8 Tips over e-mailetiquette: adresseren van onbekende ontvangers

e-mail-een eenvoudige en krachtige web communicatie tool. En toch kan het erg verwarrend zijn, vooral bij het omgaan met onbekende of externe e-mailontvangers. Ga je met volledige naam of voornaam? Moet je titels of anciënniteit erkennen? En hoe zit het met uniseks namen-ga je met een Mr of Ms? Hoe zit het met land context en organisatie cultuur?

een jaar geleden deelde ik een korte handleiding om onbekende en Externe ontvangers te e-mailen op mijn LinkedIn-pagina. Meer dan 40.000 views en veel vragen later werd duidelijk dat informatie over e-mailetiquette nog steeds zeer essentieel is, vooral in de digitale wereld van vandaag, waar we een groot deel van onze tijd en leven online doorbrengen. Hieronder, Ik vlees uit een aantal van mijn eerste punten voor degenen onder ons die vragen kunnen hebben.

genderneutraliteit

als u het geslacht van de ontvanger niet kent, blijf dan neutraal. Gebruik gewoon “Lieve voornaam, achternaam”. Vooral als je opereert in een multiculturele omgeving en niet het geslacht achter elke naam kan vertellen.

formele / officiële e-mails

Als u absoluut formeel moet zijn – bijvoorbeeld als u een werkmail aan het opstellen bent of met een klant communiceert – houd dan het goede woord “Geachte heer/mevrouw”. Het is minder persoonlijk, maar ook minder gedoe – vooral als je in een Afrikaanse context werkt.

e-mailthreads

soms leidt één e-mail tot vijf leidt tot twintig. Voor een voortdurende e-mail uitwisseling, er rekening mee dat het allemaal over de dans. De ene leidt en de andere volgt. Voor uw eerste e – mailbericht houdt u zich aan een neutrale of formele begroeting, en let vervolgens op hoe uw ontvanger reageert:

– als de ontvanger reageert op uw eerste e-mail met “alleen voornaam” in hun handtekening nadat u “Dear voornaam, achternaam” hebt gebruikt om hen te adresseren, kunt u hun aanwijzing volgen en hen aanspreken met “Dear voornaam alleen” in uw volgende e-mail.

– als u niet zeker of ongemakkelijk bent met het bovenstaande, blijf dan formeel en wacht tot u ten minste twee e-mails van hen ontvangt waarin ze “alleen voornaam” gebruiken in hun handtekening en adresseer ze vervolgens met “alleen voornaam” in uw volgende e-mail.

– omgekeerd, als ze formeel blijven gedurende, hetzelfde doen en tenzij je erachter komen hun geslacht, wilt u misschien ook genderneutraal zijn.

wederkerigheid

in geval van twijfel, gewoon wederkerigheid in natura. E.g als ze voortdurend reageren op al uw e – mails met “Dear Madam” – zelfs nadat u aftekent met uw voornaam alleen – dan reageren met “Dear Sir” of “Dear Madam” of “Dear Sir/Madam” – welke past afhankelijk van of u hun geslacht kent.

going Generic

Als u “To Whom It May Concern – gebruikt-zorg ervoor dat u e-mailen vanaf een niet-persoonlijk, zakelijk of generiek e-mailadres bijv. [email protected]. in elk ander geval, zou het nuttig zijn om een beetje onderzoek te doen om uit te vinden van de naam of de titel van wie je moet aanpakken eg. Beste Recruitment Manager.

Uniseksnamen

gaan er nooit van uit dat een ontvanger mannelijk, vrouwelijk of beide is. Als u niet zeker bent van geslacht, blijf dan neutraal door “beste voornaam, achternaam”te gebruiken.

(Niet)Gehuwd?

als u weet dat u een vrouw e – mailt, gebruik dan “mevrouw achternaam” – Het heeft betrekking op zowel gehuwde (Mevrouw) als ongehuwde (mevrouw). Voor mannen is dit minder belangrijk; ze gaan met ‘Mr’ ongeacht hun huwelijksstatus.

typefouten

zorg er zoveel mogelijk voor dat u de naam en/of titel van uw ontvanger correct spelt. Eerste indrukken tellen en sommige mensen kunnen erg gevoelig zijn over de spelling van hun naam (vooral gezien het kan verschillende dingen betekenen in verschillende talen). Controleer nog eens op typefouten voordat u op ‘Verzenden’ drukt; onder geen enkele omstandigheid is “Dear voornaam of achternaam” oké. Zeker niet na meerdere e-mailuitwisselingen. En ja, dit gebeurde.

heb je je eigen tips over e-mailetiquette – of horrorverhalen? Deel in het commentaar hieronder.