E-Post-en enkel og kraftig web kommunikasjonsverktøy. Og likevel kan det være veldig forvirrende, spesielt når det gjelder ukjente eller eksterne e-postmottakere. Går du med fullt navn eller fornavn? Bør du anerkjenne titler eller ansiennitet? Og hva med unisex navn-går du Med En Mr Eller Ms? Hva med landskontekst og organisasjonskultur?
For et år siden delte jeg en rask guide til å sende ukjente og eksterne mottakere på LinkedIn-siden Min. Over 40.000 visninger og mange spørsmål senere ble det klart at informasjon om e-etikette fortsatt er svært viktig, spesielt i dagens digitale verden hvor vi bruker en stor del av vår tid og liv på nettet. Under, jeg kjøttet ut noen av mine første poeng for de av oss som kan ha spørsmål.
Kjønnsnøytralitet
hvis du ikke kjenner mottakerens kjønn, må du være nøytral. Bare bruk «Kjære Fornavn, Etternavn». Spesielt når du opererer i et flerkulturelt miljø og ikke kan fortelle kjønn bak hvert enkelt navn.
Formelle / Offisielle E-Poster
hvis du absolutt må være formell – for eksempel hvis du utarbeider en jobb-e-post eller kommuniserer med en klient-hold deg til den gode ol ‘»Dear Sir / Madam». Det er mindre personlig, men også mindre stress – spesielt når du arbeider I En Afrikansk sammenheng.
E-Posttråder
noen ganger fører en e-post til fem fører til tjue. For en pågående e-postutveksling, merk at det handler om dansen. Den ene leder og den andre følger. For din første e-postmelding, hold deg til en nøytral eller formell hilsen, og følg deretter hvordan mottakeren svarer:
– hvis mottakeren svarer på din første e-post med «Fornavn bare» i signaturen etter at du har brukt «Kjære Fornavn, Etternavn» for å adressere dem, kan du følge ledelsen og adressere dem med «Kjære Fornavn bare» i din neste e-post.
– hvis du er usikker/ukomfortabel med det ovennevnte, hold deg formell og vent til du mottar minst to e-poster fra dem der de bruker «Fornavn bare» i signaturen og deretter adresserer dem med «Kjære Fornavn bare» i din neste e-post.
– Motsatt, hvis de bo formell hele, gjøre det samme, og med mindre du finner ut deres kjønn, kan det være lurt å være kjønnsnøytral samt.
Gjensidighet
i tvilstilfeller, bare gjengjelde i form. E.g hvis de kontinuerlig svarer på alle e-postene dine med «Kjære Fru» – selv etter at du bare har logget av med fornavnet ditt – så svar med» Kjære Herr «eller» Kjære Fru «eller» Kjære Herr/Fru » – avhengig av om du kjenner deres kjønn.
Går Generisk
hvis Du bruker «Til Hvem Det Kan Angå» – sørg for at du sender e-post fra en ikke-personlig, forretningsmessig eller generisk e-postadresse f.eks. [email protected]. i alle andre tilfeller vil det være nyttig å gjøre litt forskning for å finne ut navnet eller tittelen på hvem du skal adressere f.eks. Kjære Rekrutteringsleder.
Unisex Navn
anta Aldri at en mottaker er mann, kvinne eller begge deler. Hvis du er usikker på kjønn, vær nøytral ved å bruke «Kjære Fornavn, Etternavn».
(U)Gift?
hvis du vet at du sender en kvinne, hold deg til «Ms. Etternavn» – det dekker både den gifte (Fru) og den ugifte (Frøken). For menn, dette betyr mindre; de går med’ Mr ‘ uavhengig av deres ekteskap status.
Skrivefeil
så mye som mulig, sørg for at du stave mottakerens navn og / eller tittel riktig. Første inntrykk teller, og noen mennesker kan være svært følsomme for stavingen av navnet deres (spesielt med tanke på at det kan bety forskjellige ting på forskjellige språk). Dobbeltsjekk for skrivefeil før du trykker ‘send’; under ingen omstendigheter er «Kjære Fornavn eller Etternavn» greit. Spesielt ikke etter flere e-postutvekslinger. Og ja, dette skjedde.
Har du dine egne tips om e-etikette-eller skrekkhistorier? Del i kommentarfeltet nedenfor.
Jemila Abdulai er kreativ direktør, redaktør og grunnlegger av den prisbelønte nettsiden Circumspecte.com. en media og internasjonal utvikling profesjonell og økonom ved trening, kombinerer hun sin virksomhet, kommunikasjon og prosjektledelse kompetanse med sin sterke lidenskap For Afrika. Foruten å skrive og lese, hun liker reise, global mat, filmer, og god design.