主要な要素
提案のためのうまく設計された要求には、いくつかの重要な要素が含まれている必要があります。 ほとんどの要素はRfpに共通していますが、業界や公共部門と民間部門の間で異なる可能性があります。 これらには、ビジネス上の問題の概要、必要な製品またはサービスの説明、詳細なビジネス要件、その他の情報、提案形式、期日、選択基準、タイムライン、質問、 一部のRfpには、コストブレイクアウト、アプローチの提案、または必要なその他の文書に関する情報が含まれています。 これらのRFP要素は、以下のセクションで概説されています。
ビジネス上の問題の概要
この特定の購入を推進しているビジネス上の問題または問題の簡潔な説明が必要です。 これは、一つまたは二つの段落に記載する必要があり、サプライヤーに調達プロジェクトの概要とそれが開始された理由を与える必要があります。
製品またはサービスの説明
提案の要求には、必要な製品またはサービスの簡単で説得力のある説明が含まれている必要があります。 ほとんどのRfpでは、会社が必要とする商品やサービスは複雑であり、詳細に説明するのが難しい場合があります。 それにもかかわらず、これらの商品またはサービスのよい記述は優秀な、非常に目標とされた提案の開発の製造者を非常に助ける。
詳細なビジネス要件
製品やサービスの説明に加えて、ほとんどのRfpでは、文書に明確に概説する必要がある詳細なビジネス要件があります。 これらには、サポート要件、配信ガイドライン、設計仕様、品質指標などが含まれます。 ビジネス要件セクションの目的は、サプライヤーがこれらの要件を満たす提案を考え出すことができるように、この購入のために会社が必要とする 多くの場合、要件セクションはRFPのかなりの部分を占めています。 要件が会社のニーズを正確に反映していない場合、サプライヤーは重要な問題に対処する提案を提示しません。 要件が正確であることを確認するために、このソーシングプロジェクトのために製品やサービスを使用している人々と協力することは常に重要です。
提案に必要なその他の情報
提案を策定するためにサプライヤーが必要とする追加情報がある場合があります。 この情報は、通常、プロポーザル作成者が必要とする組織の内部操作に関する情報です。 この情報には、使用状況指標、需要予測、現在のパフォーマンス情報、内部調査結果などが含まれます。 このセクションの鍵は、サプライヤーに情報が少なすぎたり多すぎたりすることではありません。 むしろ、それは彼らが必要とする情報だけを彼らに提供することです。
アプローチの提案
購買担当者が必要とするものを知っているRfpについては、サプライヤーにアプローチを提案するのが理にかなっているかもしれません。 彼らは問題にアプローチし、金型にサプライヤーを強制したくない創造的な方法を探しているので、多くの企業は、このセクションを持っていません。
パフォーマンスメトリクス
該当する場合は、将来契約のサプライヤーのパフォーマンスを測定するために使用されるパフォーマンスメトリクスを記述し これは製造者が優秀な性能を構成するものがの量化可能な考えを得るのを助ける。
プロポーザル形式
RFPでは、サプライヤープロポーザルの形式と長さを指定する必要があります。 提案のための高度に構造化された形式は、それが簡単にサプライヤーからの応答を比較することができます。 それはまた明快さを励まし、製造者の提案の焦点を提供する。 最高のRfpの中には、ビジネス要件をポイントバイポイント形式で配置し、サプライヤーに各ポイントに対応するよう奨励するものもあります。 RFPは、提案の最大長を記載する必要があります。 最大の長さを持つことは提案を見直すのに必要な時間を減らすのを助け、また製造者が最低に不必要な情報を保つことを保障する。
期日
サプライヤー提案の期日は、RFPの開始付近およびその他の関連する場所で明確に記載する必要があります。 これにより、サプライヤーはいつ期限があるかを確実に知ることができます。
選択基準
これは重要なセクションであり、サプライヤーにとって不可欠な情報が含まれています。 これは、サプライヤーの提案が評価される分野と指標を明確に示す必要があります。 可能であれば、RFPは、特定のセクションまたはトピックが全体的な提案スコアの一部として与えられる重み付けを開示する必要があります。 この重み付けは、多くの場合、パーセンテージとして、または総可能なスコアのうちのポイントの観点から記述されています。 このセクションは、他のどのセクションよりも、サプライヤーが提案が判断される基準に回答を集中させるのに役立ちます。
Questions
サプライヤーは、最もよく書かれたRfpでさえ、明確化を要求したり、質問したりすることができます。 すべてのRFPは、サプライヤーが質問をすることができるメカニズムを明確に指定する必要があります。 ほとんどの優れたRfpは、サプライヤーの質問を提出することができる期間を設定します。 この期間は、提案の提出期限に近すぎてはいけません。 RFPのための接点はそれから答えを得、製造者に書面による形態の応答を提供する。 質問と回答を表示して、すべてのサプライヤーがそれらを見て、修正としてRFPの一部にすることは、一般的に役立ちます。 これにより、要件をさらに明確にし、プロジェクトの文書を提供することができます。
タイムライン
タイムラインには、RFPの作成日、RFPの送信日、質問の期間、提案の期日、選択期間、および授与予定日が表示されます。 これはすべて可能な限り明確に伝える必要があります。
連絡先
連絡先は、サプライヤーとのやりとりを処理する人です。 これは、RFPに関するすべてのサプライヤーの質問とコメントがこの人に向けられることを意味します。 一部の企業はまた、連絡先の主なポイントがオフィスの外にあるか、利用できない場合に連絡先のバックアップポイントが含まれています。
コスト内訳
このセクションはオプションであり、一部の提案にのみ含まれています。 コスト比較を可能にするために、一部のRfpでは、サプライヤーが比較を確実にするためにコストの内訳を提出する必要があります。 価格設定を正確に比較できるようにするには、このセクションで価格設定形式を指定することをお勧めします。
その他の文書
一部のRfpには、RFPプロセスの一環として記入する必要がある他の文書があります。 これらは、多様性認定、特定の契約条件への合意、またはその他の会社固有の形式である可能性があります。 これらは、企業の標準的な手順の一部である場合は、RFPにも含める必要があります。