nøgleelementer
en veldesignet anmodning om forslag skal indeholde flere vigtige elementer. De fleste elementer er almindelige for RFP ‘ er, men kan variere på tværs af brancher og mellem den offentlige og den private sektor. Disse inkluderer en oversigt over forretningsproblemet, en beskrivelse af det krævede produkt eller tjenester, detaljerede forretningskrav, anden information, forslagformat, forfaldsdato, udvælgelseskriterier, tidslinje, spørgsmål, hvordan man reagerer og kontaktpunkt. Nogle RFP ‘ er indeholder oplysninger om et omkostningsudbrud, forslag til tilgang eller andre dokumenter, der kan være påkrævet. Disse RFP-elementer er beskrevet i afsnittene nedenfor.
en oversigt over forretningsproblemet
der skal være en kortfattet beskrivelse af forretningsproblemet eller problemet, der driver netop dette køb. Det skal angives i et eller to afsnit og skal give leverandørerne en oversigt over sourcing-projektet, og hvorfor det blev indledt.
beskrivelse af produkter eller tjenester
anmodningen om forslag skal indeholde en kort, men overbevisende beskrivelse af de produkter eller tjenester, der er nødvendige. I de fleste RFP ‘ er er de varer eller tjenester, som virksomheden har brug for, komplekse og kan være vanskelige at beskrive detaljeret. Ikke desto mindre vil en god beskrivelse af disse varer eller tjenester i høj grad hjælpe leverandører med at udvikle et fremragende og meget målrettet forslag.
detaljerede forretningskrav
ud over beskrivelsen af produkter eller tjenester er der med de fleste RFP ‘ er detaljerede forretningskrav, der skal beskrives tydeligt i dokumentet. Disse kan omfatte supportkrav, leveringsretningslinjer, designspecifikationer, kvalitetsmålinger osv. Formålet med afsnittet forretningskrav er at give leverandørerne detaljer om, hvad virksomheden har brug for til dette køb, så leverandørerne kan komme med et forslag, der opfylder disse krav. Ofte gange, afsnittet Krav optager en god del af RFP. Hvis kravene ikke nøjagtigt afspejler virksomhedens behov, vil leverandører ikke fremlægge forslag, der adresserer de vigtigste spørgsmål. Det er altid vigtigt at samarbejde med de mennesker, der bruger produkterne eller Tjenesterne til dette sourcing-projekt for at sikre, at kravene er nøjagtige.
andre oplysninger, der er nødvendige for forslag
nogle gange er der yderligere oplysninger, som leverandører har brug for for at formulere et forslag. Disse oplysninger er normalt de oplysninger om organisationens interne operationer, som forslagsforfatterne har brug for. Disse oplysninger kan omfatte brugsmålinger, efterspørgselsfremskrivninger, aktuelle præstationsoplysninger, interne undersøgelsesresultater osv. Nøglen til dette afsnit er ikke at give leverandører for lidt eller for meget information. Det er snarere at give dem kun de oplysninger, de har brug for.
forslag til tilgang
for RFP ‘ er, hvor indkøbspersonalet ved, hvad de har brug for, kan det være fornuftigt at foreslå en tilgang til leverandørerne. Mange virksomheder vil ikke have dette afsnit, fordi de leder efter kreative måder at nærme sig problemet og ikke ønsker at tvinge leverandører til en form.
præstationsmålinger
beskriv eventuelt nogle præstationsmålinger, der vil blive brugt til at måle leverandørens opfyldelse af kontrakten i fremtiden. Dette vil hjælpe leverandører med at få en kvantificerbar ide om, hvad der vil udgøre fremragende ydeevne.
Forslagsformat
enhver RFP skal angive formatet og længden af leverandørforslagene. Et meget struktureret format til forslag gør det lettere at sammenligne leverandørernes svar. Det vil også tilskynde til klarhed og give fokus i leverandørforslagene. Nogle af de bedste RFP ‘ er placerer deres forretningskrav i et punkt for punkt-format og opfordrer leverandører til at reagere på hvert punkt. RFP skal angive forslagets maksimale længde. At have en maksimal længde vil bidrage til at reducere den tid, der er nødvendig for at gennemgå forslaget, og vil også sikre, at leverandører holder unødvendige oplysninger på et minimum.
forfaldsdato
forfaldsdatoen for leverandørforslagene skal tydeligt angives nær begyndelsen af RFP og andre relevante steder. Dette sikrer, at leverandørerne ved, hvornår det skyldes.
udvælgelseskriterier
dette er et vigtigt afsnit og indeholder vigtige oplysninger til leverandører. Dette skal tydeligt angive de områder og målinger, som leverandørforslag vil blive evalueret på. Hvis det er muligt, RFP bør oplyse vægtningen, at et bestemt afsnit eller emne vil blive givet som en del af det samlede forslag score. Denne vægtning beskrives ofte som en procentdel eller i form af point ud af en samlet mulig score. Dette afsnit mere end nogen anden hjælper leverandører med at fokusere deres svar på de kriterier, som deres forslag vil blive bedømt på.
spørgsmål
leverandør kan anmode om afklaring eller stille spørgsmål om selv de mest velskrevne RFP ‘ er. Enhver RFP bør klart angive den mekanisme, hvormed leverandører kan stille spørgsmål. De fleste gode RFP ‘ er fastsætter en tidsperiode, hvor leverandørspørgsmål kan indsendes. Denne periode bør ikke være for tæt på fristen for indsendelse af forslag. Kontaktpunktet for RFP vil derefter få svar og give svar i skriftlig form til leverandørerne. Det er generelt nyttigt at vise spørgsmålene og svarene, så alle leverandører kan se dem og gøre dem til en del af RFP som et ændringsforslag. Dette kan give yderligere klarhed over kravene og give dokumentation for projektet.
tidslinje
tidslinjen skal vise RFP-oprettelsesdatoen, RFP-sendedato, tidsperioden for spørgsmål, forfaldsdatoen for forslag, udvælgelsesperioden og den forventede tildelingsdato. Alt dette skal kommunikeres så klart som muligt.
kontaktpunkt
kontaktpunktet er den person, der håndterer interaktioner med leverandørerne. Det betyder, at alle leverandørspørgsmål og kommentarer om RFP vil blive rettet til denne person. Nogle virksomheder inkluderer også et back-up kontaktpunkt, hvis det primære kontaktpunkt er ude af kontoret eller utilgængeligt.
Omkostningsopdeling
dette afsnit er valgfrit og er kun inkluderet i nogle forslag. For at muliggøre omkostningssammenligninger vil nogle RFP ‘ er kræve, at leverandører indsender en opdeling af omkostningerne for at sikre sammenligning. Det er altid en god ide at specificere et prisformat i dette afsnit for at sikre, at prissætningen kan sammenlignes nøjagtigt.
andre dokumenter
nogle RFP ‘ er har andre dokumenter, der skal udfyldes som en del af RFP-processen. Disse kan være diversitetscertificeringer, aftaler til visse vilkår og betingelser eller andre virksomhedsspecifikke former. Disse bør også medtages i RFP, hvis de er en del af en virksomheds standardprocedurer.