8 tipp az e-mail etiketthez: ismeretlen címzettek megszólítása

E-Mail-egy egyszerű és hatékony webes kommunikációs eszköz. Ennek ellenére nagyon zavaró lehet, különösen akkor, ha ismeretlen vagy külső e-mail címzettekkel foglalkozik. Teljes névvel vagy keresztnévvel megy? El kell ismernie a címeket vagy a szolgálati időt? És mi a helyzet az unisex nevekkel – MR vagy Ms? Mi a helyzet az ország kontextusával és a szervezeti kultúrával?

egy évvel ezelőtt megosztottam egy gyors útmutatót az ismeretlen és külső címzettek e-mailezéséről a LinkedIn oldalamon. Több mint 40 000 megtekintés és sok kérdés később világossá vált, hogy az e-mail etikettre vonatkozó információk továbbra is nagyon fontosak, különösen a mai digitális világban, ahol időnk és életünk nagy részét online töltjük. Az alábbiakban néhány kezdeti pontot ismertetek azok számára, akiknek kérdései lehetnek.

nemi semlegesség

ha nem tudja a címzett nemét, maradjon semleges. Csak használja a “kedves Keresztnév, Vezetéknév”szót. Különösen akkor, ha multikulturális környezetben működik, és nem tudja megmondani a nemet minden egyes név mögött.

hivatalos/hivatalos e – mailek

ha feltétlenül formálisnak kell lennie – például, ha munkahelyi e-mailt készít vagy ügyféllel kommunikál-ragaszkodjon a jó öreg “Kedves Uram/Asszonyom” – hoz. Ez kevésbé személyes, hanem kevesebb szóváltás – különösen, ha dolgozik egy afrikai kontextusban.

e-mail szálak

néha egy e-mail vezet öt vezet húsz. Egy folyamatos e-mail csere, vegye figyelembe, hogy ez az egész a tánc. Az egyik vezet, a másik követi. Az első e – mail üzenethez ragaszkodjon semleges vagy hivatalos üdvözlethez, majd figyelje meg, hogyan reagál a címzett:

– ha a címzett az első e-mailjére “csak Keresztnév” felirattal válaszol az aláírásában, miután a “kedves Keresztnév, Vezetéknév” – et használta a megszólításhoz, követheti a vezetésüket, és a következő e-mailben “csak kedves Keresztnév” – vel címezheti őket.

– ha nem biztos benne/kényelmetlen a fentiekkel kapcsolatban, maradjon hivatalos, és várjon, amíg legalább két e-mailt kap tőlük, ahol az aláírásukban “csak keresztnevet” használnak, majd a következő e-mailben “csak kedves keresztnévvel” címezzék őket.

– ezzel szemben, ha végig formálisak maradnak, tegye ugyanezt, és hacsak nem találja meg a nemüket, érdemes lehet nemi szempontból semleges is lenni.

viszonosság

kétség esetén csak viszonozni természetbeni. E.g ha folyamatosan válaszolnak minden e – mailjére “kedves Asszonyom” – még akkor is, ha csak a keresztnevével jelentkezik be–, akkor válaszoljon “Kedves Uram” vagy “kedves Asszonyom” vagy “Kedves Uram/Asszonyom” – bármelyik illik attól függően, hogy ismeri-e a nemüket.

Általános

ha “kinek érintheti” – győződjön meg róla, hogy nem személyes, üzleti vagy általános e-mail címről küld e-mailt, pl. [email protected]. bármely más esetben hasznos lenne egy kis kutatást végezni annak érdekében, hogy megtudja annak a nevét vagy címét, akivel foglalkoznia kell, pl. Kedves Toborzási Menedzser.

Unisex nevek

soha ne feltételezzük, hogy a címzett férfi, nő vagy mindkettő. Ha nem biztos a nemében, maradjon semleges a “kedves Keresztnév, Vezetéknév”használatával.

(Un)Házas?

ha tudod, hogy e – mailt küldesz egy nőnek, ragaszkodj az “MS.Last Name” – hez-mind a házas (Mrs.), mind a nem házas (Miss). Férfiaknak, ez kevésbé számít; házassági állapotuktól függetlenül ‘Mr’ – vel járnak.

elírás

amennyire csak lehetséges, győződjön meg róla, hogy helyesen írja be a címzett nevét és/vagy címét. Az első benyomás számít, és egyesek nagyon érzékenyek lehetnek a nevük helyesírására (különösen figyelembe véve, hogy ez különböző nyelveken különböző dolgokat jelenthet). Ellenőrizze még egyszer a helyesírási hibákat, mielőtt a “Küldés” gombra kattint; semmilyen körülmények között nem rendben van a “kedves keresztnév vagy vezetéknév”. Különösen nem több e-mail csere után. És igen, ez történt.

megvan a saját tippeket e – mail etikett-vagy horror történetek? Ossza meg az alábbi megjegyzés részben.