jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji w aktach personalnych pracowników. Od nowych dokumentów najmu po informacje płacowe, istnieje wiele dokumentów (i niektóre poufne informacje), które należy bezpiecznie przechowywać i mieć pod ręką. Co powinno znajdować się w aktach pracowniczych?
co powinno być w teczce pracownika?
Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest koniecznością, jeśli chcesz zachować porządek, spełnić wymagania prawne i podejmować decyzje (np. podwyżki). Ale z prawnego punktu widzenia nie można gromadzić wszystkich danych pracowników w jednym pliku-nawet jeśli dotyczy to tego samego pracownika. Istnieją pewne wymagania dotyczące oddzielania informacji od akt osobowych. Nie wspominając o tym, że może być konieczne przechowywanie niektórych rekordów dłużej niż inne.
istnieje wiele różnych dokumentów, które musisz przechowywać dla każdego pracownika. W zależności od typu pliku i tego, czy jest on poufny, może być konieczne oddzielenie go od innych plików. Oto, co powinieneś zazwyczaj przechowywać w każdym pliku pracownika:
- akta główne
- informacje przed zatrudnieniem
- dane osobowe
- formularze specyficzne dla działalności gospodarczej
- dokumentacja wyników pracy
- informacje o separacji / rozwiązaniu umowy, jeśli dotyczy
- informacje poufne
- dokumentacja płacowa
- informacja o świadczeniach
- dokumentacja medyczna
- formularz i-9
- informacja o wpłacie bezpośredniej
Główna akta personalne pracowników
przechowuj akta pracownicze dla każdego pracownika, w tym dla zwolnionych pracowników. Główna dokumentacja pracownicza nie powinna zawierać żadnych poufnych informacji ani formularzy, takich jak numer ubezpieczenia społecznego pracownika lub formularz I-9. Zamiast tego, te idą do oddzielnych plików (które omówimy później).
główna teczka pracownika powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak informacje przed zatrudnieniem i podpisane formularze potwierdzające. Zobacz, co powinieneś uwzględnić w głównym pliku pracownika poniżej.
informacje przed zatrudnieniem
kiedy zatrudniasz pracownika, najlepiej jest przechowywać pewne informacje przed zatrudnieniem dla każdego pracownika. W ten sposób, można odnieść się do niego, w razie potrzeby. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej i procesu zatrudniania kandydata zazwyczaj zbierasz od niego następujące informacje:
- podanie o pracę
- Wznów
- notatki z rozmowy kwalifikacyjnej
- listy polecające
kiedy zatrudniasz pracownika, przechowuj powyższe informacje w bezpiecznym miejscu w pliku personalnym pracownika. Zachowaj również inne dokumenty dotyczące zatrudniania (np. list ofertowy) i trzymaj je oddzielnie od informacji przed zatrudnieniem. Należy również pamiętać, że niektóre formularze i informacje o zatrudnieniu powinny być poufne (np. formularz i-9).
dane osobowe
chociaż nie należy przechowywać danych osobowych, takich jak numer SSN pracownika, w aktach osobowych pracowników, należy zachować pewne dane osobowe łatwo dostępne.
kilka informacji osobistych, które można przechowywać w teczce personalnej pracownika, to:
- dane kontaktowe pracowników (imię i nazwisko, adres i numer telefonu)
- dane kontaktowe w nagłych wypadkach
formularze specyficzne dla firmy
w zależności od firmy, możesz wymagać od pracowników podpisania określonych formularzy potwierdzających, gdy zaczną pracować dla ciebie. Podpisane dokumenty należy przechowywać w każdym pliku personalnym pracownika w celu przechowania.
oto kilka formularzy potwierdzeń, które możesz potrzebować zebrać i przechowywać:
- Podręcznik pracownika
- podpisane Umowy lub inne umowy
- zmiany w Polityce
wydajność pracy
sekcja w aktach pracownika powinna zawierać informacje o jego wynikach pracy. Aby pomóc w ocenie wydajności pracowników, zachowaj następujące zapisy dla każdego pracownika:
- Opis stanowiska pracy
- oceny i przeglądy wyników pracy
- zapisy frekwencji
- zmiany w pracy i promocje
- informacje o szkoleniach
- ostrzeżenia i/lub inne działania dyscyplinarne, jeśli mają zastosowanie
informacje o separacji / wypowiedzeniu
jeśli rozwiązujesz pracownika lub pracownik opuszcza firmę, upewnij się, że zapisano go w aktach personalnych pracownika. Jeśli ty i pracownik rozstaliście się ze sobą, przechowujcie w swoim rejestrze następujące informacje:
- rozmowa kwalifikacyjna
- informacje o wypowiedzeniu (np. powód odejścia pracownika lub jego wypowiedzenia)
- ostatni dzień zatrudnienia
- list rezygnacji pracownika, jeśli dotyczy
- inne dokumenty związane z wyjściem
informacje poufne
ponownie, niektóre pliki pracowników są poufne i muszą być oddzielone od głównych plików. Aby zachować zgodność z Prawem Federalnym, nie przechowuj poufnych informacji o pracownikach w głównym pliku pracownika. Zamiast tego przechowuj zapisy w oddzielnym i bezpiecznym miejscu. W ten sposób nie dostaną się w niepowołane ręce.
zapisy, które należy zachować w tajemnicy obejmują:
- ewidencja płac
- informacje o świadczeniach
- dokumentacja medyczna
- formularz I-9
- inne różne dokumentacja poufna
dokumentacja płac
dokumentacja płac pracowników zawiera wszystko, co ma związek z płaceniem pracownikowi. Może to obejmować:
- stawka wynagrodzenia
- zarobki w godzinach nadliczbowych
- dodatkowe wynagrodzenia, takie jak Wynagrodzenie za premię i prowizje
- okresy wypłaty
- formularze podatku u źródła (np. Formularz W-4 i formularz w-4)
- informacje o zwrocie kosztów
- zbierz dokumentację
- okresy wypłat za wypłacone wynagrodzenia
- historia płac
- wynagrodzenia
- karty czasowe
- przepracowane godziny
- pozostały czas wolny
ponieważ zapisy płac są pełne danych osobowych, trzymaj je oddzielnie od innych plików pracowników.
informacje o świadczeniach
jeśli oferujesz świadczenia pracownicze w swojej firmie, musisz przechowywać zapisy w poufnym pliku. I, trzeba zachować je oddzielnie od innych plików (np. listy płac).
jeśli oferujesz pracownikom świadczenia, przechowuj następujące informacje w rejestrze każdego pracownika:
- informacje o korzyściach (np. zdrowie, wzrok, Stomatologia itp.)
- formularze rejestracyjne dla świadczeń
- formularze deklinacji dla świadczeń
dokumentacja medyczna
Ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnością (Ada) wymaga, aby dokumentacja medyczna pracownika pozostała oddzielona od innych dokumentacji pracowniczej. Zachowaj dokumentację medyczną każdego pracownika część z głównej dokumentacji, w tym:
- Family Medical Leave Act (FMLA) formularze i wnioski
- wnioski lekarskie
- badania lekarskie
- urlopy nieobecności
- roszczenia o odszkodowanie dla pracowników
- roszczenia o niepełnosprawność
- wnioski o zakwaterowanie
- wyniki testów narkotykowych
- rekordy urazów
formularz i-9
formularz i-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia, to formularz, który potwierdza, że Twoi pracownicy są legalnie dopuszczeni do pracy w Stanach Zjednoczonych. Kiedy zatrudniasz pracownika, zbierasz ten formularz wraz z innymi nowymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, takimi jak Formularz W-4.
U. S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) zaleca, aby formularze I-9 były oddzielone od akt głównych i poufnych. Przechowuj formularze i-9 wszystkich pracowników w jednym pliku, aby mieć do nich łatwy dostęp w przypadku kontroli.
różne dokumenty poufne
oprócz przechowywania powyższych plików oddzielnie od innych dokumentów, może być konieczne przechowywanie poufnych danych innych pracowników, takich jak:
- formularze depozytów bezpośrednich i informacje bankowe
- sprawdzenie przeszłości
- dokumentacja dochodzeniowa
- ewidencja Równych Szans pracowników (EEO) (np.)
Dlaczego musisz prowadzić ewidencję pracowniczą?
więc o co chodzi z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej? W niektórych przypadkach jest to wymagane przez prawo. A w innych przypadkach dobrze jest mieć informacje na wyciągnięcie ręki. Spójrz na kilka powodów, dla których utrzymanie porządku w plikach pracowników jest tak ważne.
pomaga w podejmowaniu decyzji
pracodawcy muszą podejmować decyzje, takie jak awanse, podwyżki i demotywacje. Posiadanie dokumentacji pracowniczej, takiej jak przeglądy wydajności, zapisy dotyczące czasu i obecności oraz podobne informacje, ułatwia podejmowanie tych decyzji.
zapewnia zgodność z przepisami federalnymi, stanowymi i lokalnymi
jako właściciel firmy musisz przestrzegać pewnych przepisów federalnych, stanowych i lokalnych. Na przykład IRS i FLSA wymagają od użytkownika przechowywania informacji związanych z listą płac przez określony czas.
aby zachować zgodność z przepisami, przechowuj informacje, takie jak potrącenie podatku, informacje o płacach i inne powiązane formy pod ręką.
organizuje swoje rekordy
Ogólnie rzecz biorąc, musisz prowadzić dokumentację pracowniczą, aby zachować porządek. Twoi pracownicy podpisują wiele różnych formularzy podczas procesu wdrażania i otwartej rejestracji.
jeśli utracisz te zapisy, nie masz już dowodu, że Twoi pracownicy uznali umowy. W przypadku pozwu lub audytu IRS możesz ponieść kary, grzywny i opłaty sądowe bez potwierdzenia uznania pracownika.
przechowywanie dokumentacji pracowników pomaga utrzymać wszystkie te dokumenty w porządku i porządku, na wypadek, gdybyś ich później potrzebował.
jak zorganizować plik personalny pracowników
aby organizować i przechowywać dokumentację personalną pracowników, możesz przechowywać pliki papierowe lub mieć zapisy bez papieru. Niezależnie od tego, w jaki sposób przechowujesz swoje dane, upewnij się, że są one bezpieczne (zwłaszcza poufne).
przechowuj papierowe pliki w bezpiecznym miejscu, takim jak zamknięta szafka na dokumenty, i ogranicz, kto ma dostęp do papierowych kopii. Upewnij się, że każdy pracownik ma swój własny plik, aby nie mieszać rekordów. I oczywiście oddziel główne akta pracownicze od poufnych.
jeśli nie jesteś fanem idei przechowywania dokumentów papierowych, możesz zamiast tego przejść drogę bez papieru. Przechowuj pliki pracowników bez papieru, skanując i przesyłając dokumenty papierowe do urządzenia, takiego jak komputer. Jeśli korzystasz z oprogramowania HR, możesz bezpiecznie przechowywać pliki pracowników w chmurze i mieć automatyczną kopię zapasową swoich plików.
cokolwiek robisz, upewnij się, że masz sposób na tworzenie kopii zapasowych plików w przypadku ich uszkodzenia lub utraty (pomyśl o powodzi lub awarii komputera).
czy pracownicy mogą uzyskać dostęp do własnych plików?
w pewnym momencie Twoi pracownicy mogą chcieć uzyskać dostęp do swoich plików pracowników. Większość stanów ma szczególne przepisy dotyczące prawa pracownika do dostępu do swoich plików i tworzenia kopii dokumentów.
w większości przypadków pracownicy mają dostęp do swoich plików, jeśli złożą wniosek. Sprawdź Stanowy Departament Pracy, aby dowiedzieć się o swoich wymaganiach i szczegółowych zasadach.
jak długo trzeba przechowywać pliki pracowników?
zgodnie z prawem jesteś zobowiązany do przechowywania plików pracowników przez określony czas. Długość czasu może się różnić w zależności od rodzaju rekordu i wymagań dotyczących prowadzenia rejestrów w danym stanie. Oto, jak długo zazwyczaj trzeba przechowywać pliki pracowników:
- zapisy przed wynajmem: Rok po zatrudnieniu kogoś jest standardem Federalnym (w tym kandydatów, których nie zatrudniasz). Wiele stanów wymaga przechowywania dokumentacji przed zatrudnieniem przez co najmniej trzy lata
- informacje o przeszłości: rok
- dokumentacja płacowa (np. płace wypłacane): trzy lata
- karty Czasowe i harmonogramy pracy: dwa lata
- informacje związane z wynikami: rok po odejściu pracownika z firmy
- dokumentacja medyczna: trzy lata po odejściu pracownika firma
- : Trzy lata po odejściu pracownika z firmy
- formularz i-9: trzy lata po zatrudnieniu pracownika lub rok po zakończeniu zatrudnienia, w zależności od tego, która jest późniejsza
- dokumenty podatkowe dotyczące zatrudnienia (np. formularze w-4): cztery lata
- dokumentacja wypadków i obrażeń: pięć lat
- dokumentacja separacji / rozwiązania umowy: jeden rok
możesz przechowywać zapisy dłużej niż wymagany czas. W końcu nigdy nie można być zbyt ostrożnym. Na przykład musisz prowadzić dokumentację płacową przez co najmniej trzy lata. Ale możesz je zatrzymać nawet dłużej, jeśli chcesz.
pamiętaj, że niektóre z powyższych ram czasowych mogą być dłuższe lub krótsze w zależności od wymagań Twojego stanu. Sprawdź w swoim stanie, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak długo przechowywać pliki pracowników.
szukasz prostego i bezpiecznego sposobu przechowywania plików pracowników? Doskonałym rozwiązaniem jest dodatek oprogramowania HR firmy Patriot do naszej listy płac online. Dzięki działowi HR Patriot możesz bezpiecznie przechowywać wszystkie dane pracowników i dokumenty online. Czy wspomnieliśmy, że integruje się z naszym oprogramowaniem do obsługi płac? Wypróbuj oba za darmo już dziś!
nie jest to porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.