortsett från helgen är fredag den värsta dagen i veckan för att öppna, Klicka och svara på e-postmeddelanden, säger de data som Siege Media presenterar i samma studie som vi tittade på tidigare.
så mycket som du kanske känner dig frestad att bucka trenden och skicka ett pressmeddelande vid den minst populära tiden, är det sannolikt en förlorande hand.
om du kan spara resurserna för att göra ett A/B-test kan du själv se hur fredag jämförs med måndag för ett pressmeddelande och uppgifterna kan vara användbara.
de enda dagarna som är värre än fredag är helger när det gäller att få din målgrupp att läsa dina pressmeddelanden – Backlinkos forskning om allmänna uppsökande e-postmeddelanden såg öppna priser sjunka med 1.76% under helgen jämfört med de andra fem dagarna.
nu vet vi de populära dagarna och den bästa tiden på dagen för att skicka ett pressmeddelande, bör vi nu titta på några andra överväganden kring Pressmeddelande timing.
hur långt i förväg ska du skicka ett pressmeddelande?
du bör skicka ditt pressmeddelande två till tre veckor innan ett evenemang som en konferens eller butik öppnar, medan en tonhöjd till en glansig tidning kan behöva gå ut månader i förväg.
du måste balansera två överväganden här:
- du måste ge journalister och författare chansen att få dig in i deras schema
- du vill bevara deras rädsla för att missa, eller FOMO, och inte ge dem tid att bli självbelåtna
JournoLink, en distributionstjänst för Pressmeddelande, bryter dina ledtider ner i tre breda kategorier:
- glansiga tidskrifter med säsongsproblem som du vill rikta in behöver tre till sex månaders varsel med ditt pressmeddelande
- för att fånga mediaens uppmärksamhet för planerade evenemang och produktlanseringar, skicka ditt pressmeddelande två till tre veckor i förväg
- för trendiga ämnen eller för att kommentera aktuella frågor som finns i ditt styrhus, ska du skicka ditt pressmeddelande utan dröjsmål
att få din distribution timing rätt kan vara skillnaden mellan att få ditt evenemang publicerat en vecka före eller dagen innan, eller göra valentinens utgåva av en tidning alls.
som vi täckte lite tidigare, när ditt pressmeddelande är brådskande – kanske du kör en flash – försäljning eller du har varit tvungen att avbryta en händelse-en uppföljning med journalisterna du försöker kontakta hjälper till att få den brådskande täckning du behöver.
nu vet du om den bästa ledtiden för din produkt och pressmeddelanden, vi går vidare.
Hur Ofta Ska Du Skicka Pressmeddelanden?
du bör skicka ut pressmeddelanden när du har något nyhetsvärde att säga, utan att gå över toppen.
du har konsumerat media hela ditt liv så vet vilken typ av saker nyheter, radiostationer och tidskrifter är intresserade av att täcka.
medan allt ditt lilla företag eller stora varumärke gör är mycket viktigt för dig, vill din målgrupp höra om det?
om du börjar bombardera journalister med irrelevanta eller skräppostnyheter riskerar du att läggas till i deras skräppostlista!
på samma sätt, när du väljer att väga in på trendiga ämnen, håll det relevant och försök att inte bara ropa in i tomrummet.
om din organisation har fördjupad kunskap om en ny lagstiftning eller påverkas direkt av en nyhetshändelse, krävs en release, men kommentera inte varje liten sak där ute.
det kan vara kontraproduktivt att ha ett målnummer för dina pressmeddelanden också.
beslutar att göra en release per månad kan kännas som ett logiskt steg, men du kan sluta skapa en berättelse till förmån för det och slösa dina resurser.
det som verkligen betyder något är kvalitet framför kvantitet.
du vill bygga ett positivt rykte bland de journalister du engagerar dig med så att när ditt företagsnamn landar i sin inkorg, sticker det ut och uppmärksammar dem.
nästa gång tittar vi på vad som går in i ett bra pressmeddelande så att din kunskap om de bästa dagarna och tiderna används bra.
Vad ska man vara uppmärksam på när man skickar ett pressmeddelande?
ett bra pressmeddelande ser likadant ut för PR-proffs och de som just har börjat på resan för att skapa intresse för sin verksamhet eller varumärke.
det finns en ganska standard formel för hur man sätter ihop ett pressmeddelande som gör din e-post lätt för läsaren att förstå och vara angelägna om att arbeta med det.
oavsett om du väljer att arbeta med pressmeddelandemallar eller skapa dina egna, finns det några överväganden förutom att skicka det vid rätt tidpunkt och på rätt dag.
här är våra fyra bästa tips för att få din PR-distribution på punkt.
Tips # 1: Pitch rätt journalist
du måste få ditt pressmeddelande framför rätt person i ett medieföretag för att ha någon chans att det hämtas.
faktum är att 80% av pressmeddelanden som inte hämtas beror på att pressmeddelandet är irrelevant för författaren eller redaktören som tar emot det, fann Fractl-undersökningen.
det betyder att det är viktigt att du gör din forskning och får rätt e-postadress för den publikation du vill ta kontakt med.
om pressmeddelanden kommer att vara en del av din innehållsmarknadsföring och uppsökande strategi bör du överväga att skapa en medialista – en lista över kontakter som är relevanta för din bransch.
det är värt att notera att chansen att ditt pressmeddelande läses kommer att variera beroende på vilken bransch du befinner dig i.
journalister och redaktörer inom fordons-och finansnischer är de som är minst benägna att öppna ditt pressmeddelande, medan livsstil, resor och matförfattare är mer mottagliga för att läsa vad du skickar ut.
du kan inte plötsligt ändra nisch ditt företag är i, men att vara medveten om dessa framgångar kommer att hjälpa dig att förstå hur många människor du behöver pitch till för att få uppmärksamhet.
gå vidare till nästa viktiga faktor som du måste tänka på när du skickar ett pressmeddelande.
Tips #2: strukturera ditt pressmeddelande korrekt
att göra ditt pressmeddelande tillgängligt kommer definitivt att göra det mer sannolikt att generera intjänad mediabevakning för ditt varumärke.
journalister och författare är upptagna människor; du vill se till att du ger dem allt de letar efter på ett sätt som är bekant för dem.
det finns några viktiga komponenter i strukturen i ett pressmeddelande, såsom:
- en killer ämnesrad som sticker ut från alla buller
- en väl utformad företagslogotyp som kan användas i någon mediabevakning
- all kontaktinformation för dig och alla andra i företaget som kan fältet frågor
- dateline, inklusive om det finns ett embargo på nyheterna
- en rubrik-och ibland kan du använda den för att en underrubrik – som lägger ut historien att komma
- texten som tydligt och enkelt förklarar vad dina nyheter är, skrivet på ett sätt som matchar stilen på din nisch
- din pannplatta, som är en förklarare om vad ditt företag är och några viktiga prestationer
det är också värt att lägga till detaljer som dina sociala mediehandtag till slutet av ditt pressmeddelande, vilket kan ge legitimitet och visa att du inte är en ansiktslös bot som skickar ett mail.
i Fractls studie fann de också att journalister och redaktörer verkligen uppskattar en multimedia-strategi för Pressmeddelanden, som att inkludera förklaringsvideor.
de noterar också att infographics är den mest efterfrågade typen av multimediainnehåll från publikationer, så att lägga till dem i din release gör att det sticker ut.
ge dina mottagare vad de letar efter och du verkligen öka dina chanser att bli märkt.
ett annat tips kommer rätt upp.
Tips #3: Var uppmärksam på distribution
att få ditt pressmeddelande distribution rätt är absolut nödvändigt för att lyckas med dina PR-ansträngningar.
du kan ha fantastiskt innehåll men om du skickar ut det felaktigt, har det allt varit för ingenting.
vi har redan pratat om några av de viktigaste sakerna att tänka på när du distribuerar ditt pressmeddelande, men vi kommer att dra dem alla tillsammans så att du kan kolla in dem:
- Välj rätt tid på dagen för att skicka din e-post
- välj lämplig veckodag för att få din e-post läst
- hitta rätt personer att skicka ditt pressmeddelande till
- anpassa varje e-post som du skickar med mottagarens namn
du kan också välja att använda ett pressmeddelande distribution byrå istället, som PR Newswire eller BusinessWire, men dessa tjänster kan vara dyra om du är ett litet företag eller bara börjar på din PR-resa.
att göra din egen uppsökande genom att använda ett verktyg som Respona för att hitta rätt kontakter för dig och anpassa pressmeddelandemallar är ett bra sätt att hantera dina egna PR-ansträngningar och bygga ett starkt nätverk av människor du kan kontakta när det är dags att få dina nyheter där ute.
dags för vårt senaste pressmeddelande tips för dig.
Tips #4: glöm inte att följa upp
efter att ha skickat ditt första pressmeddelande är ett uppföljningsmeddelande super viktigt för att du ska bli märkt.
Backlinkos studie som vi tittade på tidigare berättar för oss att en uppföljningssekvens av e-postmeddelanden kan fördubbla din svarsfrekvens.
även skicka en uppföljning e-post kan lyfta din svarsfrekvens från 8,5% till 14,1% – det är definitivt värt ansträngningen.
när du skickar ditt pressmeddelande med Respona kan du automatiskt schemalägga din uppföljnings-e-postsekvens.
naturligtvis vill du inte att din uppföljning ska vara irriterande och bli markerad som spam, så tid det bra.
att skicka en uppföljning varje dag i en vecka kommer att irritera dina mottagare och kan landa i den fruktade skräppostmappen.
här på Respona rekommenderar vi att du följer upp ditt pressmeddelande cirka fem dagar efter att originalet skickades.
kom ihåg hur vi tittade på ledtiderna för ditt pressmeddelande tidigare?
genom att skicka ditt pressmeddelande i förväg ger du dig tid att skicka de uppföljningsmeddelanden som vi vet är så viktiga för dina PR-ansträngningar.
dags att avsluta detta.
nu över till dig
vi är klara!
det är allt du behöver veta om de bästa metoderna när det gäller att skicka ett pressmeddelande vid rätt tidpunkt och på rätt dag.
när du börjar arbeta med din press-och mediestrategi börjar du få en känsla för den optimala tidpunkten för att skicka ut dina utgåvor.
det kommer att ta lite lärande för att verkligen få din strategi att generera mediatäckning, varumärkesmedvetenhet och bakåtlänkar, men PR har definitivt värde för ditt företag.
vill du få rätt verktyg för att göra dina egna pressmeddelanden?
begär en demo hos oss på Respona så visar vi dig alla sätt vi kan hjälpa dig att hitta rätt personer att skicka ditt pressmeddelande till och hantera din uppsökande strategi.