Kommuniker som en pro
det er universelt accepteret, at gode PMs er afslappede kommunikatorer, der ikke viger ved tanken om at kommunikere med deres team og klienter. Dette betyder at tale med mennesker personligt om en række emner – både lette og vanskelige. Projektledere kan heller ikke være skamfulde med at holde kommunikationen åben på alle tidspunkter og har brug for at erkende, at et helt team muligvis ikke kommunikerer på samme måde. Det er en kendsgerning: Ethvert projekt vil mislykkes uden en linje med solid kommunikation. At være klar, kortfattet og ærlig, når man koordinerer projekter, er nøglen.
Vær en kamæleon
at lære de mennesker, du arbejder med, at kende og forstå, hvordan de arbejder og kommunikerer, er vigtigt, når du prøver at motivere et team og nå deadlines eller endda enkle mål. Mange gange skal en PM være en projektkamæleon for at få dette til at ske.
det kan være nyttigt at udarbejde en kommunikationsplan for dit team, men at tvinge en kommunikationsstruktur fungerer ikke altid for alle. Som projektleder skal du finde ud af, hvordan du kommunikerer med de forskellige personlighedstyper på dit team. Du kan indstille ordentlige forventninger, men hvis du ignorerer dit teams præferencer og bare gør tingene på din egen måde, finder du flere barrierer for succes.
husk, det handler ikke kun om dig og din proces som PM. Det handler om at arbejde med teamet for at komme med en struktur, der fungerer for alle.
du kan spørge, hvorfor ændre din kommunikationsstrategi fra projekt til projekt? Denne tilgang kan blive forvirrende for dig. Tænk over det: Hvis du lægger tid og kræfter på at lære dit team at kende og oprette en plan med dem, vil alle købe ind. I virkeligheden vil de kommunikere på en måde, der gør dem komfortable og levere på dine projekter med mindre indsats, forvirring og frygt.
Kend altid status for dit projekt
statusmøder og ugentlige statusrapporter er uvurderlige for dig som projektleder. De hjælper dig med at holde styr på de næste trin, handlingspunkter og projektrisici. Brug en ugentlig statusrapport til at forblive gennemsigtig om budget, proces og for at undgå akavede samtaler om brug for mere tid eller penge til at gennemføre et projekt.
der er værdi i omgruppering regelmæssigt for at tale om, hvad der sker, og hvad holdet er ansvarlig for til enhver tid. Hvis du arbejder med klienter, er det en god projektledelsespraksis at kommunikere projektoplysninger og planlægge opdateringer skriftligt på ugentlig basis. Selv hopping på telefonen for at tale gennem en statusrapport vil bidrage til at styrke projektets deadlines og opbygge rapport. Husk, det er aldrig en dårlig ting at hente telefonen!
uanset om din kommunikation stil er via e – mail, telefon, instant message, mail, carrier pigeon-det er afgørende, at du finder en måde at gøre dit punkt kendt.
Indstil forventninger og forlad dem aldrig
indstilling og styring af forventninger er en af de sværeste færdigheder, som en projektleder skal udvikle. I starten af et projekt er der mange ukendte. Men når du bygger vigtige projektledelsesleverancer, såsom et omfang, tidslinjer og en projektplan, kan du indstille klare forventninger med dit team og klienter.
Definer omfang
hvert projekts forventninger skal indstilles af et velskrevet arbejdsområde. Hvis din virksomhed ikke har dokumentation til at sikkerhedskopiere en bestemt projektanmodning, skal du oprette den. Det behøver ikke at være et fancy, formelt dokument! Men nogle antydning af et omfang vil hjælpe med at give dig og dit team med retningslinjer og forventninger til, hvad holdet vil levere.
det er også god praksis at sætte sig ned med dit team og klienter i starten af et projekt for at gennemgå omfanget i forbindelse med projektets tidslinje. Det betyder, at du skal forklare niveauer af indsats knyttet til opgaver.
at have denne type samtale tidligt vil holde dine kunder informeret om det niveau af indsats, som dit team vil lægge i alle aspekter af projektet. Det vil også holde dem engageret i din proces.
Hold hyppige Check Ins
mellem deadlines, check ind på det kommende dokument eller leveringsmilepæle. Tag dig tid til at chatte med teamet om, hvad hver opgave indebærer. Er der ændringer i leverancerne baseret på tidligere arbejde? Vil det påvirke omfanget og tidslinjen?
Check-ins giver dig mulighed for at give teamet rettidig, konstruktiv og hjælpsom feedback for at gøre slutleverancerne stærkere. Husk, når det kommer til at sætte forventninger, der er intet galt med at gentage dig selv, så længe din gentagelse er meningsfuld og timet lige rigtigt!
TeamGantt Tip: Brug teamsamarbejdsfunktionerne i TeamGantt til at kommunikere check-ins med dit team om opgaver og projekter.