L’un des aspects les plus cruciaux de la gestion d’une entreprise de construction est de s’assurer que vous êtes payé. Un flux de trésorerie stable vous aide à remplir vos obligations financières, à acheter du matériel fourni par des fournisseurs et à payer les services de vos sous-traitants. Il vous permet également de prendre de nouveaux projets sans aucun danger de passer dans le rouge.
Pourtant, l’obtention du paiement reste un énorme défi pour la plupart des entrepreneurs. En fait, les problèmes de paiement sont si répandus dans l’industrie qu’ils sont considérés comme la norme plutôt que l’exception. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas prendre des mesures pour protéger votre entreprise contre ces problèmes. Les étapes suivantes peuvent aider les entrepreneurs à obtenir les paiements qui leur sont dus.
Créez des contrats solides
Un contrat solide est l’arme la plus puissante de votre arsenal. Non seulement il contient des dispositions qui vous guident, vous et votre client, à travers les spécificités convenues du projet de construction, mais il protège également votre entreprise en cas de litige.
Mais, pour qu’un contrat fasse son travail de protection de votre entreprise, vous devez vous familiariser avec ce qui est inclus dans le contrat et comment l’adapter à la situation spécifique de votre entreprise. En général, les éléments suivants doivent être inclus dans le contrat de construction:
- Objet du projet — Vue d’ensemble du projet, y compris le propriétaire, l’emplacement de la propriété et les dates de début et de fin prévues du projet
- Titre et description du projet — Décrit le travail requis pour le projet et comprend idéalement une ventilation détaillée de toutes les étapes nécessaires
- Estimation des coûts — Comprend les estimations convenues et une ventilation détaillée de chaque Calendrier de paiement
- – Détails du moment où chaque paiement doit être effectué à réaliser, sur la base de dates convenues et/ou de jalons du projet
- Liste des matériaux et de l’équipement — Spécifie le matériaux et équipements nécessaires à l’exécution du travail, leurs coûts respectifs et la partie responsable de chaque dépense
- Add-ons et exclusions – Énumère les add-ons possibles que le client peut demander et leurs estimations de coûts
- Garantie — Note la période couverte par la garantie (La norme de l’industrie est d’un an après l’achèvement, mais vous devriez consulter un expert juridique avant de créer un contrat de garantie pour en assurer l’achèvement et le caractère exécutoire.)
Optimisez vos contrats
Vous pouvez optimiser la section estimation des coûts et calendrier de paiement de vos contrats de construction pour vous assurer d’être payé à temps et en totalité. Envisagez d’utiliser les stratégies suivantes pour maximiser l’efficacité de vos contrats.
- Facilitez le paiement des clients — Vous devez inclure en détail comment et quand les factures seront envoyées à votre client. Mais soyez flexible en ce qui concerne les méthodes de paiement que vous acceptez. Plus les options de paiement sont pratiques pour les clients, plus ils peuvent vous payer rapidement.
- Augmentez le paiement initial pour les nouveaux clients — Bien que vous deviez toujours présumer de la bonne foi de votre client, il ne fait pas de mal de protéger vos intérêts financiers et de minimiser les risques. Si vous travaillez avec un nouveau client, il est sage d’exiger un paiement initial plus élevé. Vous pouvez réduire le paiement initial une fois que vous avez évalué leurs pratiques de paiement.
- Incluez les frais de retard dans vos conditions de paiement — Une autre façon de garantir votre intérêt financier dans le projet consiste à imposer des pénalités de retard. Vous et votre client devez vous entendre sur les conditions avant le début du projet. Remarque: Cela ne décourage pas complètement les paiements en retard, et vous devrez peut-être rechercher d’autres moyens de recevoir le paiement intégral.
Envoyer des factures pour les Paiements progressifs
En général, vous ne pouvez pas être payé si le client ne sait pas combien vous payer. C’est pourquoi l’envoi de factures est important. Les factures sont généralement envoyées par courrier électronique, courrier recommandé ou courrier privé, et vous pouvez inclure une enveloppe auto-adressée avec la facture pour encourager un paiement rapide. La facturation manuelle peut prendre du temps, mais l’automatisation du processus peut faire gagner du temps et réduire les inexactitudes. Des informations incorrectes sur les factures sont l’une des principales causes de retards de paiement.
Utiliser les avis préliminaires & Renonciations conditionnelles au privilège
Le privilège d’un mécanicien est la créance légale d’un entrepreneur sur une propriété en raison de travaux non rémunérés. Mais, pour protéger votre droit de déposer un privilège, vous devrez suivre des exigences de documentation et de procédure strictes spécifiées par les lois de l’État. L’une des premières étapes pour sécuriser vos droits de privilège consiste à envoyer un avis préliminaire.
L’avis préliminaire ou l’avis de pré-privilège est un document juridique qui rappelle au propriétaire immobilier son obligation de payer les entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs. L’envoi d’un avis préliminaire peut être tout aussi efficace que le privilège d’un mécanicien pour obtenir le paiement du propriétaire ou de l’entrepreneur.
Un autre document juridique qui peut aider à assurer un paiement rapide est la renonciation au privilège — un document juridique indiquant qu’un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur de matériel renonce à son droit de déposer un privilège de mécanicien sur la propriété lorsqu’il est payé dans la mesure du montant indiqué dans la renonciation.
Il existe deux types de renonciation au privilège : inconditionnelle et conditionnelle. Les renonciations inconditionnelles au privilège prennent effet dès qu’elles sont signées, tandis que les renonciations conditionnelles au privilège ne prennent effet que lorsque le paiement est effectué. Utilisez des renonciations conditionnelles au privilège pour indiquer au client que vous renoncez à vos futurs droits de privilège tant que vous recevez le montant approprié.
5 Demander le paiement Une fois le Projet terminé
Que devez-vous faire lorsque le client ne paie pas une fois les travaux terminés? Vous avez plusieurs options, mais le temps presse. Plus la facture reste impayée longtemps, plus il est difficile de recevoir le paiement.
- Envoyer des rappels doux – Vous pouvez envoyer un message par courrier recommandé ou par e-mail, indiquant que la facture est en souffrance et rappelant au client les frais de retard de paiement que vous avez convenus.
- Visite du client – Une fois le rappel envoyé, il est recommandé de rendre visite au client pour un suivi, ce qui est une bonne occasion de parler du projet et de s’interroger sur les raisons du retard de paiement. S’il y a des problèmes du côté du client, tels que l’insatisfaction ou des problèmes financiers, c’est l’occasion de faire les choses correctement ou de négocier de nouvelles conditions.
- Déposer un privilège de mécanicien — Si le client ne paie toujours pas, il est temps d’envisager de déposer un privilège de mécanicien, qui a le pouvoir de saisir la propriété, après quoi, le produit sera utilisé pour régler les factures impayées. Différents États ont des procédures et des exigences différentes pour le dépôt d’un privilège de mécanicien. Vous devez satisfaire à ces exigences, telles que l’envoi d’avis préliminaires et l’utilisation des formulaires légaux requis, pour assurer l’efficacité du privilège.