Nøkkelelementer
en godt utformet Forespørsel om Forslag bør inneholde flere viktige elementer. De fleste elementene er vanlige For Rfp-Er, men kan variere på tvers av bransjer og mellom offentlig og privat sektor. Disse inkluderer en oversikt over forretningsspørsmålet, en beskrivelse av produktet eller tjenestene som kreves, detaljerte forretningskrav, annen informasjon, forslagformat, forfallsdato, utvalgskriterier, tidslinje, spørsmål, hvordan man svarer og kontaktpunkt. Noen RFPs vil inneholde informasjon om en kostnad breakout, tilnærming forslag, eller andre dokumenter som kan være nødvendig. DISSE RFP-elementene er skissert i seksjonene nedenfor.
En Oversikt Over Problemstillingen
det bør være en kortfattet beskrivelse av problemet eller problemet som driver dette bestemte kjøpet. Det bør angis i ett eller to avsnitt og bør gi leverandører et sammendrag av sourcing prosjektet og hvorfor det ble igangsatt.
Beskrivelse Av Produkter Eller Tjenester
Anmodningen om Forslag skal inneholde en kort, men overbevisende beskrivelse av de produkter eller tjenester som er nødvendige. I De Fleste Rfper er varene eller tjenestene som selskapet trenger komplekse og kan være vanskelig å beskrive i detalj. Likevel vil en god beskrivelse av disse varene eller tjenestene i stor grad hjelpe leverandører med å utvikle et utmerket og svært målrettet forslag.
Detaljerte Forretningskrav
i tillegg til beskrivelsen av produkter eller tjenester, med de Fleste RFPs er det detaljerte forretningskrav som må være tydelig skissert i dokumentet. Disse kan inkludere støttekrav, leveringsretningslinjer, designspesifikasjoner, kvalitetsmålinger, etc. Formålet med forretningskrav-delen er å gi leverandørene detaljer om hva som trengs av selskapet for dette kjøpet, slik at leverandørene kan komme med et forslag som oppfyller disse kravene. Ofte tar krav-delen opp en god del AV RFP. Hvis kravene ikke nøyaktig gjenspeiler selskapets behov, vil leverandører ikke presentere forslag som adresserer de viktigste problemene. Det er alltid viktig å samarbeide med de som bruker produktene eller tjenestene for dette sourcing-prosjektet for å sikre at kravene er nøyaktige.
Annen Informasjon Som Trengs For Forslaget
noen ganger er det tilleggsinformasjon som leverandører trenger for å formulere et forslag. Denne informasjonen er vanligvis informasjonen om organisasjonens interne operasjoner som forslagsforfatterne trenger. Denne informasjonen kan inkludere bruksberegninger, etterspørselsprognoser, gjeldende ytelsesinformasjon, interne spørreundersøkelsesresultater osv. Nøkkelen for denne delen er ikke å gi leverandører med for lite eller for mye informasjon. Snarere er det å gi dem bare den informasjonen de trenger.
Tilnærmingsforslag
For Rfp-Er der innkjøpspersonalet vet hva de trenger, kan det være fornuftig å foreslå en tilnærming for leverandørene. Mange selskaper vil ikke ha denne delen fordi de leter etter kreative måter å nærme seg problemet på og ikke vil tvinge leverandører til en form.
Resultatmål
beskriv eventuelt noen resultatmål som vil bli brukt til å måle leverandørens ytelse av kontrakten i fremtiden. Dette vil hjelpe leverandørene med å få en kvantifiserbar ide om hva som vil utgjøre utmerket ytelse.
Forslagsformat
ENHVER RFP må angi formatet og lengden på leverandørforslagene. Et svært strukturert format for forslag gjør det enklere å sammenligne svarene fra leverandører. Det vil også oppmuntre klarhet og gi fokus i leverandørforslag. Noen Av De beste Rfpene plasserer sine forretningsbehov i et punkt for punktformat og oppfordrer leverandører til å svare på hvert punkt. RFP bør angi maksimumslengden på forslaget. Å ha en maksimal lengde vil bidra til å redusere tiden som trengs for å gjennomgå forslaget, og vil også sikre at leverandørene holder unødvendig informasjon til et minimum.
Forfallsdato
forfallsdatoen for leverandørforslagene skal være tydelig angitt nær BEGYNNELSEN AV RFP og på andre relevante steder. Dette sikrer at leverandørene vet når det er på grunn.
Utvalgskriterier
dette er en viktig del og inneholder viktig informasjon for leverandører. Dette bør tydelig angi områder og beregninger som leverandørforslag vil bli vurdert på. HVIS DET er mulig, BØR RFP opplyse om vektingen som en bestemt seksjon eller et emne vil bli gitt som en del av den samlede forslagspoeng. Denne vektingen er ofte beskrevet som en prosentandel eller i form av poeng ut av en total mulig poengsum. Denne delen mer enn noen annen, hjelper leverandører fokusere sine svar på kriteriene som deres forslag vil bli dømt.
Spørsmål
Leverandøren kan be om avklaring eller stille spørsmål om selv de mest velskrevne RFPs. ENHVER RFP bør tydelig angi mekanismen som leverandører kan stille spørsmål til. De fleste Gode Rfp-Er vil angi en tidsperiode hvor leverandørspørsmål kan sendes inn. Denne perioden bør ikke være for nær fristen for forslag innleveringer. KONTAKTPUNKTET FOR RFP vil da få svar og gi svar i skriftlig form til leverandørene. Det er generelt nyttig å vise spørsmålene og svarene slik at alle leverandører kan se dem og gjøre DEM til EN DEL AV RFP som en endring. Dette kan gi ytterligere klarhet til kravene og gi dokumentasjon for prosjektet.
Tidslinje
tidslinjen skal vise RFP-opprettelsesdato, RFP-sendingsdato, tidsperioden for spørsmål, forfallsdato for forslag, utvalgsperioden og den planlagte tildelingsdatoen. Alt dette bør kommuniseres så tydelig som mulig.
Kontaktpunkt
kontaktpunktet er personen som håndterer samhandlingen med leverandørene. Dette betyr at alle leverandørspørsmål og kommentarer om RFP vil bli rettet til denne personen. Noen selskaper har også en back up kontaktpunkt i tilfelle det primære kontaktpunktet er ute av kontoret eller utilgjengelig.
Kostnadsfordeling
denne delen er valgfri Og er inkludert i bare noen forslag. For å muliggjøre kostnadssammenligninger vil Enkelte Rfp-Er kreve at leverandørene sender inn en oversikt over kostnadene for å sikre sammenligningen. Det er alltid en god ide å angi et prisformat i denne delen for å sikre at prisene kan sammenlignes nøyaktig.
Andre Dokumenter
Noen Rfp-Er har andre dokumenter som må fylles ut som EN DEL AV RFP-prosessen. Disse kan være mangfoldssertifiseringer, avtaler til visse vilkår og betingelser, eller andre selskapsspesifikke skjemaer. DISSE bør også inkluderes MED RFP hvis DE er en del av et selskaps standardprosedyrer.