Elementi chiave
Una richiesta di proposta ben progettata dovrebbe contenere diversi elementi importanti. La maggior parte degli elementi sono comuni per le RFP, ma possono variare da un settore all’altro e tra il settore pubblico e quello privato. Questi includono una panoramica del problema aziendale, una descrizione del prodotto o dei servizi richiesti, requisiti aziendali dettagliati, altre informazioni, formato della proposta, data di scadenza, criteri di selezione, linea temporale, domande, come rispondere e punto di contatto. Alcune RFP conterranno informazioni su un breakout dei costi, suggerimenti di approccio o altri documenti che potrebbero essere richiesti. Questi elementi RFP sono descritti nelle sezioni seguenti.
Una panoramica del problema aziendale
Dovrebbe esserci una descrizione sintetica del problema aziendale o del problema che sta guidando questo particolare acquisto. Dovrebbe essere indicato in uno o due paragrafi e dovrebbe fornire ai fornitori una sintesi del progetto di approvvigionamento e del motivo per cui è stato avviato.
Descrizione dei Prodotti o servizi
La Richiesta di proposta dovrebbe contenere una breve ma convincente descrizione dei prodotti o servizi necessari. Nella maggior parte delle RFP, i beni o servizi di cui l’azienda ha bisogno sono complessi e possono essere difficili da descrivere in dettaglio. Tuttavia, una buona descrizione di questi beni o servizi aiuterà notevolmente i fornitori a sviluppare una proposta eccellente e altamente mirata.
Requisiti aziendali dettagliati
Oltre alla descrizione di prodotti o servizi, con la maggior parte delle RFP esistono requisiti aziendali dettagliati che devono essere chiaramente delineati nel documento. Questi possono includere requisiti di supporto, linee guida di consegna, specifiche di progettazione, metriche di qualità, ecc. Lo scopo della sezione requisiti aziendali è quello di fornire ai fornitori i dettagli di ciò che è necessario per l’azienda per questo acquisto in modo che i fornitori possano presentare una proposta che soddisfi questi requisiti. Spesso, la sezione requisiti occupa una buona parte della RFP. Se i requisiti non riflettono accuratamente le esigenze dell’azienda, i fornitori non presenteranno proposte che affrontano le questioni chiave. È sempre importante collaborare con le persone che utilizzano i prodotti o i servizi per questo progetto di sourcing per garantire che i requisiti siano accurati.
Altre informazioni necessarie per la proposta
A volte ci sono ulteriori informazioni di cui i fornitori avranno bisogno per formulare una proposta. Queste informazioni sono di solito le informazioni sulle operazioni interne dell’organizzazione di cui gli autori della proposta avranno bisogno. Queste informazioni possono includere metriche di utilizzo, proiezioni della domanda, informazioni sulle prestazioni correnti, risultati del sondaggio interno, ecc. La chiave per questa sezione è di non fornire ai fornitori troppo poche o troppe informazioni. Piuttosto, è quello di fornire loro solo le informazioni di cui hanno bisogno.
Suggerimenti di approccio
Per RFP in cui il personale acquirente sa cosa richiede, può avere senso suggerire un approccio per i fornitori. Molte aziende non avranno questa sezione perché sono alla ricerca di modi creativi per affrontare il problema e non vogliono forzare i fornitori in uno stampo.
Metriche delle prestazioni
Se applicabile, descrivere alcune metriche delle prestazioni che verranno utilizzate per misurare le prestazioni del fornitore del contratto in futuro. Ciò aiuterà i fornitori a ottenere un’idea quantificabile di ciò che costituirà prestazioni eccellenti.
Formato proposta
Qualsiasi RFP deve specificare il formato e la lunghezza delle proposte del fornitore. Un formato altamente strutturato per le proposte rende più facile confrontare le risposte dei fornitori. Incoraggerà inoltre la chiarezza e concentrerà l’attenzione sulle proposte dei fornitori. Alcune delle migliori RFP posizionano i loro requisiti aziendali in un formato punto per punto e incoraggiano i fornitori a rispondere a ciascun punto. La RFP dovrebbe indicare la lunghezza massima della proposta. Avere una lunghezza massima contribuirà a ridurre il tempo necessario per rivedere la proposta e garantirà inoltre che i fornitori mantengano al minimo le informazioni non necessarie.
Data di scadenza
La data di scadenza per le proposte del fornitore dovrebbe essere chiaramente indicata vicino all’inizio della RFP e in altri luoghi pertinenti. Questo fa in modo che i fornitori sanno quando è dovuto.
Criteri di selezione
Questa è una sezione importante e contiene informazioni essenziali per i fornitori. Ciò dovrebbe indicare chiaramente le aree e le metriche su cui verranno valutate le proposte dei fornitori. Se possibile, la RFP dovrebbe rivelare la ponderazione che una particolare sezione o argomento sarà data come parte del punteggio complessivo della proposta. Questa ponderazione è spesso descritta come percentuale o in termini di punti su un punteggio totale possibile. Questa sezione più di ogni altra, aiuta i fornitori a concentrare le loro risposte sui criteri su cui verranno giudicate le loro proposte.
Domande
Il fornitore può richiedere chiarimenti o porre domande anche sulle RFP più ben scritte. Qualsiasi RFP dovrebbe specificare chiaramente il meccanismo con cui i fornitori possono porre domande. La maggior parte delle buone RFP imposterà un periodo di tempo durante il quale le domande del fornitore possono essere presentate. Questo periodo di tempo non dovrebbe essere troppo vicino alla scadenza per la presentazione della proposta. Il punto di contatto per la RFP riceverà quindi risposte e fornirà risposte in forma scritta ai fornitori. È generalmente utile visualizzare le domande e le risposte in modo che tutti i fornitori possano vederle e renderle parte della RFP come emendamento. Ciò può portare ulteriore chiarezza ai requisiti e fornire documentazione per il progetto.
Timeline
La linea temporale deve visualizzare la data di creazione della RFP, la data di invio della RFP, il periodo di tempo per le domande, la data di scadenza per le proposte, il periodo di selezione e la data di aggiudicazione prevista. Tutto ciò dovrebbe essere comunicato nel modo più chiaro possibile.
Punto di contatto
Il punto di contatto è la persona che gestisce le interazioni con i fornitori. Ciò significa che tutte le domande e i commenti del fornitore sulla RFP saranno indirizzati a questa persona. Alcune aziende includono anche un punto di contatto di backup nel caso in cui il punto di contatto principale sia fuori ufficio o non disponibile.
Ripartizione dei costi
Questa sezione è facoltativa ed è inclusa solo in alcune proposte. Per consentire il confronto dei costi, alcune RFP richiederanno che i fornitori presentino una ripartizione dei costi per garantire il confronto. È sempre una buona idea specificare un formato di prezzo in questa sezione per assicurarsi che i prezzi possono essere accuratamente confrontati.
Altri documenti
Alcune RFP hanno altri documenti che devono essere compilati come parte del processo RFP. Questi potrebbero essere certificazioni di diversità, accordi a determinati termini e condizioni o altre forme specifiche dell’azienda. Questi dovrebbero anche essere inclusi nella RFP se fanno parte delle procedure standard di un’azienda.