din virksomhed har indset alle fordelene ved at gå papirløs: det er jordvenligt, dine dokumenter kan søges med et par tastetryk, og dit kontor er ryddeligt. Det handler om alt, hvad der er til det, ikke?
forkert.
hvis det er alt, hvad du tror at gå papirløs er i stand til at gøre for dig, udnytter du sandsynligvis ikke dine filers metadata.
hvad er metadata?
Metadata er dataene om dine dokumenter snarere end dataene i dine dokumenter. Det er det, der gør alt søgbart, men det kan gøre meget mere for din arbejdsgang end det. Disse oplysninger, som hjælper med at klassificere og organisere filer, er normalt usynlige, medmindre en IT-professionel leder efter dem. Med en dybere forståelse af metadata — hvad det gør, hvordan det er lavet, og hvordan det kan optimeres — kan du udnytte det til at forbedre dine forretningsprocesser.
hvorfor betyder det noget?
Google har gjort verden komfortabel med søgning. Den søgbare database, som din virksomhed bruger til dokumenthåndtering, udnytter allerede dine filers metadata, uanset om du forstår det eller ej, men det er stadig værd at forstå. Her er hvorfor:
Dokumentklassificering
udført manuelt, ved at gemme dokumenter, hvor man vil have dem på en server eller i en database, kræves det, at brugeren sporer den specifikke mappe eller undermappe, de ønsker, at deres nye dokument skal leve i. Dette tager tid, og jo større og mere hierarkisk databasen er, jo længere og mere forvirrende vil dette være. Det er et dræn på produktiviteten.
Metadataprotokoller kan automatisk give ethvert nyt dokument et klassificeringsmærke eller en identitet baseret på forudvalgte parametre, så snart det er oprettet — efter forfatter, efter tidspunkt eller dato for oprettelse, efter nøgleord osv. Når sådanne filer gemmes, gemmes de automatisk på steder, der er forudbestemt af deres metadatamarkører.
datadeling gjort bedre
jo lettere adgang Dette giver, når man leder efter en fil, er ikke kun begrænset til forfatteren af et dokument. Samarbejde uanset tid og rum er en indlysende fordel ved en papirløs, skyovergang, og god metadataudnyttelse gør dette meget lettere. Med detaljerede beskrivelser og passende kategoriske tags gør de dokumenter, du har brug for at dele med grupper eller klienter, det uendeligt lettere for dine samarbejdspartnere, hvilket dramatisk forbedrer arbejdsgangen.
forbedret ansvarlighed
Metadata indeholder også oplysninger om historikken for en given fil eller dokument. Det er her, du finder sporet af ændringer, der er foretaget i det, de brugere, der har fået adgang til det, og de brugere, der faktisk har fået adgang til det, blandt andet. Granulær sporing af livscyklussen for dine digitale dokumenter gør fremtidig revision let, hvilket er en nødvendighed for at forblive kompatibel i stærkt regulerede industrier.
tilføjelse af nøgleord
når du har forstået, hvordan du bruger dine metadata, kan du begynde at tilføje nøgleord til dine dokumenter, der gør hver fil uendeligt lettere at finde. Ved at tildele søgeord til forskellige dokumenter og klasser af dokumenter kan du finde dem på få sekunder.
Lær dit team
fortæl ikke bare dit team, at metadata er vigtige, vis dem, hvordan det kan forbedre deres præstationer snarere end blot en abstraktion. Regelmæssige træningssessioner, der afholdes, når nye oplysninger og applikationer opstår, er vigtige for ethvert IT-værktøj, men fordelene forstørres, når alle laver og bruger gode metadata.
Craft sound, konsekvent politik
konsistens er nøglen til enhver effektiv metadatapolitik. Sørg for, at hele teamet kender de tags og klasser, som dokumenter skal tildeles. Det kan være fornuftigt, for eksempel, for en medarbejder at tagge en fil som “kreditorer”, mens en anden mærker det samme eller et relateret dokument som “forpligtelser,” og endnu et som “ubetalt.”En sund politik, der distribueres og forklares til alle på holdet, vil gøre det meget lettere at finde og administrere oplysninger om din udestående gæld.
det er ligegyldigt, om du er i gæstfrihed, sundhedspleje, videregående uddannelse eller produktion — hver sektor nyder godt af bedre søgning og ledelse, når de forstår og implementerer lyd metadatapolitik og praksis. Ud over disse øjeblikkelige gevinster i effektivitet og arbejdsgang kan disse data-om-dine-data udvindes for dyb indsigt i, hvordan dine teams arbejder, og hvor der kan foretages forbedringer.
for at lære mere om at bruge metadata til at forbedre den måde, dine teams arbejder på, skal du kontakte en Papirvis specialist eller planlægge en gratis personlig demo i dag.