Sähköposti-yksinkertainen ja tehokas web viestintä työkalu. Ja silti, se voi olla hyvin hämmentävää, varsinkin kun käsitellään tuntemattomia tai ulkopuolisia sähköpostin vastaanottajia. Käytätkö koko-vai etunimeä? Pitäisikö sinun tunnustaa arvonimiä tai virkaikää? Entä unisex-nimet – valitsetko Mr: n vai Ms: n? Entä maayhteys ja organisaatiokulttuuri?
Jasin vuosi sitten LinkedIn-sivullani pikaoppaan tuntemattomille ja ulkopuolisille vastaanottajille lähetettävään sähköpostiin. Yli 40,000 katselua ja monia kysymyksiä myöhemmin, kävi selväksi, että tiedot sähköpostin etiketti on edelleen erittäin tärkeää, varsinkin nykypäivän digitaalisessa maailmassa, jossa vietämme valtava osa ajastamme ja elää verkossa. Alla esitän joitakin alustavia huomautuksiani niille meistä, joilla saattaa olla kysyttävää.
Sukupuolineutraalius
jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, pysy neutraalina. Käytä vain ”rakas Etunimi, Sukunimi”. Varsinkin, kun toimii monikulttuurisessa ympäristössä eikä osaa sanoa sukupuolta jokaisen nimen takana.
viralliset / viralliset sähköpostit
jos on ehdottomasti oltava muodollinen – esimerkiksi jos on laatimassa työsähköpostia tai kommunikoimassa asiakkaan kanssa – pitäydy hyvässä vanhassa ”Hyvä herra/rouva”. Se on vähemmän henkilökohtaista, mutta myös vähemmän hässäkkää – varsinkin kun työskentelee afrikkalaisessa kontekstissa.
Sähköpostiketjut
joskus yksi sähköposti johtaa viiteen johtimeen kahteenkymmeneen. Jatkuvaa sähköpostivaihtoa varten huomaa, että kyse on tanssista. Toinen johtaa ja toinen seuraa. Pitäydy ensimmäisessä sähköpostiviestissäsi neutraalissa tai virallisessa tervehdyksessä ja tarkkaile, miten vastaanottajasi vastaa:
– jos vastaanottaja vastaa ensimmäiseen sähköpostiisi allekirjoituksellaan ”vain etunimi” sen jälkeen, kun olet käyttänyt ”hyvä Etunimi, Sukunimi” heidän osoitteeseensa, voit seurata heidän esimerkkiään ja puhutella heitä ”vain hyvä etunimi” seuraavassa sähköpostissasi.
– jos et ole varma/epämukava yllä olevan suhteen, pysy virallisena ja odota, kunnes saat heiltä vähintään kaksi sähköpostia, joissa he käyttävät” vain etunimeä ”allekirjoituksessaan, ja osoita ne sitten” vain hyvä etunimi ” seuraavassa sähköpostissasi.
– vastaavasti, jos he pysyvät muodollisina koko ajan, tee sama ja ellet selvitä heidän sukupuoltaan, saatat haluta olla myös sukupuolineutraali.
vastavuoroisuus
epäselvissä tapauksissa vain vastavuoroisuus luontoissuorituksena. E.g Jos he jatkuvasti vastata kaikkiin sähköposteihin ”Dear Madam” – vaikka kirjaudut pois etunimelläsi – sitten vastata” Dear Sir ”tai” Dear Madam ”tai” Dear Sir/Madam ” – kumpi sopii riippuen, jos tiedät heidän sukupuolensa.
Going Generic
If you are using ”To whom It May Concern” – make sure you are emailing from a non-personal, business or generic email address eg. [email protected]. kaikissa muissa tapauksissa, se olisi hyödyllistä tehdä hieman tutkimusta selvittää nimi tai otsikko kuka sinun pitäisi käsitellä esim. Hyvä Rekrytointipäällikkö.
Unisex-Nimet
eivät koskaan oleta, että vastaanottaja olisi mies, nainen tai molemmat. Jos olet epävarma sukupuolesta, pysy neutraalina käyttämällä ”rakas Etunimi, Sukunimi”.
(YK)Naimisissa?
jos tiedät, että lähetät sähköpostia naiselle, pidä kiinni ”neiti sukunimestä” – se kattaa sekä naimisissa olevat (rouva) että naimattomat (neiti). Miehille tällä ei ole niin väliä, vaan he menevät ”Herra” – sanan mukaan riippumatta avioliittostatuksestaan.
kirjoitusvirhe
niin paljon kuin mahdollista, varmista, että kirjoitat vastaanottajan nimen ja/tai otsikon oikein. Ensivaikutelma laskee ja jotkut ihmiset voivat olla hyvin herkkiä nimensä oikeinkirjoituksesta (varsinkin kun otetaan huomioon, että se voi tarkoittaa eri asioita eri kielillä). Tarkista kirjoitusvirheet ennen kuin painat ”Lähetä”; missään tapauksessa ei ole ”rakas etunimi tai sukunimi” kunnossa. Etenkään useiden sähköpostivaihtojen jälkeen. Ja kyllä näin kävi.
Saitko omat vinkkisi sähköpostietikettiin-vai kauhutarinoihin? Jaa alla olevassa kommenttiosiossa.
Jemila Abdulai on palkitun verkkosivuston luova johtaja, toimittaja ja perustaja Circumspecte.com. media-ja kansainvälisen kehityksen ammattilainen ja taloustieteilijä koulutuksellaan hän yhdistää liiketoiminnan, viestinnän ja projektinhallinnan osaamisensa vahvaan intohimoonsa Afrikkaa kohtaan. Kirjoittamisen ja lukemisen lisäksi hän nauttii matkustelusta, globaalista keittiöstä, elokuvista ja hyvästä suunnittelusta.