masz Ważne ogłoszenie i zastanawiasz się, kiedy wysłać informację prasową?
z 57% najlepszych wydawców otrzymujących od 50 do 500 stanowisk tygodniowo, to wszystko jest zbyt łatwe, aby twój e-mail pitch zgubić się w hałasie.
ponieważ masz tylko jedną szansę – a może drugą-na zwrócenie uwagi i przeczytanie e-maila, musisz przygotować się na sukces.
w tym krótkim przewodniku wykorzystujemy logikę i zdrowy rozsądek, aby wyjaśnić, jaka jest najlepsza pora i dzień na wysłanie informacji prasowych.
przejdźmy do rzeczy.
jaki jest najlepszy dzień na wysłanie informacji prasowej?
najlepszy dzień na wysłanie informacji prasowej jest od poniedziałku do środy.
to wynika z naszej analizy danych z wielu źródeł, które przyjrzały się wskaźnikom otwartych odpowiedzi i wskaźnikom odpowiedzi w komunikatach prasowych i wiadomościach e-mail w ogóle.
firmy, które robią dużo zimnego zasięgu i wysyłają wiele komunikatów prasowych, nie zgadzają się dokładnie w najlepszy dzień tygodnia, ale te trzy dni – poniedziałek, wtorek i środa – wydają się być konsensusem.
Podzielmy te badania dla Ciebie:
- Fractl mówi, że od poniedziałku do środy są najlepsze trzy dni, aby wysłać komunikat prasowy
- badanie przez Siege Media wiadomości e-mail o „temperaturze pokojowej” – które nie są całkowicie znikome – wykazało, że poniedziałek był najlepszym dniem tygodnia, aby wysyłać e-maile jak komunikat prasowy, z otwartą szybkością e-maili ponad 20%
- te same badania wykazały, że otwarte stawki są zdecydowanie niższe w środy, ale odpowiedź stawka na e-mail public relations wynosiła tylko 0.O 3% mniej niż w poniedziałki
- MarketingProfs poinformował o badaniu Business Wire, w którym dziennikarze wolą mieć historię przedstawioną im we wtorek
- nieco starsze badanie Ragana wykazało, że komunikaty prasowe wysłane we wtorek lub środę częściej były udostępniane w mediach społecznościowych
- GetResponse przyjrzał się kampaniom e-mail marketingowym, które różnią się nieco pod względem odbiorców i celu, ale odkryli, że e-maile wysłane we wtorek mają najlepsze kliknięcie-przez-rate
- na Backlinko okazało się, że e-maile wysyłane w środę były najprawdopodobniej aby uzyskać odpowiedź, ale była tylko różnica 0.14% między najgorszymi i najlepszymi dniami, jak widać poniżej…
jeśli dajemy każdego dnia punkt za każdym razem, gdy jest to zalecane przez jedno z tych badań, wtorek i środa remis z czterema punktami każdy, a poniedziałek ma trzy punkty, więc jest blisko.
wracając do badania Fractl, odkryli, że nieco mniej niż połowa ankietowanych dziennikarzy ma dwudniowy zwrot w sprawie ich treści, więc ma sens, że najgorszymi dniami na wysłanie informacji prasowej są czwartek lub piątek, kiedy będą już mieli swoje historie ustawione na tydzień.
większość ludzi ma wiele do nadrobienia w poniedziałki, zwłaszcza jeśli chodzi o e-mail, więc wtorek i środa mają dużo sensu, jeśli chodzi o dzień, aby zobaczyć komunikat prasowy, który wysyłasz.
to najlepszy dzień tygodnia, aby wysłać komunikat prasowy, ale o której godzinie powinieneś kliknąć Wyślij?
jaki jest najlepszy czas na wysłanie informacji prasowej?
poranek to idealny czas na wysłanie informacji prasowej, z czasem, który nie jest na godzinę lub pół godziny, więc na przykład 9: 46, a nie 10: 00.
Większość marketerów używa oprogramowania outreach do automatyzacji wysyłania informacji prasowych, a większość narzędzi może planować wiadomości e-mail tylko w godzinę lub pół godziny.
oznacza to, że media i dziennikarze zwykle widzą napływ e-maili do swoich skrzynek odbiorczych w tych czasach, więc Twoja informacja prasowa może zgubić się w hałasie.
w firmie Fractl liczą, że poranek do południa to dobry czas na odpalenie twojej informacji prasowej, podczas gdy Media oblężnicze są bardziej szczegółowe, ponieważ e-maile wysyłane między 8 a 9 rano otrzymują najlepsze stawki otwarcia i kliknięcia.
tymczasem Ragan ustawia czas od 7 do 9 rano na najlepszy czas, aby wysłać zwolnienie.
ponieważ dziennikarze wiedzą, że większość komunikatów prasowych jest wysyłana wcześnie, mają tendencję do planowania dnia pracy wokół niego – porannej kawy, a następnie przeglądania dziennych komunikatów prasowych.
to, co jest bardzo ważne, aby pamiętać o tym wszystkim, to lokalna Strefa czasowa.
niezależnie od tego, czy koordynujesz globalną sprzedaż, czy po prostu chcesz przeczytać swoje wysiłki PR w USA, musisz pamiętać o strefie czasowej, w której dziennikarz otrzyma Twoje zwolnienie.
chcesz wpaść do skrzynki odbiorczej dziennikarzy i redaktorów, których kierujesz wczesnym rankiem, ale nie tak wcześnie, aby Twoja informacja prasowa została zagłuszona przez wszystkich innych, którzy wylądowali przed nią.
znajomość czasu, aby nie wysyłać informacji prasowej, jest równie ważna, aby uzyskać Twoją historię.
nie wysyłaj informacji prasowej poza godzinami pracy biura, chyba że to ważna wiadomość, która nie może czekać do rana.
jeśli masz najświeższe wiadomości, pamiętaj, aby śledzić media społecznościowe lub kontakt telefoniczny, aby na pewno został odebrany.
innym wyjątkiem od zasady dostarczania informacji prasowych w ciągu dnia jest sytuacja, w której musisz wysłać informacje finansowe.
tego typu wiadomości – o Papierach Wartościowych, indeksach i walucie – zazwyczaj wychodzą na jaw pod koniec dnia, a dziennikarze w tej dziedzinie doskonale zdają sobie z tego sprawę.
staraj się unikać wysyłania informacji prasowych w piątek po południu, nikt nie chce zajmować się e-mailami pod koniec tygodnia pracy i prawdopodobnie zostanie to przesunięte do poniedziałku rano, jeśli w ogóle zostanie nagłośnione przez media.
czas przyjrzeć się bardziej szczegółowym informacjom o tym, kiedy wysłać komunikat prasowy.
czy poniedziałek to dobry dzień na wysłanie informacji prasowej?
poniedziałek nie jest najlepszym dniem tygodnia na wysłanie informacji prasowej, ale też nie jest najgorszy.
twój e-mail z informacją prasową ma szansę zostać otwarty w poniedziałek, 7,5% według Backlinko, ale są lepsze dni.
czy poniedziałek jest dla ciebie najbardziej pracowitym dniem tygodnia?
to jest dla nas i ogólnie dla pisarzy, dziennikarzy i redaktorów, więc nie zapychaj ich już wybrzuszonej skrzynki odbiorczej, jeśli nie musisz.
warto jednak zauważyć, że badanie Fractl wśród specjalistów od mediów wykazało, że nieco mniej niż 25% respondentów miało sześciodniowy czas oczekiwania na publikację artykułu.
oznacza to, że wysłanie informacji prasowej w poniedziałek może zadziałać, jeśli wysyłasz wiadomości na tydzień przed imprezą, wyprzedażą lub wiadomościami.
jeśli masz dobrą informację prasową z silnym tematem i treścią, która jest wciągająca, wysłanie informacji prasowej w poniedziałek nie jest najgorszym pomysłem, ale masz lepsze opcje.
spójrzmy na drugi koniec tygodnia.
czy piątek jest dobrym dniem na wysłanie informacji prasowej?
piątek to chyba najgorszy dzień tygodnia na wysyłanie informacji prasowych.
w piatek mozna zobaczyc, ze I tak odbija sie na poniedzialek lub calkowicie ignoruje.
profesjonaliści od PR wiedzą, że nie należy wysyłać informacji prasowej w piątek-chyba, że jest to absolutnie niezbędne – więc jest to przydatna lekcja do nauczenia się teraz.
dlaczego piątek jest tak notorycznie zły na wysyłanie wiadomości i komunikatów prasowych do mediów?
o ile nie jest to treść aktualna, to dziennikarz, na którego celujesz, pewnie już ma wypełniony piątkowy czas pracy.
nikt nie chce biegać, próbując zgłosić artykuł w piątek, więc ludzie mediów będą już mieli swoje treści lub inne zadania robocze w kolejce do końca tygodnia.
poza weekendem, piątek jest najgorszym dniem tygodnia dla otwierających, klikających i odpowiadających na maile-wynika z danych, które Media prezentują w tym samym badaniu, na które patrzyliśmy wcześniej.
o ile możesz poczuć pokusę, aby odrzucić trend i wysłać komunikat prasowy w najmniej popularnym czasie, prawdopodobnie jest to przegrana ręka.
jeśli możesz oszczędzić zasoby na wykonanie testu A / B, możesz sam zobaczyć, jak piątek porównuje się do poniedziałku w przypadku informacji prasowej, a dane mogą okazać się przydatne.
jedynymi dniami gorszymi od piątku są weekendy, jeśli chodzi o to, aby grupa docelowa czytała e – maile z komunikatami prasowymi-badania Backlinko nad ogólnymi wiadomościami e-mailowymi wykazały, że otwarte stawki spadły o 1,76% w ciągu weekendu w porównaniu do pozostałych pięciu dni.
teraz znamy popularne dni i najlepszy czas dnia, aby wysłać komunikat prasowy, powinniśmy teraz przyjrzeć się innym kwestiom dotyczącym czasu wydania komunikatu prasowego.
z jakim wyprzedzeniem należy wysłać informację prasową?
powinieneś wysłać swoją informację prasową dwa do trzech tygodni przed wydarzeniem, takim jak konferencja lub otwarcie sklepu, podczas gdy pitch do błyszczącego magazynu może potrzebować wyjść z miesiącami przed czasem.
musisz zrównoważyć tu dwie kwestie:
- musisz dać dziennikarzom i pisarzom szansę na wprowadzenie Cię do ich harmonogramu
- chcesz zachować ich strach przed utratą lub FOMO i nie dać im czasu na samozadowolenie
JournoLink, usługa dystrybucji informacji prasowych, dzieli czas realizacji na trzy szerokie kategorie:
- błyszczące magazyny z sezonowymi wydaniami, które chcesz skierować, wymagają powiadomienia od trzech do sześciu miesięcy z informacją prasową
- aby przyciągnąć uwagę mediów na planowane wydarzenia i premiery produktów, wyślij komunikat prasowy z dwu-do trzytygodniowym wyprzedzeniem
- aby uzyskać popularne tematy lub skomentować bieżące sprawy, które są w twojej głowie, powinieneś niezwłocznie wysłać komunikat prasowy
uzyskanie właściwego czasu dystrybucji może być różnicą między nagłośnieniem wydarzenia tydzień przed lub dzień wcześniej, a zorganizowaniem walentynek wydanie czasopisma w ogóle.
jak wspomnieliśmy nieco wcześniej, gdy Twoja informacja prasowa jest pilna-być może prowadzisz błyskawiczną sprzedaż lub musisz odwołać wydarzenie – obserwacja z dziennikarzami, z którymi próbujesz się skontaktować, pomoże uzyskać pilną relację, której potrzebujesz.
teraz wiesz o najlepszym czasie realizacji Twojego produktu i nowościach, idziemy dalej.
Jak Często Należy Wysyłać Komunikaty Prasowe?
powinieneś wysyłać komunikaty prasowe, gdy masz coś wartego uwagi do powiedzenia, bez przesadzania.
całe życie konsumujesz media, więc będziesz wiedział, jakie rzeczy interesują się serwisy informacyjne, stacje radiowe i czasopisma.
podczas gdy wszystko, co robi twoja mała firma lub duża marka, jest dla ciebie bardzo ważne, czy Twoi odbiorcy docelowi chcą o tym usłyszeć?
jeśli zaczniesz bombardować dziennikarzy nieistotnymi lub spamowymi wiadomościami, ryzykujesz dodanie ich do listy spamu!
podobnie, gdy zdecydujesz się zważyć na popularne tematy, zachowaj je na bieżąco i staraj się nie krzyczeć w pustkę.
jeśli Twoja organizacja ma dogłębną wiedzę na temat nowego aktu prawnego lub jest bezpośrednio dotknięta wydarzeniem informacyjnym, wymagana jest publikacja, ale nie komentuj wszystkich drobiazgów.
posiadanie numeru docelowego dla Twoich komunikatów prasowych może być odwrotne do zamierzonego.
decyzja o wydaniu miesięcznie może wydawać się logicznym krokiem, ale możesz w końcu stworzyć historię ze względu na nią i marnować swoje zasoby.
to, co naprawdę się liczy, to jakość nad ilością.
chcesz zbudować pozytywną reputację wśród dziennikarzy, z którymi współpracujesz, aby gdy nazwa Twojej firmy pojawi się w ich skrzynce odbiorczej, wyróżniała się i przyciągała uwagę.
w następnej kolejności przyglądamy się temu, co trafia do świetnej informacji prasowej, aby Twoja wiedza na temat najlepszych dni i czasów została dobrze wykorzystana.
na co zwracać uwagę wysyłając komunikat prasowy?
dobra informacja prasowa wygląda tak samo dla specjalistów PR i tych, którzy dopiero rozpoczynają podróż, aby wzbudzić zainteresowanie swoim biznesem lub marką.
istnieje dość standardowa formuła, jak złożyć komunikat prasowy, który sprawi, że twój e-mail będzie łatwy do zrozumienia dla czytelnika i będzie chętny do pracy z nim.
niezależnie od tego, czy zdecydujesz się pracować z szablonami informacji prasowych, czy tworzyć własne, istnieją pewne względy oprócz wysyłania ich we właściwym czasie i we właściwym dniu.
oto nasze cztery najlepsze wskazówki, aby uzyskać dystrybucję PR na punkcie.
Tip #1: Wybierz odpowiedniego dziennikarza
aby mieć jakiekolwiek szanse na odebranie informacji prasowej, musisz przedstawić swoją informację prasową właściwej osobie w firmie medialnej.
w rzeczywistości 80% komunikatów prasowych, które nie są odbierane, wynika z faktu, że komunikat prasowy jest nieistotny dla autora lub redaktora, który go otrzymuje, znalazł badanie Fractl.
oznacza to, że ważne jest, aby przeprowadzić badania i uzyskać odpowiedni adres e-mail do publikacji, z którą chcesz się skontaktować.
jeśli komunikaty prasowe mają być częścią twojej strategii content marketingu i zasięgu, powinieneś rozważyć utworzenie listy mediów – listy kontaktów istotnych dla Twojej branży.
warto zauważyć, że szanse na przeczytanie twojej informacji prasowej będą się różnić w zależności od branży, w której się znajdujesz.
dziennikarze i redaktorzy w niszach motoryzacyjnych i Finansowych są najmniej skłonni do otwarcia informacji prasowej, podczas gdy pisarze zajmujący się stylem życia, podróżami i jedzeniem są bardziej otwarci na czytanie tego, co wysyłasz.
nie możesz nagle zmienić niszy, w której znajduje się Twoja firma, ale świadomość tych wskaźników sukcesu pomoże Ci zrozumieć, ile osób musisz zgłosić, aby zostać zauważonym.
przechodząc do następnego ważnego czynnika, który należy wziąć pod uwagę przy wysyłaniu informacji prasowej.
Wskazówka #2: prawidłowo Ustrukturyzuj swoją informację prasową
udostępnienie twojej informacji prasowej z pewnością sprawi, że będzie ona bardziej prawdopodobna w generowaniu zarobkowego pokrycia medialnego dla Twojej marki.
dziennikarze i pisarze to zajęci ludzie; chcesz mieć pewność, że dajesz im wszystko, czego szukają, w sposób, który jest im znany.
istnieje kilka kluczowych elementów struktury komunikatu prasowego, takich jak:
- zabójcza linia tematyczna, która wyróżnia się spośród wszystkich hałasów
- dobrze zaprojektowane logo firmy, które może być wykorzystane w każdym przekazie medialnym
- wszystkie informacje kontaktowe dla Ciebie i wszystkich innych osób w firmie, które mogą wysyłać zapytania
- linia danych, w tym w przypadku embarga na wiadomości
- nagłówek-i czasami subheadline – który określa historię, która nadejdzie
- tekst, który jasno i prosto wyjaśnia, czym są Twoje wiadomości, napisany w sposób, który pasuje do stylu twojej niszy
- twój boilerplate, który jest wyjaśnieniem o tym, czym jest Twoja Firma i niektórych kluczowych osiągnięciach
warto również dodać szczegóły, takie jak uchwyty mediów społecznościowych na końcu wiadomości e-mail z komunikatem prasowym, które mogą nadać legitymizację i pokazać, że nie jesteś anonimowym botem wysyłającym wiadomość e-mail.
w badaniu Fractla odkryli również, że dziennikarze i redaktorzy naprawdę doceniają multimedialne podejście do komunikatów prasowych, takich jak wideo wyjaśniające.
zauważają również, że infografiki są najbardziej pożądanym rodzajem treści multimedialnych z publikacji, więc dodanie ich do twojego wydania sprawi, że będzie się wyróżniać.
daj odbiorcom to, czego szukają, a ty naprawdę Zwiększ swoje szanse na bycie zauważonym.
nadchodzi kolejna porada.
Tip # 3: zwróć uwagę na dystrybucję
uzyskanie właściwej dystrybucji informacji prasowych jest absolutnie niezbędne do sukcesu twoich wysiłków PR.
możesz mieć niesamowitą treść, ale jeśli wyślesz ją nieprawidłowo, to wszystko na nic.
rozmawialiśmy już o kilku kluczowych rzeczach, które należy wziąć pod uwagę podczas rozpowszechniania informacji prasowej, ale zamierzamy zebrać je wszystkie razem, abyś mógł je sprawdzić:
- wybierz odpowiedni czas dnia, aby wysłać wiadomość e-mail
- wybierz odpowiedni dzień tygodnia, aby otrzymać wiadomość e-mail przeczytaj
- Znajdź odpowiednie osoby, aby wysłać komunikat prasowy do
- Spersonalizuj każdy e-mail, który wysyłasz z imieniem odbiorcy
możesz również użyć komunikatu prasowego zamiast tego agencja dystrybucyjna, taka jak PR Newswire lub businesswire, ale usługi te mogą być drogie, jeśli jesteś małą firmą lub dopiero zaczynasz swoją podróż pr.
Robienie własnego zasięgu za pomocą narzędzia takiego jak Respona, aby znaleźć odpowiednie kontakty dla Ciebie i dostosować szablony informacji prasowych to świetny sposób na zarządzanie własnymi wysiłkami PR i budowanie silnej sieci osób, z którymi możesz się skontaktować, gdy nadejdzie czas, aby uzyskać informacje.
czas na ostatnią informację prasową dla Ciebie.
Wskazówka # 4: nie zapomnij o kontynuacji
po wysłaniu pierwszego komunikatu prasowego, e-mail z kontynuacją jest bardzo ważny, aby upewnić się, że zostaniesz zauważony.
badanie Backlinko, które przyjrzeliśmy się wcześniej, mówi nam, że sekwencja e-maili może podwoić wskaźnik odpowiedzi.
nawet wysłanie jednego e-maila może podnieść wskaźnik odpowiedzi z 8.5% do 14.1% – zdecydowanie warto się postarać.
kiedy wysyłasz komunikat prasowy za pomocą Respona, możesz automatycznie zaplanować sekwencję e-mailową.
oczywiście nie chcesz, aby Twoja obserwacja była irytująca i została oznaczona jako spam, więc dobrze to zaplanuj.
wysyłanie obserwacji każdego dnia przez tydzień denerwuje odbiorców i może wylądować w strasznym folderze spamu.
w Responie zalecamy śledzenie informacji prasowej około pięciu dni po wysłaniu oryginału.
pamiętasz, jak wcześniej przyjrzeliśmy się czasom realizacji twojej informacji prasowej?
wysyłając komunikat prasowy z wyprzedzeniem, dajesz sobie czas na wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail, o których wiemy, że są tak ważne dla Twoich wysiłków PR.
Czas To zakończyć.
teraz do Ciebie
skończyliśmy!
to wszystko, co musisz wiedzieć o najlepszych praktykach, jeśli chodzi o wysyłanie informacji prasowych we właściwym czasie i we właściwym dniu.
gdy zaczniesz pracować nad strategią prasową i medialną, zaczniesz wyczuć optymalny czas wysyłania swoich wydań.
potrzeba trochę nauki, aby naprawdę uzyskać strategię generującą zasięg w mediach, świadomość marki i linki zwrotne, ale PR na pewno ma wartość dla Twojej firmy.
chcesz uzyskać odpowiednie narzędzia do tworzenia własnych komunikatów prasowych?
poproś o demo z nami w Respona, a pokażemy Ci wszystkie sposoby, w jakie możemy pomóc Ci znaleźć odpowiednich ludzi, którzy wyślą Ci informacje prasowe i zarządzą Twoją strategią dotarcia do ciebie.