Le lettere di quotazione aziendale sono per loro natura scritte in stile lettera commerciale formale e hanno lo scopo di trasmettere importanti informazioni sui costi a un’organizzazione o azienda interessata. Lo stile della lettera dipende principalmente dalla relazione tra le due parti. Un preventivo rappresenta un’offerta di vendita e viene inviato in risposta a una richiesta da parte di un’organizzazione o di una persona. Una lettera di offerta commerciale contiene dettagli sui prezzi di merci specifiche, il modo in cui verrà effettuato il pagamento e le condizioni di consegna.
Le lettere di offerta commerciale sono suddivise nelle seguenti tipologie: Richieste di proposte, Richieste di preventivo, Inviti a presentare offerte e Richieste di informazioni.
Richiesta di proposta:
Richieste di proposta o RFP offre dettagli sulle esigenze del cliente di acquistare. Il cliente invia una richiesta di lettera di proposta o e-mail al fornitore su prodotto, progetto o servizio specifico. E il fornitore invia una proposta dettagliata come richiesto, insieme a costi, strategia di parole, durata temporale richiesta, ecc.
Richiesta di preventivo:
Richiesta di preventivo o RFQ sono fatti quando i clienti vogliono acquistare enormi quantità. Le RFQ possono essere molto dettagliate e ovviamente lunghe, ma non sono più lunghe di una RFP. Generalmente, sono costituiti da dati di costo.
Invito a presentare offerte:
Azienda invia questo tipo di lettera di citazione a più fornitori e chiedere loro di fare un’offerta per il costo più basso insieme a mantenere la stessa qualità del lavoro e lasso di tempo. Un modulo di offerta di solito allegato con la lettera che rappresenta le offerte esistenti e spazi vuoti per compilare i dettagli richiesti.
Scrivere suggerimenti per una lettera di citazione
Chiunque tu stia scrivendo la lettera di quotazione aziendale, scrivilo come se il destinatario avesse solo un minuto o due per dare un’occhiata. Per essere efficace, una lettera di quotazione aziendale deve avere elenchi puntati brevi per trarre considerazione. Il paragrafo di apertura deve attirare l’attenzione del lettore e fargli sapere perché dovrebbe scegliere i tuoi servizi. Devi scegliere come scrivere saggiamente il tuo primo paragrafo perché può fare la differenza tra essere letto o essere gettato nella spazzatura.
Passando al paragrafo successivo della tua lettera commerciale, deve consentire al lettore di riconoscere i benefici nella tua proposta. Mostra loro come i tuoi servizi possono migliorare e aumentare il loro business. Un altro modo per mantenere il più possibile l’attenzione è quello di abbattere la lettera in piccole parti, perché le persone tendono a prestare maggiore attenzione se la lettera sembra più breve e ben strutturata (paragrafi da quattro a cinque frasi).
La maggior parte delle lettere di quotazione aziendale include informazioni di contatto nelle intestazioni, come il nome, il numero di telefono e l’indirizzo del mittente. Dopo le informazioni di contatto arriva la data in cui è stata inviata la lettera. Nel caso di una lettera commerciale inviata via e-mail, la lettera dovrebbe iniziare con un saluto formale e entrare direttamente nell’argomento.
Il formato della lettera di quotazione aziendale è il seguente:
Il tuo nome, indirizzo, città, codice postale, numero di telefono e indirizzo email devono essere inclusi nelle informazioni di contatto. Seguendo le informazioni di contatto è la data. Dopo questi arriva le informazioni di contatto circa la persona o la società che si sta scrivendo a, la formula di saluto, il corpo della lettera di quotazione aziendale, omaggio vicino e la vostra firma (firma manoscritta se la lettera viene spedita).
Questi sono i passaggi principali per scrivere una lettera di quotazione aziendale appropriata. Per riassumere, una lettera di quotazione aziendale deve fornire le informazioni in frasi brevi e chiare, attirare l’attenzione del lettore, mostrare rispetto e mancanza di errori. Se segui questi passaggi, puoi scrivere una lettera di quotazione aziendale corretta.
Lettere di preventivo aziendale di esempio
Questo esempio rappresenta una lettera di richiesta di preventivo per i prodotti che un’azienda richiede per aggiornare i propri sistemi.
Esempi di Lettere & Esempi
Lettera di Citazione a Campione del Cliente
Cari cliente stimato,
Ho notato la tua recente richiesta sul prezzo della spedizione di laptop abbastanza usati in Kenya. All’importo richiesto, tasse incluse, questo ti costerà $16700 al mese per 40 pezzi.
Poiché sei un nuovo cliente e desideriamo mantenerti come nostro fedele cliente e mostrarti quanto apprezziamo il tuo potenziale business, siamo disposti a offrirti uno sconto del 15% sui tuoi acquisti mensili per un anno, a condizione che tu rispetti i nostri termini concordati entro i prossimi 60 giorni.
Ti apprezziamo molto e non vediamo l’ora di lavorare con Teck World Kenya. Speriamo che questo sia l’inizio di un rapporto di affari lungo e prospero.
Cordiali Saluti,
Francesca Orea
EX – UK laptop company.
Lettera di richiesta di quotazione Esempio
Premium Wallpapers Limited,
6654, Kijani Ridge,
New Orleans.
Caro signor Kevin,
Scrivo per richiedere un preventivo per l’installazione di sfondi in casa mia.
Ho una villa con sette camere da letto e vorrei installare sfondi in tutte le camere da letto e nel mio soggiorno. Vorrei che tu mandassi uno dei tuoi operai a fare una misurazione della mia casa per ottenere i piedi quadrati precisi delle stanze. Mi occuperò di questa tassa. Ti verrà anche richiesto di dipingere tutta la mia casa. Mi procurero ‘ la mia vernice.
Gentilmente forniscimi le informazioni sui prezzi e il tempo di finitura previsto per questo lavoro. Ho intenzione di assumere qualcuno che possa completarlo entro una settimana. Si prega di ricordarsi di tenere conto di questo nella vostra proposta.
Grazie,
Kevin Bryant.
Lettera di accettazione preventivo Esempio
Caro Home Internet Service provider,
Sono grato per il preventivo che hai fornito il 24 settembre 2020, per l’installazione di WIFI in tutta la mia suite residenziale.
Un totale di $ 8,937 soddisfa il mio budget designato; pertanto, vorrei accettare ufficialmente il tuo servizio.
Apprezzerei molto se completassi il lavoro entro il 12 ottobre 2020. Se questo è fattibile, gentilmente fatemi sapere quando si è pronti per iniziare il lavoro per preparare i miei inquilini di conseguenza.
Cordiali saluti,
Dr. Jeanette Washington
Lamarche Residential Suite.
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