Éléments clés
Une demande de proposition bien conçue doit contenir plusieurs éléments importants. La plupart des éléments sont communs aux demandes de propositions, mais peuvent varier d’une industrie à l’autre et entre les secteurs public et privé. Ceux-ci comprennent un aperçu de la question commerciale, une description du produit ou des services requis, des exigences commerciales détaillées, d’autres informations, le format de la proposition, la date d’échéance, les critères de sélection, le calendrier, les questions, la façon de répondre et le point de contact. Certaines DP contiendront de l’information sur une ventilation des coûts, des suggestions d’approche ou d’autres documents qui pourraient être requis. Ces éléments de la DP sont décrits dans les sections ci-dessous.
Un aperçu du problème commercial
Il devrait y avoir une description succincte du problème commercial ou du problème qui motive cet achat particulier. Il devrait être indiqué dans un ou deux paragraphes et devrait donner aux fournisseurs un résumé du projet d’approvisionnement et des raisons pour lesquelles il a été lancé.
Description des produits ou services
La demande de proposition doit contenir une description brève mais convaincante des produits ou services nécessaires. Dans la plupart des demandes de propositions, les biens ou services dont l’entreprise a besoin sont complexes et peuvent être difficiles à décrire en détail. Néanmoins, une bonne description de ces biens ou services aidera grandement les fournisseurs à élaborer une proposition excellente et hautement ciblée.
Exigences opérationnelles détaillées
En plus de la description des produits ou des services, la plupart des demandes de propositions contiennent des exigences opérationnelles détaillées qui doivent être clairement décrites dans le document. Ceux-ci peuvent inclure des exigences de support, des directives de livraison, des spécifications de conception, des métriques de qualité, etc. Le but de la section des exigences commerciales est de donner aux fournisseurs des détails sur ce dont l’entreprise a besoin pour cet achat afin que les fournisseurs puissent proposer une proposition répondant à ces exigences. Souvent, la section des exigences occupe une bonne partie de la DP. Si les exigences ne reflètent pas fidèlement les besoins de l’entreprise, les fournisseurs ne présenteront pas de propositions portant sur les questions clés. Il est toujours important de collaborer avec les personnes qui utilisent les produits ou services pour ce projet d’approvisionnement afin de s’assurer que les exigences sont exactes.
Autres informations nécessaires à la proposition
Il y a parfois des informations supplémentaires dont les fournisseurs auront besoin pour formuler une proposition. Ces informations sont généralement les informations sur les opérations internes de l’organisation dont les rédacteurs de propositions auront besoin. Ces informations peuvent inclure des mesures d’utilisation, des projections de la demande, des informations sur les performances actuelles, des résultats d’enquêtes internes, etc. La clé de cette section est de ne pas fournir aux fournisseurs trop peu ou trop d’informations. Il s’agit plutôt de ne leur fournir que les informations dont ils ont besoin.
Suggestions d’approche
Pour les demandes de propositions dans lesquelles le personnel des achats sait ce dont il a besoin, il peut être judicieux de suggérer une approche aux fournisseurs. De nombreuses entreprises n’auront pas cette section car elles recherchent des moyens créatifs d’aborder le problème et de ne pas vouloir forcer les fournisseurs à entrer dans un moule.
Mesures de performance
Le cas échéant, décrivez certaines mesures de performance qui seront utilisées pour mesurer le rendement du contrat par le fournisseur à l’avenir. Cela aidera les fournisseurs à se faire une idée quantifiable de ce qui constituera une excellente performance.
Format de la proposition
Toute DP doit spécifier le format et la longueur des propositions du fournisseur. Un format très structuré pour les propositions facilite la comparaison des réponses des fournisseurs. Cela encouragera également la clarté et la concentration dans les propositions des fournisseurs. Certains des meilleurs appels d’offres placent leurs exigences commerciales dans un format point par point et encouragent les fournisseurs à répondre à chaque point. La DP devrait indiquer la longueur maximale de la proposition. Le fait d’avoir une longueur maximale aidera à réduire le temps nécessaire pour examiner la proposition et garantira également que les fournisseurs minimisent les informations inutiles.
Date d’échéance
La date d’échéance des propositions de fournisseurs doit être clairement indiquée au début de la DP et à d’autres endroits pertinents. Cela garantit que les fournisseurs savent quand il est dû.
Critères de sélection
Cette section est importante et contient des informations essentielles pour les fournisseurs. Cela devrait indiquer clairement les domaines et les paramètres sur lesquels les propositions des fournisseurs seront évaluées. Si possible, la DP devrait indiquer la pondération selon laquelle une section ou un sujet particulier sera attribué dans le cadre de la note globale de la proposition. Cette pondération est souvent décrite comme un pourcentage ou en termes de points sur un score total possible. Cette section, plus que toute autre, aide les fournisseurs à concentrer leurs réponses sur les critères sur lesquels leurs propositions seront jugées.
Questions
Le fournisseur peut demander des éclaircissements ou poser des questions sur les demandes de propositions les plus bien écrites. Toute demande de propositions doit préciser clairement le mécanisme par lequel les fournisseurs peuvent poser des questions. La plupart des bonnes demandes de propositions fixeront une période pendant laquelle les questions des fournisseurs pourront être soumises. Cette période ne devrait pas être trop proche de la date limite de soumission des propositions. Le point de contact pour la DP obtiendra ensuite des réponses et fournira des réponses sous forme écrite aux fournisseurs. Il est généralement utile d’afficher les questions et réponses afin que tous les fournisseurs puissent les voir et de les intégrer à la DP sous forme de modification. Cela peut apporter plus de clarté aux exigences et fournir une documentation pour le projet.
Chronologie
La ligne de temps doit afficher la date de création de la DP, la date d’envoi de la DP, la période de temps pour les questions, la date d’échéance des propositions, la période de sélection et la date d’attribution projetée. Tout cela devrait être communiqué aussi clairement que possible.
Point de contact
Le point de contact est la personne qui gère les interactions avec les fournisseurs. Cela signifie que toutes les questions et commentaires des fournisseurs au sujet de la DP seront adressés à cette personne. Certaines entreprises incluent également un point de contact de secours au cas où le point de contact principal serait absent du bureau ou indisponible.
Ventilation des coûts
Cette section est facultative et n’est incluse que dans certaines propositions. Pour permettre la comparaison des coûts, certaines demandes de propositions exigeront que les fournisseurs soumettent une ventilation des coûts pour assurer la comparaison. Il est toujours judicieux de spécifier un format de tarification dans cette section pour vous assurer que les prix peuvent être comparés avec précision.
Autres documents
Certaines DP contiennent d’autres documents qui doivent être remplis dans le cadre du processus de DP. Il peut s’agir de certifications de diversité, d’accords sur certaines conditions générales ou d’autres formulaires spécifiques à l’entreprise. Ceux-ci devraient également être inclus dans la DP s’ils font partie des procédures standard d’une entreprise.