Email – uma ferramenta de comunicação web simples e poderosa. E, no entanto, pode ser muito confuso, especialmente ao lidar com destinatários de E-mail desconhecidos ou externos. Você vai com nome completo ou primeiro nome? Você deve reconhecer títulos ou Antiguidade? E os nomes unissex – você vai com um SR ou Ms? E quanto ao contexto do país e à cultura da organização?
há um ano, compartilhei um guia rápido para enviar e-mails a destinatários desconhecidos e externos na minha página do LinkedIn. Mais de 40.000 visualizações e muitas perguntas mais tarde, ficou claro que as informações sobre etiqueta por e-mail ainda são muito essenciais, especialmente no mundo digital de hoje, onde passamos uma grande parte do nosso tempo e vidas online. Abaixo, exponho alguns dos meus pontos iniciais para aqueles de nós que podem ter perguntas.
Neutralidade de gênero
se você não sabe o sexo do destinatário, fique neutro. Basta usar “caro Nome, Sobrenome”. Especialmente quando você opera em um ambiente multicultural e não pode dizer o gênero por trás de cada nome.
e – mails formais/oficiais
se você deve ser absolutamente formal – por exemplo, se você estiver elaborando um e-mail de trabalho ou se comunicando com um cliente-fique com o bom e velho “Caro senhor/senhora”. É menos pessoal, mas também menos incômodo – especialmente quando se trabalha em um contexto africano.
tópicos de E-mail
às vezes, um e-mail leva a cinco leads a vinte. Para uma troca de E-mail contínua, observe que é tudo sobre a dança. Um leva e o outro segue. Para a sua primeira mensagem de e-mail, ficar com um neutro ou formal de saudação e, em seguida, observe como seu destinatário responde:
– Se o destinatário responde ao seu primeiro e-mail com “apenas o Primeiro Nome” na sua assinatura depois de utilizada “Queridos Primeiro Nome, Último Nome” para resolvê-los, você pode seguir seu exemplo e tratá-los com “Querido apenas o Primeiro Nome” no seu próximo e-mail.
– se você não tiver certeza / se sentir desconfortável com o acima exposto, mantenha-se formal e espere até receber pelo menos dois e-mails deles, onde eles usam “apenas o primeiro nome” em sua assinatura e, em seguida, dirija-os por “apenas o primeiro nome querido” em seu próximo e-mail.
– por outro lado, se eles permanecerem formais por toda parte, faça o mesmo e, a menos que você descubra o gênero deles, você também pode querer ser neutro em termos de gênero.
reciprocidade
em caso de dúvida, apenas retribua em espécie. E.g Se eles responderem continuamente a todos os seus e – mails com “Dear Madam” – mesmo depois de você assinar com seu primeiro nome APENAS – então responda com “Dear Sir” ou “Dear Madam” ou “Dear Sir/Madam” – o que for adequado, dependendo se você souber o sexo deles.
Going Generic
se você estiver usando “para quem possa interessar” -certifique-se de enviar um e-mail de um endereço de E-mail não pessoal, comercial ou genérico, por exemplo. [email protected]. em qualquer outro caso, seria útil fazer um pouco de pesquisa para descobrir o nome ou título de quem você deve abordar, por exemplo. Caro Gerente De Recrutamento.
nomes unissex
nunca assuma que um destinatário é masculino, feminino ou ambos. Se você não tiver certeza de gênero, mantenha-se neutro usando “caro Nome, Sobrenome”.
(Não)Casado?
se você sabe que está enviando um e – mail para uma mulher, fique com “sobrenome da Sra.” – abrange tanto os casados (Sra.) quanto os solteiros (Senhorita). Para os homens, isso importa menos; eles vão com ‘Mr’ independentemente de seu status de casamento.
erros de Digitação
tanto quanto possível, certifique-se de soletrar o nome e/ou o título do destinatário corretamente. As primeiras impressões contam e algumas pessoas podem ser muito sensíveis sobre a grafia de seu nome (especialmente considerando que pode significar coisas diferentes em diferentes idiomas). Verifique se há erros de digitação antes de clicar em ‘enviar’; sob nenhuma circunstância está” caro primeiro nome ou sobrenome ” Ok. Especialmente não após várias trocas de E-mail. E sim, isso aconteceu.
tem suas próprias dicas sobre etiqueta por e – mail-ou histórias de terror? Compartilhe na seção de comentários abaixo.
Jemila Abdulai é o diretor de criação, redator e fundador do premiado site Circumspecte.com. Uma mídia e internacionais de desenvolvimento profissional e economista por formação, ela combina seus negócios, de comunicação e de experiência em gestão de projetos com sua forte paixão pela África. Além de escrever e ler, ela gosta de viagens, culinária global, filmes e bom design.