Los creadores de eventos de música quieren que su público sienta que una actuación en vivo es un espectáculo espontáneo de creatividad, pero para lograrlo se necesitan semanas y meses de preparación. Con nuevos formatos en línea y conciertos socialmente distanciados que probablemente están en camino, necesitarás un toque extra de imaginación. Afortunadamente, hay muchas maneras para albergar un concierto ahora mismo, desde el drive-ins para livestreams.
Para comenzar a organizar una experiencia inolvidable, aquí hay algunos consejos sobre cómo organizar un concierto de música. Desde la asignación de un presupuesto hasta la realización de pruebas de sonido, podemos ayudarlo a organizar un evento musical que toque la tecla correcta.
Establezca un presupuesto que tenga sentido
Ya sea que esté organizando un concierto virtual o en persona, establecer un presupuesto realista debe estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes. Describa sus gastos generales y sea claro en qué costos espera incurrir: ¿pagará a los artistas intérpretes o ejecutantes una tarifa fija u ofrecerá un porcentaje de la venta de entradas? ¿El lugar podrá proporcionar personal de bar y gorilas, o necesitará obtenerlos usted mismo? ¿Necesita contratar equipo adicional para transmitir en vivo el evento? ¿Y cómo puedes agregar valor a los asistentes mientras creas otra fuente de ingresos, como imprimir camisetas, por ejemplo?
Recuerde, su presupuesto no debe exceder lo que planea hacer en ventas, por lo que es esencial que comprenda sus gastos antes de establecer los precios de los boletos: obtenga el saldo equivocado y se arriesga a no ver un retorno de la inversión.
Ver lugares potenciales
La gente está pagando para ver a los artistas que has reservado, pero eso no significa que no les importe el lugar si estás organizando un concierto en persona. Y, para los conciertos en línea, aún tendrá que encontrar un lugar que permita una actuación auténtica y de alta calidad para la transmisión en vivo. La capacidad, la accesibilidad, las instalaciones y la ubicación son clave, y ignorar estas consideraciones es solo uno de los errores comunes que debe evitar al hacer una reserva.
Pero encontrar el lugar perfecto en última instancia se reduce a lo que su comunidad de fanáticos de la música quiere. Siempre que sea posible, echa un vistazo a una serie de lugares con las necesidades de tu audiencia y el tipo de ambiente que quieres crear en primer lugar. Esto es igualmente importante para los conciertos virtuales: después de todo, desea recrear la experiencia de la vida real para los asistentes. También es vital que piense en cómo funcionará un lugar en persona con medidas de distanciamiento social, como cápsulas separadas para sentarse o áreas claramente marcadas para estar de pie.
Reserva a tu artista o banda
El siguiente paso para dominar es cómo reservar artistas musicales para eventos. Si su concierto cuenta con varios artistas, piense si sus géneros se complementan entre sí: desea asegurarse de que la alineación tenga sentido para las personas. Para los conciertos en persona, sus artistas también desempeñarán un papel para ayudarlo a decidir el lugar correcto. Por ejemplo, ¿atraerán sus cabezas de cartel suficientes multitudes para llenar el aforo? ¿La banda tendrá el espacio que necesita en el escenario? ¿El público apreciará los asientos o preferirá ponerse de pie? Los pubs, bares y clubes son espacios íntimos que son perfectos para actos incipientes, mientras que los teatros y lugares de música más grandes requieren uno o varios actos de «gran nombre».
Con los conciertos en línea, no hay un límite para el tamaño de su audiencia, pero aún hay otras cosas que considerar. Por ejemplo, si algunos de los artistas viven localmente, es posible que utilicen el mismo lugar para transmitir sus actuaciones, lo que facilita un poco la logística.
Contrata a un equipo experimentado
Cuando organices un concierto, es importante que tengas el equipo adecuado. Contrate a personas con experiencia en gestión de eventos para conciertos de música y, si su concierto es virtual, busque personas con los conocimientos para organizar eventos en línea exitosos. Cuando se trata de transmitir en vivo una actuación, querrá operadores de cámara expertos, ingenieros de sonido y expertos en iluminación para capturarla en alta calidad.
No importa a quién contrate, desde marketing y ventas hasta logística y seguridad, es importante construir un equipo que funcione bien en conjunto. También querrás saber que puedes confiar en que tu equipo mantendrá la calma bajo presión si algo sale mal. Publica descripciones detalladas de funciones en sitios de búsqueda de empleo que establezcan claramente qué es lo que estás buscando para atraer a las personas adecuadas. También corre la voz en foros relevantes y habla con tus contactos en la industria de la música, ya que podrían ponerte en contacto con el profesional perfecto.
Obtenga el equipo adecuado
Asegurarse de que su evento suene genial significa hacer las preguntas correctas cuando reserva el lugar y los artistas. Por ejemplo, ¿qué equipo necesitan las bandas y cantantes y cuánta potencia necesitan? La comunicación también es clave cuando se trabaja con ingenieros de sonido y un equipo técnico. No espere a que todos lleguen antes de establecer las responsabilidades de las personas y programar el tiempo para la configuración y las pruebas de sonido, especialmente si está hospedando a varios artistas intérpretes o ejecutantes. En su lugar, crea una guía de configuración de conciertos en vivo antes del día y compártela con todos los involucrados.
Para eventos virtuales, el equipo audiovisual es igual de importante. Utilice cámaras de alta definición, mezcladores de audio y micrófonos con clip para garantizar que la grabación sea de alta calidad. También es una buena idea celebrar reuniones de planificación para asegurarse de que todos sepan cuál es su función y evitar cualquier problema técnico.
Planifique la logística
Discutir la logística con el lugar y los artistas le ayudará a elaborar un cronograma u orden de ejecución para el evento, que incluye cuándo las personas (desde músicos hasta el personal del bar y la seguridad) necesitan llegar o prepararse para su transmisión en vivo. Para conciertos en persona, establezca un toque de queda y esté al tanto de cuándo termina la licencia del lugar por la noche.
La emisión de boletos se hace mucho más fácil cuando se utiliza una plataforma en la que se pueden crear varias categorías de boletos y establecer la capacidad máxima para que no tenga que preocuparse por la venta excesiva.
Ponga en marcha medidas de seguridad
Es vital asegurarse de que se sienta seguro de que todos los involucrados, desde los artistas y el personal hasta los asistentes, estarán bien atendidos. Si bien las medidas de distanciamiento social son necesarias, es posible que deba pensar en cosas como sistemas de ventilación, marcas en el piso y desinfectante de manos. También tendrá que ponerse en contacto con el personal del lugar y la seguridad para manejar la venta de boletos en el día y registrar a la gente. La función de entrada programada de Eventbrite puede escalonar a los asistentes, con la emisión de entradas sin contacto que ayuda a cortar el contacto entre los invitados y el personal.
Cuando se trata de eventos virtuales, la seguridad toma una forma muy diferente. Para ayudar a proteger tu evento de los «Zoombombings» de invitados no deseados, considera proteger las transmisiones en vivo con contraseña e implementar un código de conducta estricto.
Promociona tu evento
Ahora que has dominado cómo planificar un evento de concierto, querrás que los asistentes potenciales lo conozcan y reserven entradas. Dado que mucha promoción de conciertos ya ocurre en línea, la comercialización de un livestream no tiene que ser tan diferente a la promoción de un show en vivo. Puedes conectar tu cuenta de Eventbrite a Facebook, usar anuncios sociales específicos o integrarte con Spotify para que los fans puedan encontrar fácilmente tu concierto.
Prepárate para el rock
Los fanáticos de la música pueden ser una multitud difícil de complacer, pero estos consejos te asegurarán que no pases por alto ninguna parte del proceso de planificación. Cuando se trata del gran día, diviértase con sus asistentes y hágalos sentir valorados: su boca a boca podría allanar el camino para eventos futuros exitosos.
¿Aún no sabes por dónde empezar con la promoción? Aprende a promocionar eventos musicales como un profesional para llegar a tu base de fans ideal.
- ¿Valió la pena dedicar su tiempo a este artículo?
- YesNo