sleutelelementen
een goed ontworpen Request for Proposal moet een aantal belangrijke elementen bevatten. De meeste elementen zijn gebruikelijk voor RFP ‘ s, maar kunnen variëren tussen bedrijfstakken en tussen de publieke en de particuliere sector. Deze omvatten een overzicht van de zakelijke kwestie, een beschrijving van het vereiste product of diensten, gedetailleerde zakelijke vereisten, andere informatie, voorstel formaat, vervaldatum, selectiecriteria, tijdslijn, vragen, hoe te reageren en contactpunt. Sommige RFP ‘ s bevatten informatie over een uitbraak van kosten, suggesties voor benaderingen of andere documenten die nodig kunnen zijn. Deze RFP-elementen worden hieronder beschreven.
een overzicht van de zakelijke kwestie
er moet een beknopte beschrijving zijn van de zakelijke kwestie of het probleem dat aan deze specifieke aankoop ten grondslag ligt. Het moet in een of twee alinea ‘ s worden vermeld en moet leveranciers een samenvatting geven van het inkoopproject en waarom het is gestart.
beschrijving van producten of diensten
het verzoek om een voorstel moet een korte maar overtuigende beschrijving bevatten van de producten of diensten die nodig zijn. In de meeste RFP ‘ s zijn de goederen of diensten die het bedrijf nodig heeft complex en kunnen ze moeilijk in detail te beschrijven zijn. Niettemin zal een goede beschrijving van deze goederen of diensten leveranciers in grote mate helpen bij het ontwikkelen van een uitstekend en zeer gericht voorstel.
gedetailleerde zakelijke vereisten
naast de beschrijving van producten of diensten zijn er bij de meeste RFP ‘ s gedetailleerde zakelijke vereisten die duidelijk in het document moeten worden uiteengezet. Deze kunnen ondersteuning eisen, levering richtlijnen, ontwerpspecificaties, kwaliteit metrics, enz. Het doel van de business requirements sectie is om de leveranciers details te geven van wat het bedrijf nodig heeft voor deze aankoop, zodat de leveranciers met een voorstel kunnen komen dat aan deze eisen voldoet. Vaak, de eisen sectie neemt een groot deel van de RFP. Als de vereisten niet nauwkeurig de behoeften van het bedrijf weerspiegelen, zullen leveranciers geen voorstellen indienen die de belangrijkste kwesties aanpakken. Het is altijd belangrijk om samen te werken met de mensen die gebruik maken van de producten of diensten voor dit sourcing project om ervoor te zorgen dat de eisen nauwkeurig zijn.
Overige informatie die nodig is voor het voorstel
soms is er aanvullende informatie die leveranciers nodig hebben om een voorstel op te stellen. Deze informatie is meestal de informatie over de interne operaties van de organisatie die het voorstel schrijvers nodig zullen hebben. Deze informatie kan gebruiksstatistieken, vraagprognoses, huidige prestatie-informatie, interne enquêteresultaten, enz. omvatten. De sleutel voor deze sectie is niet om leveranciers te voorzien van te weinig of te veel informatie. Integendeel, het is om hen alleen te voorzien van de informatie die ze nodig hebben.
Benaderingsuggesties
voor RFP ‘ s waarbij het inkoperspersoneel weet wat zij nodig hebben, kan het zinvol zijn een benadering voor de leveranciers voor te stellen. Veel bedrijven zullen deze sectie niet hebben omdat ze op zoek zijn naar creatieve manieren om het probleem aan te pakken en leveranciers niet in een mal te dwingen.
prestatiemetingen
beschrijf, indien van toepassing, enkele prestatiemetingen die zullen worden gebruikt om de prestaties van de leverancier van het contract in de toekomst te meten. Dit zal leveranciers helpen een kwantificeerbaar idee te krijgen van wat uitstekende prestaties zal zijn.
voorstel formaat
elke RFP moet het formaat en de lengte van de leveranciersvoorstellen specificeren. Een zeer gestructureerde vorm van voorstellen maakt het gemakkelijker om de reacties van leveranciers te vergelijken. Het zal ook de duidelijkheid en de focus in de leveranciersvoorstellen bevorderen. Sommige van de beste RFP ‘ s plaatsen hun zakelijke behoeften in een puntenformaat en moedigen leveranciers aan om op elk punt te reageren. In het RFP moet de maximale lengte van het voorstel worden vermeld. Een maximale lengte zal helpen om de tijd die nodig is om het voorstel te herzien te verkorten en zal er ook voor zorgen dat leveranciers onnodige informatie tot een minimum beperken.
vervaldatum
de vervaldatum voor de leveranciersvoorstellen moet duidelijk worden vermeld bij het begin van de RFP en op andere relevante plaatsen. Dit zorgt ervoor dat leveranciers weten wanneer het is te wijten.
selectiecriteria
Dit is een belangrijk onderdeel en bevat essentiële informatie voor leveranciers. Hierin moet duidelijk worden aangegeven op welke gebieden en metrics leveranciersvoorstellen zullen worden beoordeeld. Indien mogelijk moet in de RFP het gewicht worden vermeld dat een bepaald onderdeel of onderwerp zal worden gegeven als onderdeel van de totale score voor het voorstel. Deze weging wordt vaak beschreven als een percentage of in termen van punten van een totaal mogelijke score. Meer dan enig ander onderdeel helpt dit de leveranciers hun antwoorden te concentreren op de criteria waarop hun voorstellen zullen worden beoordeeld.
vragen
leverancier kan om verduidelijking vragen of vragen stellen over zelfs de best geschreven RFP ‘ s. Elke RFP moet duidelijk aangeven op welke wijze leveranciers vragen kunnen stellen. De meeste goede RFP ‘ s stellen een periode in waarin vragen van Leveranciers kunnen worden ingediend. Deze termijn mag niet te dicht bij de termijn voor de indiening van het voorstel liggen. Het contactpunt voor de RFP krijgt dan antwoorden en geeft de leveranciers schriftelijke antwoorden. Het is over het algemeen nuttig om de vragen en antwoorden weer te geven, zodat alle leveranciers ze kunnen zien en om ze als een amendement in het RFP op te nemen. Dit kan extra duidelijkheid brengen in de vereisten en documentatie voor het project verschaffen.
tijdlijn
de tijdlijn moet de datum van aanmaak van de RFP, de datum van verzending van de RFP, de tijdsperiode voor vragen, de vervaldatum voor voorstellen, de selectieperiode en de verwachte datum van toekenning weergeven. Dit alles moet zo duidelijk mogelijk worden meegedeeld.
contactpunt
het contactpunt is de persoon die de interacties met de leveranciers behandelt. Dit betekent dat alle vragen en opmerkingen van Leveranciers over de RFP aan deze persoon worden gericht. Sommige bedrijven hebben ook een back – up aanspreekpunt in het geval dat het primaire aanspreekpunt niet op kantoor is of niet beschikbaar is.
kostenverdeling
deze afdeling is facultatief en is slechts in enkele voorstellen opgenomen. Om kostenvergelijkingen mogelijk te maken, zullen sommige RFP ‘ s eisen dat leveranciers een uitsplitsing van de kosten indienen om vergelijking te garanderen. Het is altijd een goed idee om een prijsopgave op te geven in deze sectie om ervoor te zorgen dat de prijzen nauwkeurig kunnen worden vergeleken.
andere documenten
sommige RFP ‘ s hebben andere documenten die als onderdeel van het RFP-proces moeten worden ingevuld. Dit kunnen diversiteitscertificeringen zijn, overeenkomsten met bepaalde voorwaarden of andere bedrijfsspecifieke formulieren. Deze moeten ook worden opgenomen in de RFP als ze deel uitmaken van de standaardprocedures van een bedrijf.