Uno de los aspectos más cruciales de la gestión de un negocio de construcción es asegurarse de que se le pague. Un flujo de efectivo constante le ayuda a cumplir con sus obligaciones financieras, comprar materiales proporcionados por proveedores y pagar los servicios de sus subcontratistas. También le permite asumir nuevos proyectos sin ningún peligro de ir en rojo.
Sin embargo, asegurar el pago sigue siendo un gran desafío para la mayoría de los contratistas. De hecho, los problemas de pago son tan frecuentes en la industria que se consideran la norma en lugar de la excepción. Pero eso no significa que no pueda tomar medidas para proteger su negocio contra estos problemas. Los siguientes pasos pueden ayudar a los contratistas a obtener los pagos que se les deben.
Crea contratos sólidos
Un contrato sólido es el arma más fuerte de tu arsenal. No solo contiene disposiciones que ayudan a guiarlo a usted y a su cliente a través de los detalles acordados del proyecto de construcción, sino que también protege su negocio en caso de una disputa legal.
Pero, para que un contrato haga su trabajo de proteger su negocio, debe estar familiarizado con lo que se incluye en el contrato y cómo adaptarlo a su situación comercial específica. En general, los siguientes elementos deben incluirse en el contrato de construcción:
- Propósito del proyecto: Describe todo el proyecto, incluido el propietario de la propiedad, la ubicación de la propiedad y las fechas de inicio y finalización previstas del proyecto
- Título y descripción del proyecto: Describe el trabajo requerido para el proyecto e, idealmente, incluye un desglose detallado de todos los pasos necesarios
- Estimación de costos: Incluye las estimaciones acordadas y un desglose detallado de cada se realizará, en base a fechas acordadas y/o hitos del proyecto
- Lista de materiales y equipos—Especifica el materiales y equipos necesarios para completar el trabajo, sus costos respectivos y qué parte será responsable de cada gasto
- Complementos y exclusiones-Enumera los posibles complementos que el cliente puede solicitar y sus estimaciones de costos
- Garantía—Anota el período de tiempo que cubre la garantía (El estándar de la industria es un año después de la finalización, pero debe consultar a un experto legal antes de crear un contrato de garantía para garantizar su finalización y aplicabilidad.)
Optimice sus contratos
Puede optimizar la sección de estimación de costos y calendario de pagos de sus contratos de construcción para asegurarse de que se le pague a tiempo y en su totalidad. Considere usar las siguientes estrategias para maximizar la efectividad de sus contratos.
- Facilite el pago a los clientes: debe incluir en detalle cómo y cuándo se enviarán las facturas a su cliente. Pero sea flexible cuando se trata de los métodos de pago que acepta. Cuanto más convenientes sean las opciones de pago para los clientes, más rápido podrán pagarte.
- Aumente el pago por adelantado para los nuevos clientes: Aunque siempre debe asumir la buena fe de su cliente, no hace daño proteger sus intereses financieros y minimizar el riesgo. Si está trabajando con un nuevo cliente, es aconsejable requerir un pago por adelantado más alto. Puede reducir el pago por adelantado una vez que evalúe sus prácticas de pago.
- Incluya cargos por pago atrasado en sus condiciones de pago; otra forma de asegurar su interés financiero en el proyecto es imponiendo multas por pago atrasado. Tanto usted como su cliente deben ponerse de acuerdo sobre los términos antes de que comience el proyecto. Nota: Esto no disuade completamente los pagos atrasados, y es posible que deba buscar otras vías para recibir el pago en su totalidad.
Enviar facturas por Pagos Progresivos
En general, no se le puede pagar si el cliente no sabe cuánto debe pagarle. Por eso es importante enviar facturas. Las facturas generalmente se envían por correo electrónico, correo certificado o mensajería privada, y puede incluir un sobre con dirección propia junto con la factura para alentar el pago rápido. La facturación manual puede llevar mucho tiempo, pero automatizar el proceso puede ahorrar tiempo y reducir las inexactitudes. La información incorrecta en las facturas es una de las principales causas de retrasos en los pagos.
Use Avisos preliminares & Exenciones de Gravamen condicional
Un gravamen mecánico es un reclamo legal de un contratista sobre una propiedad debido al trabajo no remunerado. Sin embargo, para proteger su derecho a presentar un gravamen, deberá seguir requisitos estrictos de documentación y procedimiento especificados por las leyes estatales. Uno de los pasos iniciales para asegurar sus derechos de gravamen es enviar un aviso preliminar.
El aviso preliminar o pre-gravamen es un documento legal que recuerda al propietario de la propiedad su obligación de pagar a los contratistas, subcontratistas y proveedores. El envío de un aviso preliminar puede ser tan efectivo como el gravamen de un mecánico para que el propietario o contratista de la propiedad proporcione el pago.
Otro documento legal que puede ayudar a garantizar el pago rápido es la exención de gravamen, un documento legal que indica que un contratista, subcontratista o proveedor de materiales renuncia a su derecho a presentar un gravamen mecánico contra la propiedad cuando se paga en la medida de la cantidad dada en la exención.
Hay dos tipos de exenciones de gravamen: incondicional y condicional. Las exenciones de gravámenes incondicionales son efectivas tan pronto como se firman, mientras que las exenciones de gravámenes condicionales son efectivas solo cuando se realiza el pago. Use exenciones de gravámenes condicionales para decirle al cliente que está renunciando a sus derechos de gravámenes futuros, siempre y cuando se le pague la cantidad adecuada.
5 Busque el Pago Después de que se complete el Proyecto
¿Qué debe hacer cuando el cliente no paga después de que se complete el trabajo? Tienes varias opciones, pero el tiempo es esencial. Cuanto más larga sea la factura pendiente de pago, más difícil será recibir el pago.
- Enviar recordatorios suaves: Puede enviar un mensaje por correo certificado o correo electrónico, indicando que la factura está vencida y recordando al cliente los cargos por pago atrasado que acordó.
- Visita al cliente-Una vez enviado el recordatorio, es una buena práctica visitar al cliente para un seguimiento, lo que es una buena oportunidad para hablar sobre el proyecto y preguntar sobre las razones del retraso en el pago. Si hay problemas del lado del cliente, como insatisfacción o problemas financieros, esta es la oportunidad de hacer las cosas bien o negociar nuevos términos.
- Presentar un gravamen mecánico: Si el cliente aún no paga, es hora de considerar presentar un gravamen mecánico, que tiene el poder de embargar la propiedad, después de lo cual, los ingresos se utilizarán para satisfacer las facturas impagadas. Los diferentes estados tienen diferentes procedimientos y requisitos para presentar un gravamen mecánico. Debe cumplir con estos requisitos, como el envío de avisos preliminares y el uso de los formularios legales requeridos, para garantizar la efectividad del gravamen.