Avez-vous une grande annonce à faire et vous vous demandez quand envoyer votre communiqué de presse?
Avec 57% des éditeurs de premier plan qui reçoivent entre 50 et 500 emplacements par semaine, il est trop facile pour votre emplacement d’e-mail de se perdre dans le bruit.
Puisque vous n’avez qu’une seule chance – ou peut–être une deuxième – d’attirer l’attention et de faire lire votre courrier électronique, vous devez vous préparer au succès.
Dans ce petit guide, nous utilisons la logique et le bon sens pour expliquer quel est le meilleur moment et le meilleur jour pour envoyer vos communiqués de presse.
Entrons dedans.
Quel est le Meilleur Jour pour envoyer un Communiqué de presse ?
Le meilleur jour pour envoyer un communiqué de presse est entre le lundi et le mercredi.
C’est ce qui ressort de notre analyse des données provenant de diverses sources qui ont examiné les taux d’ouverture et les taux de réponse des communiqués de presse et des courriels de sensibilisation en général.
Les entreprises qui font beaucoup de sensibilisation au froid et envoient beaucoup de communiqués de presse ne sont pas d’accord exactement sur le meilleur jour de la semaine, mais ces trois jours – lundi, mardi et mercredi – semblent faire consensus.
Décomposons ces études pour vous:
- Fractl dit que du lundi au mercredi sont les trois meilleurs jours pour envoyer un communiqué de presse
- Une étude de Siege Media sur les e-mails à « température ambiante » – qui ne sont pas complètement à l’improviste – a montré que le lundi était le meilleur jour de la semaine pour envoyer des e-mails comme un communiqué de presse, avec un taux d’ouverture des e-mails de plus de 20%
- La même recherche a révélé que les taux d’ouverture sont nettement plus bas le mercredi, mais la réponse le taux d’un e-mail de relations publiques n’était que de 0.3% de moins que les lundis
- MarketingProfs a rapporté une étude de Business Wire selon laquelle les journalistes préfèrent avoir une histoire qui leur est présentée un mardi
- Une étude un peu plus ancienne de Ragan a révélé que les communiqués de presse envoyés un mardi ou un mercredi étaient plus susceptibles d’être partagés sur les médias sociaux
- GetResponse a examiné les campagnes de marketing par e-mail, qui sont légèrement différentes dans leur public et leur objectif, mais ils ont trouvé que les e-mails envoyés un mardi obtenaient le meilleur clic – taux
- À Backlinko, ils ont constaté que les e-mails de sensibilisation envoyés un mercredi étaient les plus probables pour obtenir une réponse, mais il n’y avait qu’une différence de 0,14% entre les pires et les meilleurs jours, comme vous pouvez le voir ci-dessous…
Si nous donnons chaque jour un point pour chaque fois qu’il est recommandé par l’une de ces études, mardi et mercredi sont à égalité avec quatre points chacun, et lundi a trois points, donc c’est un appel serré.
Pour en revenir à l’étude Fractl, ils ont constaté qu’un peu moins de la moitié des journalistes interrogés ont un délai de deux jours sur leur contenu, il est donc logique que les pires jours pour envoyer un communiqué de presse soient le jeudi ou le vendredi où ils auront déjà leurs articles alignés pour la semaine.
La plupart des gens ont beaucoup à rattraper le lundi, surtout en termes d’e-mail, donc mardi et mercredi ont beaucoup de sens en termes de journée pour avoir un œil sur le communiqué de presse que vous envoyez.
C’est le meilleur jour de la semaine pour envoyer un communiqué de presse, mais à quelle heure devez-vous cliquer sur envoyer?
Quel est le Meilleur Moment pour envoyer un Communiqué de presse ?
Le matin est le moment idéal pour envoyer un communiqué de presse, avec une heure qui n’est pas à l’heure ou à la demi-heure, donc 9h46 plutôt que 10h00, par exemple.
La plupart des spécialistes du marketing utilisent un logiciel de sensibilisation pour automatiser l’envoi de communiqués de presse, et la plupart des outils ne peuvent planifier les e-mails qu’une heure ou une demi-heure après l’heure.
Cela signifie que les médias et les journalistes verront généralement un afflux d’e-mails dans leurs boîtes de réception à ces moments-là, de sorte que votre communiqué de presse pourrait se perdre dans le bruit.
Chez Fractl, ils estiment que le matin jusqu’à midi est le bon moment pour déclencher votre communiqué de presse, tandis que Siege Media est plus spécifique avec des e-mails envoyés entre 8h et 9h00 pour obtenir les meilleurs taux d’ouverture et de clic.
Pendant ce temps, Ragan met un temps de 7 à 9h00 sur le meilleur moment pour envoyer votre libération.
Étant donné que les journalistes savent que la plupart des communiqués de presse sont envoyés tôt, ils ont tendance à planifier leur journée de travail autour de celle–ci – café du matin suivi de la lecture des communiqués de presse de la journée.
Ce qui est super important à retenir avec tout cela, c’est le fuseau horaire local.
Que vous coordonniez un lancement commercial mondial ou que vous souhaitiez simplement lire vos efforts de relations publiques à travers les États-Unis, vous devez être conscient du fuseau horaire dans lequel le journaliste recevra votre communiqué.
Vous souhaitez déposer dans la boîte de réception des journalistes et rédacteurs que vous ciblez tôt le matin, mais pas si tôt que votre communiqué de presse soit noyé par tous les autres qui ont atterri avant lui.
Connaître le moment de ne pas envoyer votre communiqué de presse est tout aussi vital pour que votre histoire soit reprise.
N’envoyez pas votre communiqué de presse en dehors des heures de bureau, à moins que ce ne soit une nouvelle majeure qui ne peut pas attendre le matin.
Si vous avez des nouvelles de dernière minute, assurez-vous de faire un suivi avec les médias sociaux ou un contact téléphonique pour qu’elles soient définitivement captées.
Une autre exception à la règle de livraison des communiqués de presse en début de journée est lorsque vous avez des communiqués financiers à envoyer.
Ce type de nouvelles – sur les valeurs mobilières, les indices et les devises – sort généralement en fin de journée, et les journalistes dans ce domaine en sont bien conscients.
Faites de votre mieux pour éviter d’envoyer un communiqué de presse le vendredi après-midi, personne ne veut traiter les e-mails à la fin de la semaine de travail et cela sera probablement évité le lundi matin, s’il obtient une couverture médiatique.
Il est temps d’examiner quelques détails sur le moment où envoyer un communiqué de presse.
Le lundi est-il une bonne journée pour envoyer un communiqué de presse?
Le lundi n’est pas le meilleur jour de la semaine pour envoyer un communiqué de presse, mais ce n’est pas non plus le pire.
Votre e-mail de communiqué de presse a une chance raisonnable d’être ouvert un lundi, 7,5% selon Backlinko, mais il y a des jours meilleurs.
Le lundi est-il le jour le plus occupé de la semaine pour vous?
C’est pour nous, et c’est généralement pour les écrivains, les journalistes et les éditeurs aussi, alors n’obstruez pas leur boîte de réception déjà bombée si vous n’y êtes pas obligé.
Cependant, il convient de noter que l’enquête de Fractl auprès des professionnels des médias a révélé qu’un peu moins de 25% des répondants disposaient d’un délai de six jours pour publier un article.
Cela signifie que l’envoi de votre communiqué de presse un lundi peut fonctionner si vous envoyez les nouvelles une semaine avant l’événement, la vente ou la rupture des nouvelles.
Si vous avez un bon communiqué de presse avec une ligne d’objet solide et un contenu attrayant, envoyer votre communiqué de presse un lundi n’est pas la pire idée, mais vous avez de meilleures options.
Regardons l’autre bout de la semaine.
Le vendredi est-il un bon jour pour envoyer un communiqué de presse?
Le vendredi est probablement le pire jour de la semaine pour envoyer des communiqués de presse.
Faire votre pitch médiatique un vendredi est susceptible de le voir rebondi au lundi de toute façon ou complètement ignoré.
Les professionnels des relations publiques savent qu’il ne faut pas envoyer de communiqué de presse un vendredi – sauf si c’est absolument vital – c’est donc une leçon utile à apprendre maintenant.
Pourquoi le vendredi est-il si notoirement mauvais pour envoyer des reportages et des communiqués de presse aux médias?
À moins qu’il ne s’agisse d’un contenu d’actualité, le journaliste que vous ciblez a probablement déjà son temps de travail du vendredi rempli.
Personne ne veut courir pour essayer de rapporter une histoire un vendredi, de sorte que les médias auront déjà leur contenu ou d’autres tâches de travail en ligne pour la fin de la semaine.
En dehors du week-end, le vendredi est le pire jour de la semaine pour les ouvertures, les clics et les réponses aux e-mails, indiquent les données présentées par Siege Media dans la même étude que nous avons examinée plus tôt.
Autant vous pourriez vous sentir tenté de renverser la tendance et d’envoyer un communiqué de presse au moment le moins populaire, c’est probablement une main perdante.
Si vous pouvez épargner les ressources nécessaires pour effectuer un test A / B, vous pouvez voir par vous-même comment le vendredi se compare au lundi pour un communiqué de presse et les données pourraient s’avérer utiles.
Les seuls jours pires que le vendredi sont les week-ends lorsqu’il s’agit de demander à votre public cible de lire vos e–mails de communiqué de presse – Les recherches de Backlinko sur les e-mails de sensibilisation générale ont vu les taux d’ouverture baisser de 1,76% au cours du week-end par rapport aux cinq autres jours.
Maintenant que nous connaissons les jours populaires et le meilleur moment de la journée pour envoyer un communiqué de presse, nous devrions maintenant examiner d’autres considérations concernant le calendrier des communiqués de presse.
Combien de Temps à l’avance Devez-Vous Envoyer un Communiqué de presse?
Vous devez envoyer votre communiqué de presse deux à trois semaines avant un événement comme une conférence ou une ouverture de magasin, tandis qu’un pitch à un magazine sur papier glacé peut devoir sortir des mois à l’avance.
Vous devez équilibrer deux considérations ici:
- Vous devez donner aux journalistes et aux écrivains la possibilité de vous inscrire dans leur emploi du temps
- Vous voulez préserver leur peur de manquer, ou FOMO, et ne pas leur laisser le temps de se complaire
JournoLink, un service de distribution de communiqués de presse, divise vos délais en trois grandes catégories:
- Les magazines sur papier glacé avec des numéros saisonniers que vous souhaitez cibler ont besoin d’un préavis de trois à six mois avec votre communiqué de presse
- Pour capter l’attention des médias pour les événements prévus et les lancements de produits, envoyez votre communiqué de presse deux à trois semaines à l’avance
- Pour les sujets tendances ou pour commenter l’actualité qui se trouve dans votre timonerie, vous devez envoyer votre communiqué de presse sans délai
Obtenir le bon moment de distribution peut faire la différence entre faire connaître votre événement une semaine avant ou la veille, ou faire la Saint-Valentin édition d’un magazine du tout.
Comme nous l’avons couvert un peu plus tôt, lorsque votre communiqué de presse est urgent – peut–être que vous organisez une vente flash ou que vous avez dû annuler un événement – un suivi avec les journalistes que vous essayez de contacter vous aidera à obtenir la couverture urgente dont vous avez besoin.
Maintenant que vous connaissez le meilleur délai pour votre produit et vos communiqués de presse, nous passons à autre chose.
À Quelle Fréquence Devez-Vous Envoyer Des Communiqués De Presse?
Vous devez envoyer des communiqués de presse chaque fois que vous avez quelque chose de digne d’intérêt à dire, sans exagérer.
Vous avez consommé des médias toute votre vie, vous saurez donc quel type de choses les médias, les stations de radio et les magazines sont intéressés à couvrir.
Alors que tout ce que fait votre petite entreprise ou votre grande marque est très important pour vous, votre public cible veut-il en entendre parler?
Si vous commencez à bombarder les journalistes de nouvelles non pertinentes ou spammeuses, vous risquez d’être ajouté à leur liste de spam!
De même, lorsque vous choisissez de peser sur les sujets tendances, gardez-les pertinents et essayez de ne pas simplement crier dans le vide.
Si votre organisation a une connaissance approfondie d’une nouvelle loi ou est directement touchée par un événement d’actualité, un communiqué est requis, mais ne commentez pas toutes les petites choses qui existent.
Il peut également être contre-productif d’avoir un numéro cible pour vos communiqués de presse.
Décider de faire une sortie par mois peut sembler une étape logique, mais vous pouvez finir par créer une histoire pour le plaisir et gaspiller vos ressources.
Ce qui compte vraiment, c’est la qualité plutôt que la quantité.
Vous souhaitez bâtir une réputation positive auprès des journalistes avec lesquels vous interagissez afin que lorsque le nom de votre entreprise atterrit dans leur boîte de réception, il se démarque et attire leur attention.
Ensuite, nous examinons ce qui se passe dans un excellent communiqué de presse afin que votre connaissance des meilleurs jours et des meilleurs moments soit mise à profit.
À quoi faire Attention Lors de l’Envoi d’un Communiqué de Presse?
Un bon communiqué de presse a la même apparence pour les professionnels des relations publiques et ceux qui débutent tout juste dans le voyage pour susciter l’intérêt pour leur entreprise ou leur marque.
Il existe une formule assez standard pour créer un communiqué de presse qui rendra votre e-mail facile à comprendre pour votre lecteur et qui sera désireux de travailler avec.
Que vous choisissiez de travailler avec des modèles de communiqués de presse ou de créer les vôtres, il y a quelques considérations en plus de l’envoyer au bon moment et au bon jour.
Voici nos quatre meilleurs conseils pour obtenir votre distribution de relations publiques sur le point.
Astuce #1: Présentez le bon journaliste
Vous devez obtenir votre communiqué de presse devant la bonne personne dans une entreprise de médias pour avoir une chance de le récupérer.
En fait, 80% des communiqués de presse qui ne sont pas repris sont dus au fait que le communiqué de presse n’est pas pertinent pour l’auteur ou l’éditeur qui le reçoit, a révélé l’enquête Fractl.
Cela signifie qu’il est essentiel que vous fassiez vos recherches et obteniez la bonne adresse e-mail pour la publication avec laquelle vous souhaitez entrer en contact.
Si les communiqués de presse font partie de votre stratégie de marketing de contenu et de sensibilisation, vous devriez envisager de créer une liste de médias – une liste de contacts pertinents pour votre secteur d’activité.
Il convient de noter que les chances que votre communiqué de presse soit lu varient selon l’industrie dans laquelle vous vous trouvez.
Les journalistes et les rédacteurs en chef des secteurs de l’automobile et de la finance sont ceux qui ont le moins de chances d’ouvrir votre communiqué de presse, tandis que les rédacteurs en chef de style de vie, de voyage et d’alimentation sont plus réceptifs à la lecture de ce que vous envoyez.
Vous ne pouvez pas changer soudainement le créneau dans lequel se trouve votre entreprise, mais être conscient de ces taux de réussite vous aidera à comprendre le nombre de personnes auxquelles vous devrez vous présenter pour vous faire remarquer.
Passons au prochain facteur important à prendre en compte lors de l’envoi d’un communiqué de presse.
Astuce #2: Structurez correctement votre communiqué de presse
Rendre votre communiqué de presse accessible le rendra certainement plus susceptible de générer une couverture médiatique gagnée pour votre marque.
Les journalistes et les écrivains sont des gens occupés; vous voulez vous assurer de leur donner tout ce qu’ils recherchent d’une manière qui leur est familière.
Il existe quelques éléments clés de la structure d’un communiqué de presse, tels que:
- Une ligne d’objet tueuse qui se démarque de tout le bruit
- Un logo d’entreprise bien conçu qui peut être utilisé dans n’importe quelle couverture médiatique
- Toutes les informations de contact pour vous et toute autre personne de l’entreprise qui peut envoyer des requêtes
- La ligne de date, y compris s’il y a un embargo sur les nouvelles
- Un titre – et parfois une sous–titre – qui expose l’histoire à venir
- Le texte qui explique clairement et simplement ce qu’est votre actualité, écrit d’une manière qui correspond au style de votre créneau
- Votre passe-partout, qui est un explicateur à propos de votre entreprise et de certaines réalisations clés
Il vaut également la peine d’ajouter des détails tels que vos poignées de médias sociaux à la fin de votre e-mail de communiqué de presse, ce qui peut donner une légitimité et montrer que vous n’êtes pas un bot sans visage envoyant un e-mail.
Dans l’étude de Fractl, ils ont également constaté que les journalistes et les éditeurs apprécient vraiment une approche multimédia des communiqués de presse, comme l’inclusion de vidéos explicatives.
Ils notent également que les infographies sont le type de contenu multimédia le plus demandé des publications, donc les ajouter à votre version le fera ressortir.
Donnez à vos destinataires ce qu’ils recherchent et vous augmentez vraiment vos chances d’être remarqué.
Une autre astuce arrive.
Astuce #3: Faites attention à la distribution
Obtenir la bonne distribution de votre communiqué de presse est absolument essentiel au succès de vos efforts de relations publiques.
Vous pouvez avoir un contenu incroyable, mais si vous l’envoyez incorrectement, tout cela n’a servi à rien.
Nous avons déjà parlé de certaines des choses clés à prendre en compte lors de la distribution de votre communiqué de presse, mais nous allons les rassembler pour que vous puissiez les cocher:
- Choisissez le bon moment de la journée pour envoyer votre email
- Choisissez le bon jour de la semaine pour faire lire votre email
- Trouvez les bonnes personnes pour envoyer votre communiqué de presse à
- Personnalisez chaque email que vous envoyez avec le nom du destinataire
Vous pouvez également choisir d’utiliser une distribution de communiqué de presse agence à la place, comme PR Newswire ou Businesswire, mais ces services peuvent être coûteux si vous êtes une petite entreprise ou si vous débutez votre voyage de relations publiques.
Faire votre propre sensibilisation en utilisant un outil comme Respona pour trouver les bons contacts pour vous et personnaliser les modèles de communiqués de presse est un excellent moyen de gérer vos propres efforts de relations publiques et de construire un solide réseau de personnes que vous pouvez contacter quand il est temps de diffuser vos nouvelles.
Temps pour notre dernier conseil de communiqué de presse pour vous.
Astuce #4: N’oubliez pas de faire un suivi
Après avoir envoyé votre communiqué de presse initial, un e-mail de suivi est super important pour vous faire remarquer.
L’étude de Backlinko que nous avons examinée plus tôt nous indique qu’une séquence de suivi des e-mails peut doubler votre taux de réponse.
Même l’envoi d’un e-mail de suivi peut faire passer votre taux de réponse de 8,5% à 14,1% – cela en vaut vraiment la peine.
Lorsque vous envoyez votre communiqué de presse à l’aide de Respona, vous pouvez planifier automatiquement votre séquence d’e-mails de suivi.
Bien sûr, vous ne voulez pas que votre suivi soit ennuyeux et soit marqué comme spam, alors chronométrez-le bien.
Envoyer un suivi tous les jours pendant une semaine va ennuyer vos destinataires et peut atterrir dans le dossier de spam redouté.
Chez Respona, nous vous recommandons de suivre votre communiqué de presse environ cinq jours après l’envoi de l’original.
Rappelez-vous comment nous avons examiné les délais pour votre communiqué de presse plus tôt?
En envoyant votre communiqué de presse à l’avance, vous vous donnez le temps d’envoyer les courriels de suivi que nous savons si importants pour vos efforts de relations publiques.
Il est temps de conclure cela.
Maintenant à vous
Nous avons terminé!
C’est tout ce que vous devez savoir sur les bonnes pratiques lorsqu’il s’agit d’envoyer un communiqué de presse au bon moment et le bon jour.
Une fois que vous commencerez à travailler sur votre stratégie de presse et de médias, vous commencerez à avoir une idée du moment optimal pour envoyer vos communiqués.
Il faudra un peu d’apprentissage pour que votre stratégie génère réellement une couverture médiatique, une notoriété de la marque et des backlinks, mais les relations publiques ont certainement une valeur pour votre entreprise.
Vous voulez obtenir les bons outils pour faire vos propres communiqués de presse?
Demandez une démo avec nous chez Respona et nous vous montrerons toutes les façons dont nous pouvons vous aider à trouver les bonnes personnes pour envoyer votre communiqué de presse et gérer votre stratégie de sensibilisation.