musikevenemangsskapare vill att deras publik ska känna sig som en liveuppträdande är en spontan show av kreativitet, men för att uppnå det tar veckor och månader av förberedelser. Med nya onlineformat och socialt distanserade spelningar som sannolikt är på gång, behöver du ett extra stänk av fantasi. Tack och lov finns det många sätt att vara värd för en konsert just nu, från drive-ins till livestreams.
för att komma igång med att ordna en oförglömlig upplevelse, här är några tips om hur du organiserar en musikspelning. Från att fördela en budget till att utföra ljudkontroller, vi kan hjälpa dig att vara värd för ett musikevenemang som träffar rätt nyckel.
ange en budget som är meningsfull
oavsett om du organiserar en konsert som är virtuell eller personligen, bör en realistisk budget vara högst upp på din att göra-lista. Beskriv dina omkostnader och vara tydlig på vilka kostnader du förväntar dig att ådra – kommer du att betala artister en fast avgift eller erbjuder en procentandel av biljettförsäljning? Kommer platsen att kunna ge bar personal och dörrvakter, eller kommer du att behöva källa dessa själv? Behöver du hyra extra utrustning för livestreaming av evenemanget? Och hur kan du lägga till värde för deltagarna samtidigt som du skapar en annan intäktsström – som att få T-shirts tryckta, till exempel?
kom ihåg att din budget inte ska överstiga vad du planerar att göra på försäljningen, så det är viktigt att du förstår dina utgifter innan du ställer in biljettpriser – få balansen fel och du riskerar inte att se en avkastning på investeringen.
visa potentiella arenor
folk betalar för att se de artister du har bokat, men det betyder inte att de inte bryr sig om arenan om du organiserar en personlig spelning. Och för online-spelningar måste du fortfarande hitta en plats som möjliggör en högkvalitativ, autentisk prestanda för livestreaming. Kapacitet, tillgänglighet, faciliteter och plats är alla viktiga, och att ignorera dessa överväganden är bara ett av de vanligaste misstagen att undvika när du gör en bokning.
men att hitta den perfekta platsen kommer i slutändan ner till vad din gemenskap av musikfans vill ha. När det är möjligt, kolla in ett antal platser med publikens behov och den typ av atmosfär du vill skapa framför sinnet. Detta är lika viktigt för virtuella konserter – trots allt vill du återskapa den verkliga upplevelsen för deltagarna. Det är också viktigt att du tänker på hur en personlig plats kommer att arbeta med sociala distansåtgärder på plats, som separerade pods för sittplatser eller tydligt markerade områden för stående.
boka din artist eller band
nästa steg att behärska är hur man bokar musikartister för evenemang. Om din spelning har flera artister, tänk på om deras genrer kompletterar varandra-du vill se till att line-up är vettigt för människor. För personliga konserter, dina artister kommer också att spela en roll för att hjälpa dig att bestämma rätt plats. Till exempel, kommer dina headliners att dra tillräckligt med folkmassor för att fylla kapaciteten? Kommer bandet att ha det utrymme de behöver på scenen? Kommer publiken att uppskatta platser eller föredrar de att stå? Pubar, barer och klubbar är intima utrymmen som är perfekta för nybörjare, medan större teatrar och musikplatser kräver en eller flera ”big-name” – handlingar.
med onlinekonserter finns det ingen gräns för storleken på din publik, men det finns fortfarande andra saker att tänka på. Till exempel, om några av artisterna bor lokalt, kan det vara möjligt för dem att använda samma plats för att strömma sina föreställningar, vilket gör logistiken lite enklare.
hyr ett erfaret team
när du organiserar en konsert är det viktigt att du har rätt lag. Hyr personer som har erfarenhet av evenemangshantering för musikkonserter och, om din konsert är virtuell, leta efter personer med know-how för att köra framgångsrika online-evenemang. När det gäller livestreaming av en föreställning vill du ha skickliga kameraoperatörer, ljudtekniker och belysningsexperter för att fånga den i hög kvalitet.
oavsett vem du anställer, från marknadsföring och försäljning till Logistik och säkerhet, är det viktigt att bygga ett team som fungerar bra tillsammans. Du vill också veta att du kan lita på att ditt team förblir lugnt under press om något går fel. Lägg upp detaljerade rollbeskrivningar på jobbsökningssidor som tydligt anger vad du letar efter för att locka rätt personer. Sätt ordet på relevanta forum, för, och tala med dina kontakter i musikbranschen som de skulle kunna sätta dig i kontakt med den perfekta professionella.
få rätt utrustning
att se till att ditt evenemang låter bra betyder att du ställer rätt frågor när du bokar både arenan och artisterna. Till exempel, vilken utrustning kräver band och sångare och hur mycket kraft behöver de? Kommunikation är också nyckeln när man arbetar med ljudtekniker och ett tekniskt team. Vänta inte på att alla kommer fram innan du fastställer människors ansvar och schemalägger tid för inställning och ljudkontroller – särskilt om du är värd för flera artister. Skapa istället en live gig-installationsguide före dagen och dela den med alla som är involverade.
för virtuella evenemang är audiovisuell utrustning lika viktig. Använd HD-kameror, ljudblandare och klippmikrofoner för att säkerställa att inspelningen är av hög kvalitet. Det är också bra att hålla planeringsmöten för att se till att alla vet vad deras roll är och undvika eventuella problem.
planera logistiken
att diskutera Logistik med arenan och artisterna hjälper dig att utarbeta en tidslinje eller löpande ordning för evenemanget, vilket inkluderar när människor (från musiker till barpersonal och säkerhet) behöver anlända eller förbereda sig för sin livestream. För personliga spelningar, sätt ett utegångsförbud och var medveten om när platsens licens slutar på kvällen.
biljettförsäljning görs mycket enklare när du använder en plattform där du kan skapa flera biljettkategorier och ställa in maximal kapacitet så att du inte behöver oroa dig för överförsäljning.
sätt säkerhetsåtgärder på plats
det är viktigt att du känner dig säker på att alla inblandade, från artister och personal till deltagare, kommer att vara väl omhändertagna. Medan sociala distansåtgärder är nödvändiga kan du behöva tänka på saker som ventilationssystem, golvmarkeringar och handdesinfektionsmedel. Du måste också ha kontakt med personal och säkerhet på plats för att hantera biljettförsäljning på dagen och checka in personer. Eventbrites tidsinställda inträdesfunktion kan sprida deltagare, med kontaktlös biljettförsäljning som hjälper till att minska kontakten mellan gäster och personal.
när det gäller virtuella händelser tar säkerheten en helt annan form. För att skydda ditt evenemang från ”Zoombombing” av oönskade gäster, överväga lösenordsskyddande livestreams och genomföra en strikt uppförandekod.
marknadsför ditt evenemang
nu har du behärskat hur du planerar ett konsertevenemang, du vill att potentiella deltagare ska höra om det och boka biljetter. Eftersom mycket spelningskampanj redan händer online behöver marknadsföring av en livestream inte vara så annorlunda än att marknadsföra en liveshow. Du kan ansluta ditt Eventbrite-konto till Facebook, använda riktade sociala annonser eller integrera med Spotify så att fans enkelt kan hitta din konsert.
gör dig redo att rocka
musikfans kan vara en tuff publik att behaga, men dessa tips kommer att se till att du inte förbiser någon del av planeringsprocessen. När det gäller den stora dagen, ha kul med dina deltagare och få dem att känna sig värderade – deras muntliga ord kan bana väg för framgångsrika framtida händelser.
fortfarande inte säker på var du ska börja med marknadsföring? Lär dig hur du marknadsför musikevenemang som ett proffs för att nå din perfekta fanbase.
- var den här artikeln värd din tid?
- Janej