電子メールのエチケットの8つの先端:未知の受信者に演説すること

電子メール-シンプルで強力なwebコミュニケーションツール。 それでも、特に不明なメールや外部のメール受信者を扱う場合は、非常に混乱する可能性があります。 あなたはフルネームまたはファーストネームで行くのですか？ あなたはタイトルや年功序列を認めるべきですか？ そして、ユニセックスの名前はどうですか–あなたはMrまたはMsと一緒に行きますか？ 国の文脈と組織文化はどうですか？

一年前、私はLinkedInのページで未知の受信者と外部の受信者を電子メールで送信するためのクイックガイドを共有しました。 40,000以上のビューと多くの質問は、後に、それは電子メールのエチケットに関する情報は、特に我々は私たちの時間と生活の巨大な塊をオンラインで過ごす今日のデジタルの世界では、まだ非常に不可欠であることが明らかになりました。 以下では、質問があるかもしれない私たちのための私の最初のポイントのいくつかを肉付けします。

性別の中立性

受信者の性別がわからない場合は、中立のままにしてください。 ちょうど”親愛なる名、姓”を使用してください。 特に、多文化環境で活動していて、すべての名前の背後にある性別を伝えることができない場合は特にそうです。

正式/公式メール

あなたが絶対に正式でなければならない場合–例えば、あなたが仕事の電子メールを起草したり、クライアントと通信している場合–古き良き” それはあまり個人的ではありませんが、特にアフリカの文脈で作業するときは手間がかかりません。

メールスレッド

時には、一つのメールが二十に五つのリードにつながることがあります。 進行中の電子メール交換のために、それがダンスについて完全にあることに注意しなさい。 一つはリードし、もう一つは次のようになります。 あなたの最初電子メールメッセージのために、中立か形式的な挨拶と付き、そしてあなたの受け手がいかに答えるか観察しなさい:

–それらに演説するのに”親愛なるファーストネーム、姓”を使用した後受信者が署名の”ファーストネームだけ”のあなたの最初電子メールに答えるなら、鉛に続き、あなたの次の電子メールの”親愛なるファーストネームだけ”とのそれらに演説することができる。

–上記に不確か/不快である場合は、正式に滞在し、彼らが署名に”名のみ”を使用し、次のメールで”親愛なる名のみ”でそれらに対処する少なくとも二つの電子メールを受信するまで待ってください。

– 逆に、彼らが全体を通して正式なままであれば、同じことをして、あなたが彼らの性別を見つけない限り、あなたは同様にジェンダーニュートラルになりた

互恵

疑問がある場合は、現物で互恵するだけです。 E.g彼らは継続的に”親愛なるマダム”とすべてのあなたの電子メールに応答する場合–あなたの最初の名前だけでサインオフした後でも–その後、”親愛なるサー”

一般的に行く

あなたが”それが懸念するかもしれない人に”を使用している場合–あなたは非個人的な、ビジネスや一般的なメールアドレスから電子メー [email protected]。他のケースでは、あなたが例えば対処する必要があります人の名前やタイトルを見つけるために研究のビットを行うことが有用であろう。 親愛なる募集マネージャー。

ユニセックス名

受信者が男性、女性、またはその両方であると仮定することはありません。 性別がわからない場合は、”親愛なる名、姓”を使用して中立を維持します。

（未）結婚？

あなたが女性に電子メールを送っていることを知っているなら、”Ms.Last Name”に固執してください–それは結婚している（Mrs.）と未婚（Miss）の両方をカバーしています。 男性のために、これはあまり重要ではありません;彼らは関係なく、彼らの結婚の状態の’氏’と一緒に行きます。

誤字

可能な限り、受信者の名前および/またはタイトルを正しくスペルしてください。 第一印象は数え、何人かの人々は彼らの名前のスペルについて非常に敏感である場合もある(特に考慮することは異なった言語の異なった事を意味 “送信”を押す前にタイプミスを再確認してください。 特に複数の電子メール交換の後ではありません。 そして、はい、これは起こった。

電子メールのエチケットのあなた自身の先端を得た–または恐怖物語か。 以下のコメント欄で共有してください。