elemente cheie
o cerere de propunere bine concepută ar trebui să conțină mai multe elemente importante. Cele mai multe elemente sunt comune pentru RFP, dar pot varia între industrii și între sectorul public și cel privat. Acestea includ o prezentare generală a problemei de afaceri, o descriere a produsului sau a serviciilor necesare, cerințele detaliate de afaceri, alte informații, formatul propunerii, data scadenței, criteriile de selecție, linia de timp, întrebări, cum să răspundă și punctul de contact. Unele RFP-uri vor conține informații despre o întrerupere a costurilor, sugestii de abordare sau alte documente care pot fi necesare. Aceste elemente RFP sunt prezentate în secțiunile de mai jos.
o prezentare generală a problemei de afaceri
ar trebui să existe o descriere succintă a problemei de afaceri sau problema care este de conducere această achiziție special. Ar trebui să fie menționat într-unul sau două paragrafe și ar trebui să ofere furnizorilor un rezumat al proiectului de aprovizionare și de ce a fost inițiat.
descrierea produselor sau serviciilor
cererea de propunere trebuie să conțină o descriere succintă, dar concisă, a produselor sau serviciilor necesare. În majoritatea RFP-urilor, bunurile sau serviciile de care are nevoie compania sunt complexe și pot fi dificil de descris în detaliu. Cu toate acestea, o descriere bună a acestor bunuri sau servicii va ajuta foarte mult furnizorii în elaborarea unei propuneri excelente și foarte bine direcționate.
cerințe detaliate de afaceri
în plus față de descrierea produselor sau serviciilor, cu majoritatea RFP există cerințe detaliate de afaceri care trebuie să fie clar prezentate în document. Acestea pot include cerințe de asistență, linii directoare de livrare, specificații de proiectare, valori de calitate etc. Scopul secțiunii cerințe de afaceri este de a oferi furnizorilor detalii despre ceea ce este necesar companiei pentru această achiziție, astfel încât furnizorii să poată veni cu o propunere care să îndeplinească aceste cerințe. De multe ori, secțiunea cerințe ocupă o bună parte din RFP. Dacă cerințele nu reflectă cu exactitate nevoile companiei, furnizorii nu vor prezenta propuneri care să abordeze problemele cheie. Este întotdeauna important să colaborați cu persoanele care utilizează produsele sau serviciile pentru acest proiect de aprovizionare pentru a vă asigura că cerințele sunt corecte.
alte informații necesare pentru propunere
uneori există informații suplimentare de care furnizorii vor avea nevoie pentru a formula o propunere. Aceste informații sunt de obicei informațiile despre operațiunile interne ale organizației de care vor avea nevoie scriitorii de propuneri. Aceste informații pot include valori de utilizare, proiecții ale cererii, informații actuale privind performanța, rezultatele sondajului intern etc. Cheia pentru această secțiune nu este de a oferi furnizorilor prea puține sau prea multe informații. Mai degrabă, este de a le oferi doar informațiile de care au nevoie.
sugestii de abordare
pentru RFP în care personalul de achiziție știe ce au nevoie, poate avea sens să sugereze o abordare pentru furnizori. Multe companii nu vor avea această secțiune, deoarece caută modalități creative de abordare a problemei și de a nu dori să forțeze furnizorii într-o matriță.
valori de performanță
dacă este cazul, descrieți câteva valori de performanță care vor fi utilizate pentru a măsura performanța furnizorului contractului în viitor. Acest lucru va ajuta furnizorii să obțină o idee cuantificabilă despre ceea ce va constitui performanțe excelente.
format propunere
orice RFP trebuie să specifice formatul și lungimea propunerilor furnizorului. Un format foarte structurat pentru propuneri facilitează compararea răspunsurilor furnizorilor. De asemenea, va încuraja claritatea și va pune accentul pe propunerile furnizorilor. Unele dintre cele mai bune RFP plasează cerințele lor de afaceri într-un format punct cu punct și încurajează furnizorii să răspundă la fiecare punct. RFP ar trebui să precizeze lungimea maximă a propunerii. O durată maximă va contribui la reducerea timpului necesar revizuirii propunerii și va garanta, de asemenea, că furnizorii mențin informațiile inutile la un nivel minim.
data scadenței
data scadenței pentru propunerile furnizorilor trebuie să fie indicată în mod clar aproape de începutul RFP și în alte locuri relevante. Acest lucru face sigur că furnizorii știu când este datorată.
criterii de selecție
aceasta este o secțiune importantă și conține informații esențiale pentru furnizori. Acest lucru ar trebui să precizeze în mod clar domeniile și valorile pe care vor fi evaluate propunerile furnizorilor. Dacă este posibil, RFP ar trebui să dezvăluie Ponderea pe care o anumită secțiune sau subiect va fi dat ca parte a scorului general propunere. Această ponderare este adesea descrisă ca procent sau în termeni de puncte dintr-un scor total posibil. Această secțiune, mai mult decât oricare alta, îi ajută pe furnizori să își concentreze răspunsurile pe criteriile pe care vor fi judecate propunerile lor.
întrebări
furnizorul poate solicita clarificări sau pune întrebări chiar și despre cele mai bine scrise RFP-uri. Orice RFP ar trebui să specifice în mod clar mecanismul prin care Furnizorii pot pune întrebări. Cele mai bune RFP-uri vor stabili o perioadă de timp în care pot fi trimise întrebări ale furnizorului. Această perioadă de timp nu ar trebui să fie prea apropiată de termenul limită pentru depunerea propunerilor. Punctul de contact pentru RFP va primi apoi răspunsuri și va oferi răspunsuri în formă scrisă furnizorilor. În general, este util să afișați întrebările și răspunsurile, astfel încât toți furnizorii să le poată vedea și să le facă parte din RFP ca amendament. Acest lucru poate aduce claritate suplimentară cerințelor și poate furniza documentație pentru proiect.
cronologie
linia de timp ar trebui să afișeze data creării RFP, data trimiterii RFP, perioada de timp pentru întrebări, data scadentă pentru propuneri, perioada de selecție și data de atribuire proiectată. Toate acestea ar trebui comunicate cât mai clar posibil.
punct de Contact
punctul de contact este persoana care se ocupă de interacțiunile cu furnizorii. Aceasta înseamnă că toate întrebările și comentariile furnizorului despre RFP vor fi direcționate către această persoană. Unele companii includ, de asemenea, un punct de contact de rezervă în cazul în care punctul principal de contact este în afara biroului sau nu este disponibil.
defalcare Cost
această secțiune este opțională și este inclusă doar în unele propuneri. Pentru a permite compararea costurilor, unele RFP vor solicita furnizorilor să prezinte o defalcare a costurilor pentru a asigura Compararea. Este întotdeauna o idee bună să specificați un format de stabilire a prețurilor în această secțiune pentru a vă asigura că prețurile pot fi comparate cu exactitate.
alte documente
unele RFP au alte documente care trebuie completate ca parte a procesului RFP. Acestea ar putea fi certificări de diversitate, acorduri la anumiți termeni și Condiții sau alte forme specifice companiei. Acestea ar trebui, de asemenea, incluse în RFP dacă fac parte din procedurile standard ale unei companii.