keskeiset tekijät
hyvin suunnitellun ehdotuspyynnön tulisi sisältää useita tärkeitä elementtejä. Useimmat osatekijät ovat yleisiä alueellisissa kehitysohjelmissa, mutta ne voivat vaihdella eri toimialoilla sekä julkisen ja yksityisen sektorin välillä. Näitä ovat yleiskatsaus liiketoimintakysymykseen, kuvaus tarvittavista tuotteista tai palveluista, yksityiskohtaiset liiketoimintavaatimukset, muut tiedot, ehdotusmuoto, eräpäivä, valintakriteerit, aikataulu, kysymykset, Miten vastata ja yhteyshenkilö. Jotkut RFPs sisältää tietoa kustannusten purkautuminen, lähestymistapa ehdotuksia, tai muita asiakirjoja, joita voidaan tarvita. Nämä RFP-elementit esitetään jäljempänä olevissa jaksoissa.
yleiskuva Yritysasiasta
olisi kuvattava lyhyesti se yritysasia tai-ongelma, joka on tämän hankinnan taustalla. Se olisi mainittava yhdessä tai kahdessa kohdassa ja siinä olisi annettava toimittajille Yhteenveto hankintahankkeesta ja sen käynnistämisen syistä.
tuotteiden tai palvelujen kuvaus
ehdotuspyynnössä olisi oltava lyhyt mutta vakuuttava kuvaus tarvittavista tuotteista tai palveluista. Useimmissa RFPs, tavarat tai palvelut, että YRITYS tarvitsee ovat monimutkaisia ja voi olla vaikea kuvata yksityiskohtaisesti. Kuitenkin hyvä kuvaus näistä tavaroista tai palveluista auttaa suuresti toimittajia kehittämään erinomaisen ja erittäin kohdennettu ehdotus.
yksityiskohtaiset Liiketoimintavaatimukset
tuotteiden tai palvelujen kuvauksen lisäksi useimmilla alueellisilla Tarjouskilpailuilla on yksityiskohtaisia liiketoimintavaatimuksia, jotka on esitettävä selkeästi asiakirjassa. Näitä voivat olla tukivaatimukset, toimitusohjeet, suunnitteluvaatimukset, laatumittarit jne. Business requirements-osion tarkoituksena on antaa toimittajille yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä yritys tarvitsee tätä hankintaa varten, jotta toimittajat voivat tehdä ehdotuksen, joka täyttää nämä vaatimukset. Usein kertaa, vaatimukset osio vie hyvän osan RFP. Jos vaatimukset eivät vastaa tarkasti yrityksen tarpeita, toimittajat eivät esitä keskeisiä kysymyksiä käsitteleviä ehdotuksia. On aina tärkeää tehdä yhteistyötä niiden ihmisten kanssa, jotka käyttävät tämän hankintaprojektin tuotteita tai palveluita, jotta vaatimukset ovat tarkkoja.
muut ehdotukseen tarvittavat tiedot
joskus on olemassa lisätietoja, joita toimittajat tarvitsevat ehdotuksen laatimiseksi. Nämä tiedot ovat yleensä sitä tietoa organisaation sisäisestä toiminnasta, jota ehdotuksen laatijat tarvitsevat. Nämä tiedot voivat sisältää käyttötietoja, kysyntäennusteita, nykyisiä suorituskykytietoja, sisäisen tutkimuksen tuloksia jne. Olennaista tässä osiossa on, ettei toimittajille anneta liian vähän tai liian paljon tietoa. Kyse on pikemminkin siitä, että he saavat vain tarvitsemansa tiedot.
Lähestymistapaehdotukset
sellaisten alueellisten kalastuksenhoitojärjestöjen osalta, joissa hankintahenkilöstö tietää, mitä he tarvitsevat, voi olla järkevää ehdottaa toimittajille lähestymistapaa. Monilla yrityksillä ei ole tätä osiota, koska he etsivät luovia tapoja lähestyä ongelmaa ja eivät halua pakottaa toimittajia muottiin.
Suoritusmittarit
soveltuvin osin kuvailkaa joitakin suoritusmittareita, joita käytetään mitattaessa tavarantoimittajan suoritusta sopimuksessa tulevaisuudessa. Tämä auttaa toimittajia saamaan kvantifioitavan käsityksen siitä, mikä on erinomainen suorituskyky.
Ehdotusmuoto
kaikkien alueellisten KILPAILUPOLITIIKKOJEN on määriteltävä toimittajaehdotusten muoto ja pituus. Ehdotusten hyvin jäsennelty muoto helpottaa toimittajien vastausten vertailua. Se edistää myös selkeyttä ja tarkentaa toimittajaehdotuksia. Jotkut parhaista RFP asettaa liiketoimintavaatimuksensa kohta kohdalta-muodossa ja kannustaa toimittajia vastaamaan jokaiseen pisteeseen. Alueellisessa kalastuspolitiikassa olisi ilmoitettava ehdotuksen enimmäispituus. Enimmäispituus auttaa lyhentämään ehdotuksen tarkistamiseen tarvittavaa aikaa ja varmistaa myös, että toimittajat pitävät tarpeettomat tiedot mahdollisimman pieninä.
eräpäivä
toimittajia koskevien ehdotusten eräpäivä olisi ilmoitettava selvästi lähellä alueellisen KALASTUKSENHOITOJÄRJESTELYN alkua ja muissa asiaankuuluvissa paikoissa. Tämä varmistaa, että toimittajat tietävät, milloin se on erääntynyt.
valintaperusteet
tämä on tärkeä osa ja sisältää toimittajille olennaisia tietoja. Tässä pitäisi kertoa selkeästi, millä aloilla ja millä mittareilla toimittajaehdotuksia arvioidaan. Jos mahdollista, alueellisessa KALASTUSOHJELMASSA olisi ilmoitettava painotus, jonka mukaan tietty osa tai aihe annetaan osana ehdotusten kokonaispistemäärää. Tämä painotus kuvataan usein prosentteina tai pisteinä mahdollisesta kokonaispistemäärästä. Tämä osio auttaa toimittajia keskittämään vastauksensa kriteereihin, joiden perusteella heidän ehdotuksiaan arvioidaan.
kysymykset
toimittaja voi pyytää selvitystä tai esittää kysymyksen jopa kaikkein parhaiten kirjoitetuista RFP: stä. Kaikissa alueellisissa markkinajärjestelyissä olisi määriteltävä selkeästi mekanismi, jolla toimittajat voivat esittää kysymyksiä. Useimmat hyvät radiotaajuudet asettavat aikajakson, jonka aikana toimittajakysymyksiä voidaan esittää. Tämä määräaika ei saisi olla liian lähellä ehdotusten jättämisen määräaikaa. Tämän jälkeen alueellisen kalastuksenhoitojärjestön yhteyspiste saa vastaukset ja antaa vastaukset kirjallisessa muodossa toimittajille. On yleensä hyödyllistä näyttää kysymykset ja vastaukset, jotta kaikki toimittajat voivat nähdä ne ja tehdä niistä osa RFP tarkistuksena. Tämä voi tuoda lisäselvyyttä vaatimuksiin ja tarjota dokumentaatiota projektia varten.
Aikajana
aikajanan tulisi näyttää RFP: n laatimispäivä, RFP: n Lähettämispäivä, kysymysten esitysaika, ehdotusten eräpäivä, valintajakso ja arvioitu myöntämispäivä. Tästä kaikesta olisi tiedotettava mahdollisimman selkeästi.
asiointipiste
asiointipiste on henkilö, joka hoitaa asioinnin tavarantoimittajien kanssa. Tämä tarkoittaa, että kaikki toimittajan kysymykset ja kommentit RFP ohjataan tälle henkilölle. Joissakin yrityksissä on myös vara-asiointipiste siltä varalta, että ensisijainen asiointipiste on poissa toimistosta tai poissa käytöstä.
kustannuserittely
tämä osio on vapaaehtoinen ja sisältyy vain joihinkin ehdotuksiin. Kustannusvertailujen mahdollistamiseksi jotkin alueelliset kalastuksenhoitojärjestöt edellyttävät, että toimittajat toimittavat kustannuserittelyn vertailun varmistamiseksi. Se on aina hyvä idea määrittää hinnoittelu muodossa tässä osiossa varmistaa hinnoittelu voidaan tarkasti vertailla.
muut asiakirjat
joillakin alueellisilla Kalastuksenhoitojärjestöillä on muita asiakirjoja, jotka on täytettävä osana alueellisen kalastuksenhoitojärjestön prosessia. Nämä voivat olla monimuotoisuussertifiointeja, sopimuksia tiettyihin ehtoihin tai muita yrityskohtaisia muotoja. Nämä olisi myös sisällytettävä alueelliseen viitekehykseen, jos ne kuuluvat yrityksen vakiomenettelyihin.