Kommunizieren Sie wie ein Profi
Es ist allgemein anerkannt, dass gute PMs lockere Kommunikatoren sind, die bei dem Gedanken, mit ihrem Team und ihren Kunden zu kommunizieren, nicht zurückschrecken. Dies bedeutet, mit Menschen persönlich über eine Vielzahl von Themen zu sprechen – sowohl einfacher als auch schwieriger Natur. Projektmanager können auch nicht schüchtern sein, wenn es darum geht, die Kommunikation jederzeit offen zu halten, und müssen erkennen, dass ein ganzes Team möglicherweise nicht auf die gleiche Weise kommuniziert. Es ist eine Tatsache: Jedes Projekt wird ohne eine solide Kommunikationslinie scheitern. Bei der Koordination von Projekten ist es wichtig, klar, präzise und ehrlich zu sein.
Seien Sie ein Chamäleon
Es ist wichtig, die Menschen kennenzulernen, mit denen Sie zusammenarbeiten, und zu verstehen, wie sie arbeiten und kommunizieren, wenn Sie versuchen, ein Team zu motivieren und Fristen oder sogar einfache Ziele zu erreichen. Oft muss ein PM ein Projektchamäleon sein, um dies zu erreichen.
Die Entwicklung eines Kommunikationsplans für Ihr Team kann hilfreich sein, aber das Erzwingen einer Kommunikationsstruktur funktioniert nicht immer für alle. Als Projektmanager müssen Sie herausfinden, wie Sie mit den verschiedenen Persönlichkeitstypen in Ihrem Team kommunizieren können. Sie können die richtigen Erwartungen setzen, aber wenn Sie die Präferenzen Ihres Teams ignorieren und die Dinge einfach auf Ihre eigene Weise tun, werden Sie mehr Hindernisse für den Erfolg finden.
Denken Sie daran, es geht nicht nur um Sie und Ihren Prozess als PM. Es geht darum, mit dem Team zusammenzuarbeiten, um eine Struktur zu entwickeln, die für alle funktioniert.
Sie fragen sich vielleicht, warum Sie Ihre Kommunikationsstrategie von Projekt zu Projekt ändern sollten? Dieser Ansatz könnte für Sie verwirrend werden. Nachdenken: Wenn Sie Zeit und Mühe investieren, um Ihr Team kennenzulernen und einen Plan mit ihnen zu erstellen, werden alle mitmachen. In der Tat werden sie so kommunizieren, dass sie sich wohl fühlen und Ihre Projekte mit weniger Aufwand, Verwirrung und Angst umsetzen können.
Kennen Sie immer den Status Ihres Projekts
Statusmeetings und wöchentliche Statusberichte sind für Sie als Projektmanager von unschätzbarem Wert. Sie helfen Ihnen, den Überblick über die nächsten Schritte, Aktionselemente und Projektrisiken zu behalten. Verwenden Sie einen wöchentlichen Statusbericht, um transparent über Budget und Prozess zu bleiben und unangenehme Gespräche über den Bedarf an mehr Zeit oder Geld für die Fertigstellung eines Projekts zu vermeiden.
Es ist sinnvoll, sich regelmäßig neu zu gruppieren, um jederzeit darüber zu sprechen, was passiert und wofür das Team verantwortlich ist. Wenn Sie mit Kunden arbeiten, ist es eine gute Projektmanagementpraxis, Projektdetails zu kommunizieren und Aktualisierungen auch wöchentlich schriftlich zu planen. Selbst wenn Sie telefonieren, um einen Statusbericht durchzusprechen, können Sie die Projektfristen verlängern und eine Beziehung aufbauen. Denken Sie daran, es ist nie eine schlechte Sache, das Telefon abzuholen!
Ob Ihr Kommunikationsstil per E–Mail, Telefon, Sofortnachricht, Post, Brieftaube ist – es ist wichtig, dass Sie einen Weg finden, Ihren Standpunkt bekannt zu machen.
Erwartungen setzen und niemals aufgeben
Erwartungen setzen und verwalten ist eine der schwierigsten Fähigkeiten, die ein Projektmanager entwickeln muss. Am Anfang eines Projekts stehen viele Unbekannte. Wenn Sie jedoch wichtige Projektmanagement-Ergebnisse wie einen Umfang, Zeitpläne und einen Projektplan erstellen, können Sie klare Erwartungen an Ihr Team und Ihre Kunden stellen.
Definieren Sie den Umfang
Die Erwartungen jedes Projekts sollten durch einen gut geschriebenen Arbeitsumfang festgelegt werden. Wenn Ihr Unternehmen keine Dokumentation zum Sichern einer bestimmten Projektanforderung hat, erstellen Sie diese. Es muss kein schickes, formelles Dokument sein! Aber ein gewisser Anschein eines Umfangs wird Ihnen und Ihrem Team helfen, Richtlinien und Erwartungen darüber zu liefern, was das Team liefern wird.
Es empfiehlt sich auch, sich zu Beginn eines Projekts mit Ihrem Team und Ihren Kunden zusammenzusetzen, um den Umfang in Verbindung mit dem Projektzeitplan zu überprüfen. Dies bedeutet, dass Sie den mit Aufgaben verbundenen Aufwand erklären müssen.
Wenn Sie diese Art von Gespräch frühzeitig führen, werden Ihre Kunden über den Aufwand informiert, den Ihr Team in alle Aspekte des Projekts investieren wird. Es wird sie auch in Ihrem Prozess engagieren.
Halten Sie häufige Check-Ins
Zwischen den Deadlines ab, checken Sie das bevorstehende Dokument oder die Meilensteine der Lieferung ein. Nehmen Sie sich Zeit, um mit dem Team darüber zu sprechen, was jede Aufgabe beinhaltet. Ändern sich die Ergebnisse basierend auf früheren Arbeiten? Wird dies Auswirkungen auf den Umfang und den Zeitplan haben?
Check-Ins ermöglichen es Ihnen, dem Team zeitnahes, konstruktives und hilfreiches Feedback zu geben, um die Ergebnisse zu verbessern. Denken Sie daran, wenn es darum geht, Erwartungen zu setzen, Es ist nichts falsch daran, sich zu wiederholen, solange Ihre Wiederholung sinnvoll und genau richtig ist!
TeamGantt Tipp: Verwenden Sie die Teamzusammenarbeitsfunktionen in TeamGantt, um Check-Ins mit Ihrem Team über Aufgaben und Projekte zu kommunizieren.