e-post – ett enkelt och kraftfullt webbkommunikationsverktyg. Och ändå kan det vara mycket förvirrande, särskilt när det handlar om okända eller externa e-postmottagare. Går du med fullständigt namn eller förnamn? Ska du erkänna titlar eller senioritet? Och vad sägs om unisex namn-går du med en Mr eller Ms? Vad sägs om landssammanhang och organisationskultur?
för ett år sedan delade jag en snabbguide till e-post okända och externa mottagare på min LinkedIn-sida. Över 40 000 visningar och många frågor senare blev det klart att information om e-postetikett fortfarande är mycket viktig, särskilt i dagens digitala värld där vi tillbringar en stor del av vår tid och liv online. Nedan, jag fyller ut några av mina första poäng för de av oss som kan ha frågor.
könsneutralitet
om du inte känner till mottagarens kön, håll dig neutral. Använd bara”kära Förnamn, Efternamn”. Särskilt när du arbetar i en mångkulturell miljö och inte kan berätta könet bakom varje enskilt namn.
formella / officiella e-postmeddelanden
om du absolut måste vara formell – till exempel om du utarbetar ett arbetsmail eller kommunicerar med en klient – håll fast vid den goda ol ”Dear Sir/Madam”. Det är mindre personligt, men också mindre krångel – särskilt när man arbetar i ett afrikanskt sammanhang.
e-posttrådar
ibland leder ett e-postmeddelande till fem leder till tjugo. För en pågående e-postutbyte, notera att det handlar om dansen. Den ena leder och den andra följer. För ditt första e – postmeddelande, håll dig med en neutral eller formell hälsning och observera sedan hur din mottagare svarar:
– om mottagaren svarar på ditt första e-postmeddelande med ”endast förnamn” i sin signatur efter att du använt ”kära förnamn, efternamn” för att adressera dem, kan du följa deras ledning och adressera dem med ”endast kära förnamn” i ditt nästa e-postmeddelande.
– omvänt, om de förblir formella hela tiden, gör detsamma och om du inte får reda på deras kön, kanske du också vill vara könsneutral.
ömsesidighet
vid tvivel, bara återgälda in natura. E.g om de ständigt svarar på alla dina e – postmeddelanden med ”Dear Madam” – även efter att du har loggat ut med ditt förnamn – svara sedan med ”Dear Sir” eller ”Dear Madam” eller ”Dear Sir/Madam” – beroende på om du känner till deras kön.
Going Generic
om du använder ”till vem det kan beröra” – se till att du skickar e-post från en icke-personlig, affärs-eller Generisk e-postadress t.ex. [email protected]. i något annat fall skulle det vara till hjälp att göra lite forskning för att ta reda på namnet eller titeln på vem du ska adressera t.ex. Kära Rekryteringschef.
Unisex namn
Antag aldrig att en mottagare är man, kvinna eller båda. Om du är osäker på kön, håll dig neutral genom att använda ”kära Förnamn, Efternamn”.
(Un)Gift?
om du vet att du skickar e – post till en kvinna, håll fast vid ”MS.efternamn” – det täcker både gifta (fru) och ogifta (Fröken). För män, detta betyder mindre; de går med ’ Mr ’ oavsett deras äktenskap status.
skrivfel
så mycket som möjligt, se till att du stavar mottagarens namn och/eller titel korrekt. Första intryck räknas och vissa människor kan vara mycket känsliga för stavningen av deras namn (särskilt med tanke på att det kan betyda olika saker på olika språk). Dubbelkolla för stavfel innan du trycker ’skicka’; under inga omständigheter är” kära förnamn eller efternamn ” okej. Särskilt inte efter flera e-postutbyten. Och ja, det hände.
har du egna tips om e-postetikett – eller skräckhistorier? Dela i kommentarfältet nedan.
Jemila Abdulai är kreativ chef, redaktör och grundare av den prisbelönta webbplatsen Circumspecte.com. en medie – och internationell utvecklingsprofessionell och ekonom genom utbildning kombinerar hon sin affärs -, kommunikations-och projektledningsexpertis med sin starka passion för Afrika. Förutom att skriva och läsa, hon tycker om resor, global mat, bio, och bra design.