Las cartas de cotización de negocios son, por su naturaleza, escritas en estilo formal de carta de negocios y están destinadas a transmitir información importante de costos a una organización o empresa interesada. El estilo de la letra depende principalmente de la relación entre las dos partes. Una cotización representa una oferta de venta y se envía en respuesta a una consulta de una organización o persona. Una carta de cotización comercial contiene detalles sobre los precios de productos específicos, la forma en que se realizará el pago y las condiciones de entrega.
Las cartas de cotización de negocios se dividen en los siguientes tipos: Solicitudes de propuestas, Solicitudes de cotización, Invitaciones a licitación y Solicitudes de información.
Solicitud de Propuesta:
Las solicitudes de propuesta o RFP ofrecen detalles sobre las necesidades de compra del cliente. El cliente envía una carta de solicitud de propuesta o un correo electrónico al proveedor sobre un producto, proyecto o servicio específico. Y el proveedor envía una propuesta detallada según lo solicitado, junto con el costo, la estrategia de palabras, la duración del tiempo requerido, etc.
Solicitud de Presupuesto:
La solicitud de presupuesto o RFQ se realiza cuando los clientes desean comprar cantidades masivas. Las RFQ pueden ser muy detalladas y obviamente largas, pero no son más largas que una RFP. En general, consisten en datos de costos.
Convocatoria de Ofertas:
La compañía envía este tipo de carta de cotización a varios proveedores y les pide que oferten por el costo más bajo, además de mantener la misma calidad de trabajo y el mismo marco de tiempo. Un formulario de oferta generalmente adjunto con la carta que representa las ofertas existentes y espacios en blanco para completar los detalles requeridos.
Consejos para escribir una Carta de Presupuesto
Quienquiera que esté escribiendo la carta de cotización de negocios, escríbala como si el receptor solo tuviera un minuto o dos para echarle un vistazo. Para ser eficaz, una carta de cotización de negocios debe tener listas cortas de viñetas para llamar la atención. El párrafo de apertura debe atraer la atención del lector y hacerle saber por qué debería elegir sus servicios. Debes elegir cómo escribir tu primer párrafo sabiamente porque puede marcar la diferencia entre ser leído o ser tirado a la basura.
Pasando al siguiente párrafo de su carta comercial, debe permitir que el lector reconozca los beneficios de su propuesta. Muéstreles cómo sus servicios pueden mejorar y aumentar su negocio. Otra forma de mantener la atención durante el mayor tiempo posible es dividir la letra en partes pequeñas, porque la gente tiende a prestar más atención si la letra parece más corta y bien estructurada (párrafos de cuatro a cinco oraciones).
La mayoría de las cartas de cotización de negocios incluyen información de contacto en sus encabezados, como el nombre, el número de teléfono y la dirección del remitente. Después de la información de contacto viene la fecha en que se envió la carta. En el caso de una carta de negocios enviada por correo electrónico, la carta debe comenzar con un saludo formal y entrar directamente en el asunto.
El Formato de la Carta de Cotización de Negocios es el siguiente:
Su nombre, dirección, ciudad, código postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico deben incluirse en la información de contacto. Después de la información de contacto está la fecha. Después de esto, viene la información de contacto sobre la persona o empresa a la que está escribiendo, la fórmula de saludo, el cuerpo de la carta de cotización comercial, cierre de cortesía y su firma (firma manuscrita si la carta se envía por correo).
Estos son los pasos principales para escribir una carta de presupuesto de negocios adecuada. En resumen, una carta de presupuesto de negocios debe proporcionar la información en frases cortas y claras, atraer la atención del lector, mostrar respeto y falta de errores. Si sigue estos pasos, puede escribir una carta de cotización comercial adecuada.
Muestra de cartas de cotización de negocios
Esta muestra representa una carta de solicitud de cotización de precios para productos que una empresa requiere para actualizar sus sistemas.
Ejemplos de Cartas & Ejemplos
Carta de Cotización a la Muestra del Cliente
Queridos cliente valioso,
Noté su reciente consulta sobre el precio del envío de computadoras portátiles bastante usadas a Kenia. Al monto solicitado, impuestos incluidos, esto le costará $16700 por mes por 40 piezas.
Dado que usted es un cliente nuevo y deseamos retenerlo como nuestro cliente leal y mostrarle cuánto valoramos su negocio potencial, estamos dispuestos a ofrecerle un descuento del 15% en sus compras mensuales durante un año, siempre que cumpla con nuestros términos acordados dentro de los próximos 60 días.
Realmente te apreciamos, y esperamos trabajar con Teck World Kenya. Esperamos que este sea el comienzo de una larga y próspera relación comercial.
Atentamente,
Francesca Orea
EX empresa de portátiles del Reino Unido.
Muestra de Solicitud de carta de presupuesto
Fondos de pantalla Premium Limitados,
6654, Kijani Ridge,
Nueva Orleans.
Estimado Sr. Kevin,
Le escribo para solicitar un presupuesto para instalar fondos de pantalla en mi hogar.
Tengo una mansión de siete habitaciones, y me gustaría instalar fondos de pantalla en todas las habitaciones y mi sala de estar. Me gustaría que enviara a uno de sus trabajadores a hacer una medición de mi casa para obtener los pies cuadrados exactos de las habitaciones. Pagaré esta tarifa. También tendrás que pintar toda mi casa. Conseguiré mi propia pintura.
Por favor, proporcione la información de precios y el tiempo de finalización esperado para este trabajo. Tengo la intención de contratar a alguien que pueda completarlo en una semana. Por favor, recuerde tener en cuenta eso en su propuesta.
Gracias,
Kevin Bryant.
Muestra de aceptación de Carta de presupuesto
Estimado proveedor de Servicios de Internet para el hogar,
Estoy agradecido por la cotización que proporcionó el 24 de septiembre de 2020, por instalar WIFI en toda mi suite residencial.
Un total de 8 8,937 cubre mi presupuesto designado; por lo tanto, me gustaría aceptar su servicio oficialmente.
Le agradecería mucho que completara el trabajo antes del 12 de octubre de 2020. Si esto es factible, amablemente hágamelo saber cuando esté listo para comenzar el trabajo para preparar a mis inquilinos en consecuencia.
Saludos cordiales,
Dr. Jeanette Washington
Suite Residencial Lamarche.
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